7 účinných metod plánování, které vám pomohou zůstat na správné cestě

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

Energy List, GTD, Bullet Journal a další možnosti, mezi kterými se jistě najde ta pravá pro vás.

1. Metoda karet

Tuto metodu plánování navrhl slavný ruský specialista na time management Gleb Arkhangelsky. Poskytuje obchodní koučování, píše knihy a dokonce provozuje vlastní poradenskou společnost pro řízení času. Spolu s některými principy Gleb také vyvinul metodu pro rychlé plánování pomocí karet.

Jak to funguje

V tomto případě nebudete potřebovat tlustý diář: stačí jen pár listů papíru. Získejte tři karty pro různé účely. Mohou být vícebarevné, s poznámkami nebo s nálepkami. Hlavní je, že se od sebe liší a samozřejmě se vám líbí.

První karta je strategická. Bude obsahovat vaše klíčové cíle, k jejichž dosažení musíte vynaložit veškeré možné úsilí. Ve druhé, věnované dlouhodobým cílům, si sepíšete všechny aktivity a plány na rok nebo více let dopředu. Třetí karta bude obsahovat nejdůležitější událost nadcházejícího dne. A bude se to samozřejmě měnit nejčastěji.

• Úroveň: nováček.
• A plus: není třeba rozumět umění plánovat. Vše je co nejrychlejší a nejjednodušší.
• Mínus: méně důležité věci stále zůstávají neplánované. Takže na ně můžete úplně zapomenout.

2. Metoda Ivy Lee

Krása metodologie americké novinářky Ivy Lee spočívá v její jednoduchosti a důslednosti. Většina pokusů začít selhává kvůli chybějícímu plánu, nedostatku zaměření a nesprávným prioritám. K vyřešení těchto problémů Lee navrhuje omezit se na šest úkolů denně a dělat je jeden po druhém.

Jak to funguje

Na konci dne identifikujte šest hlavních věcí, které je třeba udělat, a upřednostněte je, začněte tím nejdůležitějším. Druhý den ráno se hned pusťte do prvního úkolu na seznamu a až ho splníte, pusťte se do dalšího. A tak dále až do vítězství.

• Úroveň: nováček.
• A plus: Díky tomu je plánování mnohem snazší, snazší začít a zůstat konzistentní a přitom se držet svých cílů.
• Mínus: metoda nefunguje dobře, pokud máte během dne často neplánované aktivity.

3. Metoda odhadu

V procesu plánování se důležité úkoly často ztrácejí mezi menšími úkoly. Je to proto, že neoznačujeme jejich prioritu. I když chápete nutnost dokončit úkol, je důležité to uvést písemně. Během pracovního dne totiž není vždy čas adekvátně posoudit důležitost každého případu.

Jak to funguje

Udělejte plánovaným úkolům body od nuly do dvou, podle stupně důležitosti. Hlavní prioritou jsou dva body. Jednobodový úkol lze splnit později. A malé povinnosti a každodenní úkoly dostávají nula bodů.

Nezapomeňte práci ohodnotit na konci dne, například na pětibodové škále. Nesplněný případ, který obdržel 1 nebo 2, ovlivní nadcházející práci a způsobí nepříjemnosti. Jako špatné známky ve škole. To je důležité pro pochopení vašeho vlastního výkonu a řízení vašeho rozvrhu.

• Úroveň: nováček.
• A plus: metoda vás naučí hodnotit důležitost úkolů a řídit svou efektivitu.
• Mínus: není vhodný pro každého. Úkoly mohou mít prioritu a čísla mohou být matoucí, když se dostanete do práce.

4. Energetický seznam

Každý úkol vyžaduje jiné množství duševního nebo fyzického úsilí. Krátkodobé aktivity přitom mohou spotřebovat více energie než ty delší. Podstatou této metody je rozdělit všechny úkoly podle požadovaného úsilí a převzít je podle toho, jak se cítíte.

Jak to funguje

Při vytváření seznamu úkolů rozdělte všechny úkoly do tří kategorií: těžké, střední a lehké. Prvním je vše, co vyžaduje maximální soustředění a stres, druhým je běžné podnikání, posledním je jednoduchá rutina vykonávaná téměř automaticky. Před zahájením práce zhodnoťte úroveň síly a vyberte vhodný úkol.

• Úroveň: amatér.
• A plus: výmluvy nefungují, protože bez ohledu na množství času a energie je vždy co dělat.
• Mínus: je nutná sebekázeň. Když jste plní energie, musíte si vzít těžké věci a neopouštět je ve prospěch snadné rutiny.

5. Metoda 1-3-5

Velké množství případů odrazuje od touhy se jich ujmout. Mnoho odborníků na time management proto radí vyčlenit až devět úkolů a provést je v závislosti na stupni důležitosti.

Drobné cíle se tedy dají přenést na jiný den a přitom splnit nejdůležitější z plánovaných úkolů. Metoda 1–3–5 se poměrně snadno používá, i když izolování úkolů vyžaduje určitý čas a úsilí.

Jak to funguje

Naplánujte si každý den devět věcí pro sebe: 1 – nejdůležitější úkol bude vždy prioritou; 3 - případy, které vyžadují řešení během pracovního dne; 5 - malé úkoly, které se provádějí, kdykoli je to možné.

Nezapomeňte, že je potřeba dodržet počet případů a nepřekračovat ho. V opačném případě bude metoda neúčinná.

• Úroveň: amatér.
• A plus: již v procesu plánování jsou zbytečné úkoly vyřazeny a na seznamu zůstávají jen ty skutečně nutné.
• Mínus: technika nefunguje ve dnech, kdy počet důležitých úkolů překračuje doporučený počet.

6. GTD – Getting Things Done

V ruštině zní název techniky jako „Dovádění věcí k dokončení“nebo „Jak dát věci do pořádku“. Vyvinul jej americký expert na time management David Allen.

Ve stejnojmenné knize naznačil, že pro zaneprázdněného člověka je důležité osvobodit mozek od aktuálních úkolů. Jedině tak se lze soustředit na jejich kvalitní provedení. Tato metoda je skvělá pro vedení stolního plánovače.

Jak to funguje

Abyste mohli metodu GTD používat s jistotou, musíte si na ni zvyknout. Existuje celý systém hodnocení úkolů a není snadné se s ním hned vyrovnat. Zapište si věci a označte je speciálními symboly:

1. Prázdný kruh je úkol, který je třeba splnit.
2. Kruh s přeškrtnutým pruhem je úkol, který se nyní provádí.
3. Zpola vyplněný kruh – úkol není zcela dokončen.
4. Vyplněný kruh – úkol je splněn.
5. Kruh s křížkem – úkol zrušen.
6. Vyplněný kruh se šipkou – Úkol dělá někdo jiný.
7. Úkolem s nejvyšší prioritou je vykřičník.
8. Kruh s tečkou - tento úkol musíte mít neustále na paměti.

• Úroveň: amatér.
• A plus: pokročilá možnost okamžitého plánování. Nemusíte sledovat prioritu úkolů. Pokud máte práci - udělejte ji.
• Mínus: metoda je špatně přizpůsobena pro dlouhodobé plánování. Vhodné spíše jako doplněk k hlavnímu.

7. Bullet Jornaling

Nejflexibilnější možností plánovače je plánovač a osobní diář zároveň. Vynalezl jej americký designér Ryder Carroll a vysvětlil to ve video tutoriálu výše.

Tato metoda vám umožňuje zapisovat si do deníku jakékoli náhodné myšlenky a také důležité obchodní úkoly nebo plány na dlouhou dobu. Není snadné se s tím vyrovnat, ale jakmile si na to zvyknete, nikdy nepřestávejte s plánováním.

Jak to funguje

Na první stránce vytvořte obsah s názvy oddílů a průběžně jej vyplňte. Další je každoroční zvrat s velkými cíli a důležitými daty. Pomáhá vám zhodnotit vaše plány jako celek. Měsíční obraty jsou na následujících stránkách. Vlevo napište dny v měsíci a dny v týdnu. Naproti nim si označte akce, jejichž termíny se rozhodně měnit nebudou. Vpravo jsou běžné úkoly pro daný měsíc.

Volitelně můžete přidávat úkoly na každý týden nebo dokonce plánovat den po hodině. Ke zvýraznění různých úkolů použijte speciální znaky. Zpočátku je lepší psát takové poznámky na samostatný list papíru, dokud si nezvyknete používat. Hlavně nezapomeňte do obsahu zařadit stránky měsíců nebo třeba seznamy.

• Úroveň: profesionální.
• Profesionálové: na rozdíl od obvyklých možností lze tento deník začít od jakéhokoli data a dokonce i v běžném poznámkovém bloku. Zde je také vhodné vytvářet kontrolní seznamy a seznamy.
• mínusy: utřídění všech detailů a zvyknutí si na tuto metodu zabere čas.