O osobní efektivitě

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

Redaktorka a producentka Marina Safonova ve svém velmi cool článku napsala o tom, jak plánuje čas a peníze, bojuje s entropií domácnosti a nachází příležitosti k seberozvoji. Prostě jsme se s vámi nemohli nepodělit. Text zveřejňujeme beze změn se svolením autora.

Rád čtu příspěvky o osobní efektivitě. Rozhodl jsem se také napsat o svých zásadách.

Plánování

Všechny úkoly rozděluji na dva typy: osobní a pracovní.

Osobní může mít tři úrovně naléhavosti:

• Dnes nebo naléhavě. Takové úkoly zadávám v aplikaci Clear v telefonu. Je vždy po ruce. Kontroluji ráno a večer.
• V týdnu. Zapisuji si je v Moleskine. Kontroluji to několikrát týdně. Všiml jsem si, že ho poslední dobou používám nejméně, zbývá málo využití, jen rituál.
• Vzdálený v čase. Obvykle to nejsou úkoly, ale cíle. Vkládám je do Evernote ve formě seznamů.

Pracovníci mají dvě úrovně naléhavosti:

• Dnes. Tyto úkoly se zapisují na papír a máte je neustále na očích. Přeškrtávám, co se udělalo.
• Dnes ne. Dal jsem to do kalendáře Google.

Snažím se dodržovat zásadu „udělej zítra“a poté, co si ráno udělám seznam, přeplánuji všechny příchozí úkoly na další pracovní den.

Když jsem pracoval v televizním kanálu Dozhd, moje pozice se jmenovala „Planning Producer“. Opravdu miluji plánování všeho: víkendy, dovolené, týdenní menu, rozpočet, nákupy a tak dále. To je hlavní věc, která se vyhýbá šukání. Nic lepšího nevymysleli.

Seznamy

Jak si dokážete představit, rád si všechno zapisuji. Mám seznam plánů na rok, na měsíc, na život, na den; seznam toho, co chci číst, co už mám přečteno, co chci dělat na Bali, co chci vařit a tak dále.

Častěji se dívám na svůj seznam úkolů za měsíc. Žije v Evernote. Tento seznam je vhodný pro sledování toho, co jste dělali. Není tu žádný pocit, že by to léto zase posralo. Je vhodné plánovat další měsíce. Podíváte se na seznam a hned pochopíte, zda je možné naplánovat kurzy první pomoci ministerstva pro mimořádné situace na září, nebo to rozhodně nestihnete spojit se zbytkem plánů.

Seznamy vám pomohou zapamatovat si vše, udržet rovnováhu mezi osobním a pracovním, vyhnout se spěchu a udělat věci včas.

Výsledky roku

Každý měsíc shrnuji výsledky: co jsem dělal, co jsem dělal, co jsem cítil, z čeho jsem měl obavy. Z těchto výsledků později rostou výsledky roku. V Google Docs mám běžný dokument, píšu do něj vždy 1. dne v měsíci. Takové výsledky mám od roku 2011. Jsou velmi pohodlné pro sledování vašeho vlastního pokroku. Znovu jsem si přečetl výsledky například za rok 2013 a chápu, jaké odpadky mě tehdy znepokojovaly.

Takové výsledky jsou hotovou autobiografií.

Kontrolní seznamy návyků

Existuje taková věc, kontrolní seznamy zvyků. Jsou užitečné, když máte pocit, že nic neděláte. Jde o to, abyste si udělali kontrolní seznam všeho, co musíte za den udělat, a každý den si poznamenejte, co jste udělali a co ne. Na jedné straně je takový kontrolní seznam dokonalým dnem, který chcete prožít. Na druhou stranu dva týdny vyplněného kontrolního seznamu jasně ukážou, které koule ochabují a které jsou v pořádku. Kontrolní seznam také pomáhá dát rutinu do pořádku, když máte pocit, že jste úplně líní.

To nejlepší jsem napsal o kontrolních seznamech. Používám to v Tabulkách Google.

Kontrolní seznamy si nevedu pořád. Ale to je velmi užitečná praxe na krátkou dobu, například měsíc. Snažím se to dělat jednou za sezónu. Obvykle tam mám položky jako „Poslechněte si 20minutovou přednášku“, „Přečtěte si knihu“, „Strávte čas s Igorem“. Letos v srpnu jsem ale značně rozšířila seznam zvyků, dokonce vyzdvihla témata: jídlo, krása, sport, vzdělání, domov. Objevilo se tolik každodenních věcí, protože jsem změnil zaměstnání, začal tomu trávit mnohem více času a měl jsem pocit, že nemám čas nic dělat. S kontrolním seznamem tento pocit „všechno hoří“zmizí.

Princip 2 minuty

Z celého systému GTD (Getting Things Done) fungují nejlépe dvě věci: list se seznamem úkolů (psal jsem o tom výše) a princip dvou minut. Pokud úkol trvá dvě minuty, neodkládejte ho a nezařazujte jej na seznam, ale udělejte to hned.

Všiml jsem si, že velké množství procesů je zastaveno, protože lidé odkládají dvouminutové úkoly na později. Podání žádosti, odpověď na dopis, zadání úkolu – hromada maličkostí, které mi velmi rychle vyletí z hlavy. Ve své předchozí práci jsem při hrabání desek trallo, které zbyly od předchozího výrobce, našel kartu s úkolem „Vyrobte kartu s úkoly pro X“.

Princip 20 minut

Tento princip mi obrátil život vzhůru nohama, vážně. Předtím jsem si neustále nemohl najít čas podívat se na kurz přednášek, absolvovat kurz Codecademi nebo napsat kaligrafii. Všechny tyto věci visely na seznamu cílů pro tento rok. Dokud jsem tohle všechno nezačal dělat 20 minut denně.

To je stejné jako princip „jíst slona na kusy“. Je to tak, že každý den musíte sledovat přednášku po dobu 20 minut. Nebo kódujete. Nebo čtete Nabokova. Takto jsem shlédl všech 25 přednášek Stanfordského kurzu profesora Roberta Sapolského a prošel JavaScript na Codecademi.

Teď budu sledovat Tal Ben Shahar.

Princip 20 minut platí pro všechno. Nemůžete se soustředit na svou práci? Pracujte 20 minut, odpočívejte, opakujte. Přečtěte si 20 minut, vypadněte, běžte - cokoliv.

Nemohu se například dívat na dlouhá videa bez přerušení a začnu mě nudit z jakékoli monotónní práce. Pomohl mi princip 20 minut - změníš povolání, nenudíš se, věci jdou dopředu. To se samozřejmě netýká urgentních úkolů.

Pro pracovní úkoly je vhodné dát do prohlížeče aplikaci Pomodoro (mám Simple Pomodoro pro Chrome) a detekovat 20 nebo 25 minut (implicitně je tam 25).

7:30 v klubu

Jednou jsem tři měsíce nepracoval. Pak jsem se probudil ve 12, neměl jsem čas jít do posilovny, nemohl jsem si najít čas na přednášku, ale každý večer jsem hrál Sims - a cítil jsem se jako selhání. Teď vstávám v 7:30 ráno, přijdu až ve 21:00, cítím se skvěle a mám na všechno čas.

Disciplína zušlechťuje.

Rozpočet

Vždy, VŽDY šetřete peníze. Z jakékoli částky, která vám přišla, minimálně 10 % → na samostatný účet. Tady je jeden, který mě motivoval dělat to pravidelně.

Naplánujte si zbytek rozpočtu. Pomohla mi zásada, že se nemá počítat minulé výdaje, ale plánovat budoucí. Na tom je postaven program You Need A Budget (YNAB), na kterém je nejlepší. Také to funguje zhruba stejně, je to stejné.

Používám. V den výplaty část převedu na spořicí účet, na který mi mimochodem procenta odkapávají, zbytek rozděluji do sloupců tabulky. Jsou to opakující se a stejné výdaje: telefon, pedikúra, cestovní karta, oběd v práci. Jsou povinné měsíční výdaje, například v srpnu absolvuji další lekce s instruktorem autoškoly, na to je vyčleněna samostatná částka. Jsou touhy, na které přiděluji určitou částku. A jsou tu „provozní výdaje“– to je rozpočet na denní drobné výdaje, které nemůžete plánovat dopředu.

Dalším jednoduchým life hackem, který nepoužívá každý, je karta s cashbackem. Pořiďte si jeden, jsou nyní ve všech normálních bankách. Každých pár měsíců nashromáždím 3 000 virtuálních rublů, které lze proměnit ve skutečné rubly. Málo peněz, ale ne peníze navíc.

Domácnost

Nesnáším, když je dům špinavý. Zabíjím pro neustlanou postel, nemůžu jít spát, když je ve dřezu hromada nádobí. Každodenní život zabere spoustu času. Qlean si objednávám asi jednou za sezónu, ale srst dvou koček v bytě se dvakrát týdně zvýší na kritickou úroveň.

Smířil jsem se s tím, že entropie v bytě se bude vždy zvyšovat a jediný způsob, jak se nezbláznit, je každý den trochu hrábnout. Tomu se také říká „systém fly lady“, ale podle mě je to jen systém „selského rozumu“.

Život nelze plně automatizovat. Myčka se musí vložit a vyjmout. Pračka taky. Robotický vysavač je naprostý nepořádek. Obecně se prostě každý den věnuji 15 minut nějaké oblasti v bytě a ve výsledku mám celý týden víceméně rovnoměrně znečištěný dům.

Ale na čištění podlah a oken - jedině Qlean, jinak pohltí příliš mnoho času.

Jeden řádek

• Víkendy nejsou na práci, ale na rodinu a osobní záležitosti.
• Hlavním pravidlem komunikace je: "Když nevíš, zeptej se."
• Dobře se vyspi.
• Žádné emoce v práci. To je jen další pracovní situace, kterou je třeba řešit.
• Naštvaní tihle buzeranti? Ty taky.
• Naučte se "hasit" sami, když jste nervózní, větráte se, myslete na ostatní. To platí pro všechny emocionální introverty, kteří v sobě vaří a snadno vymýšlejí nejrůznější svinstva, které vlastně existují jen v jejich hlavě.
• Všechny emoce jsou pouze ve vaší hlavě.
• Optimalizovat. Jet hodinu a půl do práce? Přečtěte si to. Tak jsem si přečetl "Quiet Don". Dvakrát.
• Pokud úkol zabere 2 minuty, prostě ho udělejte (nebudu se unavovat opakováním).
• Abyste zabránili hromadění nečistot v Pocket, čtěte každý den trochu.
• Uložte si důležité texty, o které nechcete přijít. Používám.
• Učit se novým věcem. Napište si seznam všeho, co chcete vidět, číst, učit se. Začněte s 20 minutami denně. Nemáš moc času.
• Identifikujte, co je ve vašem každodenním životě nepříjemné, a zbavte se dráždivých látek.
• Pokud vás něco vznáší, důvod může být jinde.
• Pokud vás přepadne záchvat melancholie a lenosti, dovolte si projít celým dnem. Obvykle druhý den vstanete s přívalem energie a ve vašich rukou se vše leskne.
• Pokud jste introvert, může váš nedostatek komunikace způsobit vaši depresi. Někdy to není snadné pochopit. Setkání s přítelem a večerní socializace je skvělý restart.
• Srovnávejte se pouze sami se sebou.