7 způsobů, jak zvýšit svou produktivitu

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

Všem z nás velmi často chybí motivace dokončit důležitý úkol. Sami často záměrně zdržujeme dokončení toho či onoho úkolu jen proto, že se nám do toho nechce. V důsledku toho se snižuje naše efektivita a produktivita. Jak se s tím vypořádat, vám řekneme v tomto článku.

V roce 1915 Albert Einstein představil svou brilantní a revoluční teorii relativity. Během tří let, které tomu předcházely, se zcela oddal vytvoření této teorie, aniž by byl rozptylován něčím jiným.

Nenabádám vás, abyste strávili tři roky vytvářením jednoho projektu, ale tento způsob zaměření je opravdu účinný.

Byla to malá exkurze do minulosti a nyní se vraťme k moderní realitě: dnes se tendence „dělat méně“stala docela populární. Jak název napovídá, tato oblast zahrnuje techniky, které lze použít k dosažení lepších výsledků s menším úsilím.

Dnes se s vámi chci podělit o některé z těchto technik. Doufáme, že vám pomohou dosáhnout nejlepších výsledků v co nejkratším čase.

1. Paretův zákon neboli princip 20/80

Obecně je tento princip formulován následovně: 20 % úsilí dává 80 % výsledku a zbývajících 80 % úsilí – pouze 20 % výsledku. Zákon 20/80 platí téměř ve všech oblastech života. Například podle tohoto zákona 20 % zločinců páchá 80 % trestných činů.

Vědět, jak správně používat Paretův zákon, vám pomůže nejen v profesním životě, ale i v každodenním životě. Toto je šikovný malý trik, který vám může pomoci předpovědět výsledek. Například, pokud jste odchozí osoba, pak máte s největší pravděpodobností mnoho přátel. Zamyslete se nad tím, kdo z těchto lidí vám v těžké situaci přijde na pomoc. Pravděpodobně jich bude málo, jen něco kolem těch notoricky známých 20 %. Stojí za to vzít to na vědomí a snažit se s těmito 20 % zůstat v kontaktu, místo abyste ztráceli čas s virtuálními přáteli.

Jak to funguje

Podle Paretova zákona byste měli dělat všechny nedůležité úkoly, když je vaše produktivita nízká. Mnoho lidí se například hned, jak ráno přijdou do práce, nemůže hned zapojit do pracovního procesu. Potřebují si popovídat s kolegy, dát si šálek kávy nebo udělat něco jiného, co jim pomůže se naladit do práce.

Jedině tak budou schopni produktivně pracovat. Je důležité upřednostňovat pracovní úkoly. Snažte se dokončit důležité úkoly v denní době, kdy je váš výkon na vysoké úrovni.

2. Tři důležité úkoly

Mnoho lidí si vytváří seznam úkolů, které jim pomohou udržet si pořádek v pracovním postupu. Samozřejmě, že v 21. století jsme se již vzdali psaní nadcházejících záležitostí na papír, k tomu máme chytré telefony a počítače.

Navrhuji, abyste se řídili jedním jednoduchým pravidlem: každé ráno věnujte pět minut psaní svých tří nejdůležitějších úkolů dne. Pak zaměřte veškeré své úsilí na dokončení tohoto krátkého seznamu.

Je to skvělá alternativa k těm nekonečně dlouhým seznamům úkolů, které obvykle rádi píšeme. Koho si děláme srandu, vždyť jim nebude stačit ani týden, natož jeden den. Zaměřte se na tyto tři hlavní úkoly, a pokud je splníte s předstihem, můžete začít dělat něco jiného.

Tento jednoduchý, ale účinný zvyk může skutečně zvýšit vaši produktivitu.

3. Dělejte méně filozofie

Filozofie Do Less je v moderním životě velmi populární. Různí autoři navrhují různé přístupy. Například Mark Lesser napsal Achieve More With Less na základě zenového buddhismu.

Jeho manifest „dělat méně“začíná vyvracením tvrzení, že snižování pracovní zátěže dělá zaměstnance línými a negativně ovlivňuje jejich produktivitu. Když děláme méně úkolů, můžeme si naše úspěchy užívat.

Mark Lesser doporučuje věnovat během pracovního dne několik minut meditaci. Tím se srovná vaše dýchání, přijdete k sobě, zbavíte se stresu a budete se moci lépe soustředit na daný úkol.

Nezapomeňte stanovit priority. Nejprve proveďte důležité úkoly a poté přejděte k těm s nízkou prioritou. Nepřetěžujte se spoustou úkolů: je lepší dělat méně, ale kvalitně a s radostí, než více, ale bez nadšení.

4. Rajčatová technika

Techniku rajčat navrhl Francesco Cirillo. Technika se nazývá rajče, protože její autor původně používal k měření času kuchyňskou minutku ve tvaru rajčat.

Technika je založena na principu práce 25 minut na konkrétním úkolu bez přerušení, ale poté je nutné udělat si přestávku.

Jak to funguje

1. Podívejte se na svůj seznam úkolů a vyberte z něj úkoly s nejvyšší prioritou.
2. Poté nastavte časovač na 25 minut a začněte pracovat bez rozptylování, dokud neuslyšíte pípnutí časovače. Každých 25 minut se nazývá „rajče“.
3. Poté si dejte pětiminutovou přestávku a znovu zapněte časovač.
4. Po čtyřech „rajčatech“(tedy každé dvě hodiny) si udělejte delší pauzu 15–20 minut.
5. Pokud váš úkol zabere více než pět „rajčat“, lze jej rozdělit na více částí.

Tato technika vám pomáhá pracovat na úkolech s vyšší prioritou, zlepšuje soustředění a pomáhá vám lépe se soustředit.

5. Mýtus o multitaskingu

Multitasking nás vůbec nedělá produktivnějšími, je to mýtus. Ve skutečnosti, když se soustředíme na mnoho úkolů současně, má to negativní dopad na naši produktivitu a koncentraci.

Bez ohledu na to, jak dobře si zvyknete na multitasking, vaše produktivita bude mnohem nižší, než kdybyste se rozhodli soustředit se od začátku do konce na jediný úkol.

David Meyer, profesor na University of Michigan

Pouze v některých speciálních případech je možné efektivně provádět více úkolů současně. Řekněme, že když něco děláte automaticky, například chodíte a mluvíte zároveň. Chůze je automatická činnost a nevyžaduje, abyste se na ni soustředili. Dobře to ilustruje známé podobenství:

Jednou potkal mravenec na lesní cestě stonožku, která se k němu vesele a klidně rozběhla. Mravenec se stonožky zeptal: „Jak dokážeš tak obratně hýbat všemi svými 40 nohama? Jak se vám daří pohybovat se tak snadno a rychle? Stonožka se na minutu zamyslela a… už se nemohla pohnout!

Pokud chcete plnit úkoly produktivněji, je lepší soustředit se na jeden úkol, dokončit ho od začátku do konce a teprve potom přejít k dalším.

6. Informační dieta

V dnešní době je přetížení mozku informacemi stejně snadné jako úpal v saharské poušti. A dokonce i příznaky jsou podobné: poruchy spánku, rozptýlená pozornost a opožděná reakce. Náš mozek je přetížen informačním šumem. V moderním světě lidé neustále hledají novinky, ačkoli nás už všude obklopují.

V tomto případě Timothy Ferris, autor knihy Jak pracovat čtyři hodiny týdně a přitom se nepoflakovat v kanceláři „od hovoru do hovoru“, bydlet kdekoli a zbohatnout „radí lidem, informační dieta. Myslíte si, že všechny e-maily, blogy, noviny a časopisy, které čtete, jsou pro vás opravdu důležité? Opravdu potřebujete trávit tolik času na sociálních sítích a televizi?

Pokuste se alespoň na týden získat co nejméně pro vás zcela nepotřebných informací a uvidíte, jak to ovlivní vaši produktivitu.

7. Žijte podle plánu

Zeptejte se kteréhokoli úspěšného člověka, když se probudí, a s největší pravděpodobností uslyšíte, že tento člověk brzy vstává. Je to docela jednoduché: ráno tu není mnoho rozptýlení, takže se můžeme soustředit na naše priority.

Pamatujte, že je čas na odpočinek a čas na práci. Nakreslete jasné hranice mezi jedním a druhým. Začněte tím, že přestanete podnikat, jakmile ucítíte, že si potřebujete odpočinout.

Je lepší žít s plánem než bez něj

Parkinsonův zákon říká, že „práce vyplňuje čas, který je jí vyhrazen“. To znamená, že když se například rozhodnete, že report napíšete za týden, budete ho psát celý týden. Parkinsonův zákon platí zejména pro věci, které se nám nelíbí a nechceme je dělat. Mnoho z nás má tendenci natahovat případy co nejvíce. Pokud ale každý úkol vložíte do pevné krabice, umožní vám to řešit případy mnohem efektivněji. Když máte termíny, snažíte se vše stihnout včas, takže je to skvělá motivace.