Což je pro produktivitu nejlepší: kaizen versus kreativní nepořádek

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

Ať už milujete nepořádek nebo dáváte přednost čistému pracovišti, na tom nezáleží. Každá z těchto metod má svá pro a proti.

Představte si, že jste kreativní člověk, který k pohodlné práci potřebuje svůj vlastní malý, útulný, inspirativní nepořádek. Aby důležité poznámky byly proloženy krásnými pohlednicemi ze zemí, kde jste strávili nezapomenutelnou dovolenou, nebo letáky z nejbližší kavárny a u monitoru vždy stál váš oblíbený špinavý hrnek.

Co můžete dělat, jste takový člověk. Dokonalý pořádek vás nudí a zabíjí veškerou chuť tvořit a na třídění papírů vám prostě nezbývá čas. Nyní si představte, že jste se náhle dostali do přísného rámce exotického japonského systému kaizen.

Co je Kaizen

Kaizen je japonská filozofie zaměřená na neustálé zlepšování a změnu k lepšímu. Kaizen je to, co můžete jednoduše nazvat štíhlou výrobou. Správný předmět na správném místě ve správném množství. Pořádek, třídění, přijaté normy, údržba a čistota.

Dokumenty, materiály, výrobní prostředky - to vše je uloženo, udržováno v pořádku a systematizováno tak, aby každý zaměstnanec rychle našel vše, co potřebuje. Ve velkých firmách je kaizen o výrobních procesech a u kancelářských pracovníků se to odráží v jejich pracovním prostředí.

To platí i pro pracovní prostor na systémových discích (standardní názvy souborů) a kancelářské potřeby (vaše místo pro papír nebo náplně do tiskáren) a úložiště dokumentů (složky podepsané standardním způsobem).

Výhody systému kaizen

Pokud vezmeme v úvahu kaizen na úrovni společnosti, pak se tento systém ukazuje jako užitečný a produktivní. Dovolte mi uvést jednoduchý příklad. Měl jsem to štěstí, že jsem pracoval ve velké továrně, kde se kaizen využíval naplno. Například návrh jednoho ze zaměstnanců naložit další čtyři krabice na palety vedl k tomu, že kompetentní distribuce produktů umožnila ušetřit významnou částku za pronájem skladu.

Nebo příklad použití kaizenu v kanceláři. Úložný prostor pro papír je označen stupnicí. Pokud množství papíru klesne na určitou značku, pak je čas přemýšlet o objednání nové šarže. To pomáhá předem předvídat situaci, kdy bude něco chybět.

Pokud jde o osobní prostor pracovníka v kanceláři, měli byste mít vždy čistý stůl. Všechny složky dokumentů musí být podepsány a uvedeny do souladu.

V tomto případě budete vědět, kde a kolik jsou kancelářské potřeby. Je to velmi pohodlné.

Osobní zkušenost s používáním kaizen

S filozofií kaizen jsem se poprvé setkal, když jsem dostal práci v japonské společnosti. V kanceláři musela každá věc stát na svém místě označeném zelenou nálepkou. Na mém stole byla fotografie monitoru, klávesnice a myši sedících na prázdném stole. A popisek: "Takhle vypadá moje plocha na konci dne."

Všechno by bylo v pořádku, ale v této "sterilitě" jsem se najednou začal postrádat. Jako kreativní člověk jsem se obklopoval věcmi, které mám rád. Potřeboval jsem "pořádek v nepořádku": případ, kdy zvenčí váš stůl vypadá jako přeplněné místo, ale přesně víte, co a kde.

Zdálo se mi, že usazení pracovních doplňků na jejich místa trvalo dlouho. A jednoho dne se v duši deprivovaného umělce probudil protest. A teď je milovaný hrnek, který prostě nemá čas vyprat, schovaný v šuplíku na osobní věci. A moje duše má radost z takové vzpoury.

Předtím jsem pracoval jako designér v malé reklamní agentuře. Na mém stole byly letáky k filmům, nejrůznější vtipné obrázky a miska oříšků a dokonce i antistresový míček, na který jsme každý týden oblékali nový kostým, který jsme si vyrobili z papíru. A to bylo dobře.

Ale je to tak dobré? Najít skutečně důležitý kus papíru trvalo zhruba stejně dlouho jako dát věci do dokonalého pořádku. Nechat se rozptýlit noviny s nečinně ležícím horoskopem byla běžná věc a také to zabralo čas.

Co byste si nakonec měli vybrat?

Moje rozhodnutí bylo jednoduché: vybral jsem si ten nejlepší ze dvou přístupů. Systematizace a řád, který kaizen nabízí, v kombinaci s její vizí a oblíbenými věcmi.

Hlavním pravidlem je nepřehánět to ani s kaizenem, ani s poruchou.

V mých skříních, šuplících a dokumentech je vše poskládáno podle přehledného systému. Ale na mém stole je vždy koutek vyhrazený pro inspirativní věci: kresby, květina v květináči a slon z Thajska.

Nebojte se dát na sebe námahu a utřídit si důležité věci v regálech. Jakmile si na to trochu zvyknete, pochopíte, že je to velmi pohodlné. A vyhraďte si samostatný koutek pro svůj nepořádek.

Kaizen je dobrý, pokud netrávíte více času formou než obsahem. Kreativní nepořádek je dobrý, pokud se nepřemění jen v nepořádek.

Do nového působiště jsem si přinesl tři věci. Nejprve hrnek. Za druhé blok s vyjímatelnými kostkovanými listy místo deníku. Do třetice květina v květináči, které já sám s láskou říkám Jiří. Na počest George Harrisona. Ve všech ostatních ohledech - úplný kaizen.