Jak zabránit tomu, aby vás dopisy zahltily

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

Existují dvě kategorie lidí. Některé mají ve všem úplný pořádek: písmena jsou řazena, ikony na ploše jsou uspořádány. Jiní nemohou bez obav otevřít schránku, protože je tam celá vlna nepřečtených dopisů, kterých je každým dnem víc a víc. Je však snadné se s nimi vypořádat.

Pouhé rozebrání dopisů situaci nenapraví, pokud schránka vypadá jako přeplněná skříň, jejíž dveře otevřete se zavřenýma očima, aby nic nevypadlo. Musíte změnit svůj přístup k práci s poštou. Pak můžete efektivněji trávit čas, který obvykle trávíte nekonečným proudem nových zpráv – důležitějšími úkoly.

Abyste se dostali ze země, nejprve si položte dvě otázky:

1. Proč dostáváte mnoho e-mailů?
2. Co vám brání v jejich rychlé demontáži?

Na základě vašich odpovědí se pusťte do řešení problému a použijte několik užitečných tipů.

Dělat rozhodnutí

Zablokování vaší poštovní schránky může znamenat problém s rozhodováním. Mnoho lidí prostě není ochotno převzít odpovědnost. Otázky, na které je potřeba odpovědět, odkládají na později, aby se vše vyřešilo v uvolněnější atmosféře. Nebo si pro sebe najdou jiné výmluvy, jen aby teď neposlali odpověď.

Aby každý e-mail nezačínal omluvou za zpoždění s odpovědí, že se dopis ztratil mezi ostatními nebo se dostal do spamu (a vlastně zůstal tichou výčitkou v doručené poště a trpělivě čekal na okamžik, kdy otevřete to znovu), pracujte na sobě: dělejte rozhodnutí.

Udělejte si pravidlo otevřít dopis, okamžitě udělat, co od vás vyžaduje, a okamžitě napsat odpověď. A neklikejte na křížek, dokud není pošta odeslána.

Zbavte se přebytku

Můžete se snadno zachránit před přijímáním některých dopisů:

1. Odhlaste se z odběru zbytečných zpráv, kterým jste již dlouho nevěnovali pozornost. To je otázka pár sekund a pár kliknutí: nepřečtené dopisy s reklamními materiály se již nebudou hromadit ve schránce.
2. Vypněte upozornění ze sociálních sítí a různých webových služeb.
3. Přesměrujte dopisy, které obdržíte na osobní poštu od klientů, do jiné poštovní schránky s uvedením adresy na webových stránkách vaší společnosti. Dalším východiskem je vytvoření samostatného formuláře zpětné vazby.

Jedním slovem, udělejte vše pro to, aby se z pošty nestala černá díra, která bez rozdílu vysává všechno: potřebné i zbytečné.

Přizpůsobte filtry

Pokud potřebujete newslettery, abyste se dozvěděli o nejlepších materiálech z vašich oblíbených médií nebo slevách v internetových obchodech, můžete je nechat. Odstraňte ale ze složky s doručenou poštou pomocí filtrů. Poštovní služba pomocí nich sama odešle dopisy do potřebných složek.

Základem pro filtrování může být adresa odesílatele nebo například klíčová slova obsažená v těle zprávy. Vše závisí na tom, jaký druh dopisů chcete odstranit z hlavní poštovní složky.

Najděte jiného správce úloh

Poštovní schránka by neměla nahradit váš klasický seznam úkolů v notebooku nebo vaši plánovací aplikaci. Jakmile obdržíte dopis a spolu s ním nový případ, převeďte jej z pošty do svého seznamu úkolů.

Diktujte odpovědi

Pokud jsou pro vás odpovědi obtížné kvůli tomu, že se vám nelíbí proces psaní dopisů, jděte jinou cestou. Zkuste použít funkci diktování: technika sama zaznamená, co chcete říct. A pro nejméně konzervativní lidi ve vašem seznamu kontaktů můžete dokonce odpovědět pomocí videí připojených k dopisu.

Otevřete poštu podle plánu

Rady nejsou relevantní pro každého, protože často musíte být v kontaktu 24/7. Někomu se však může hodit.

Vyhraďte si časové rámce pro rozesílání pošty během dne. Pak odpovězte najednou na všechny dopisy, které přišly během vaší nepřítomnosti.

Nedělejte z pošty sešit

Telefonní čísla, hesla, adresy – to vše by nemělo být uloženo v útrobách poštovní schránky, ale být po ruce: v sešitu, v seznamu kontaktů na chytrém telefonu, na nálepkách nalepených na pracovišti. Přeneste potřebné informace z pošty tam, kde je snáze najdete: stále není příliš pohodlné používat vyhledávání podle písmen.

Také si neposílejte dopisy s poznámkami. Mnoho lidí to dělá tak, že si do pošty zapisují informace, které je třeba si zapamatovat. Přidejte obrázky k přílohám, které chcete uložit. Hromadí dopisy v poště s odkazy na články, které si chcete přečíst později, až přijde čas.

V důsledku toho je takových písmen tolik, že ztrácejí smysl. Nikdy se k nim nevrátí, protože se posunou v seznamu dolů – a brzy se na ně zapomene.

Použijte Tumblr nebo Pinterest k ukládání krásných fotografií a psaní poznámek do speciálních aplikací.

Dodržováním těchto pravidel budete moci udržovat pořádek ve své schránce a optimalizovat čas strávený prací s poštou.