12 odborných tipů, které vám pomohou zůstat na správné cestě

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

Přepracovanost je příznakem špatného plánování.

Pověst někoho, kdo vždy odvede práci včas, má velkou cenu. Ale nevzniká to samo od sebe, jen proto, že se hodně snažíte, málo spíte a celkově pracujete jako kůň. Vše výše uvedené jsou extrémní opatření pro někoho, kdo neví, jak plánovat.

Zde je několik klíčových zásad, které vám pomohou zvládnout pracovní zátěž a dokončit projekt včas.

1. Uvědomte si, že nedodržení termínů je vždy osobní volbou

Jsou oblasti, kde téměř jediným způsobem, jak získat dobrý projekt, je lhát zákazníkovi, že se s úkolem vypořádáte rychleji než vaši konkurenti. Pamatujte však, že práce v takovém odvětví je pouze vaší volbou. A pokud se to stane, pak stojí za to přijmout, že termíny budou nevyhnutelně zmeškány a budete se muset vyrovnat s úzkostí a dalšími nepříjemnými emocemi.

2. Zvažte možnost změny

Protože vše závisí na osobní volbě, zvažte jiné odvětví – takové, kde se očekávají a oceňují termíny. V něm můžete získat uspokojení, že dodržíte sliby a prospějete lidem.

3. Nedělejte falešné termíny

Pokušení je velké, protože brzký termín vypadá jako dobrá pobídka: všichni členové týmu přesně dokončí své úkoly dříve, než přijde skutečný termín. Ale lidé jsou různí. Člověk bude poslouchat vaše slova a opravdu vše udělá včas. A druhý bude považovat vámi zadané datum jen za doporučení.

Efektivnějším krokem je vysvětlit zaměstnancům od samého začátku, co přesně termín znamená a jaké budou důsledky, pokud jej všichni společně porušíte. A falešný termín je něco jako slavný příběh o chlapci, který marně křičel: "Vlci!" Když byl skutečně napaden, nikdo nepřišel na pomoc.

4. Nechte nějaký čas

Nedávejte sliby partnerům a zákazníkům na základě interních termínů. Projekt, který nemá času nazbyt, se pravděpodobně zdrží. Není to možné, ale určitě. Čím delší je doba mezi dokončením projektu a dodáním zákazníkovi, tím vyšší je pravděpodobnost, že se do termínu vejdete.

5. Oceňte vynaložené úsilí

Dělat něco správně včas je dražší než dělat to samé ve formátu „až to vyjde“. A pokud neporušujete termíny, zacházejte s tím jako s hodnotou, která by měla být zahrnuta ve vaší výplatě. Vydělané peníze pak použijte k tomu, abyste nepromeškali další termín.

6. Řekněte si hlavní problém

Abyste dodrželi termíny, potřebujete systematický přístup k plánování a posunu vpřed krok za krokem. Pokud neustále škrtáte nebo vyhoříte v termínu dokončení projektu, máte s největší pravděpodobností problém se systémovým plánováním. A je potřeba to řešit.

7. V případě potřeby upravte zadání

Provést dohodnutou práci jen částečně, jen dodržet termín, je evidentně ztrátový tah. Mnohem kompetentnější je být neustále v kontaktu se zákazníkem a v případě potřeby společně revidovat zadání mazáním nebo přidáváním samostatných bloků. "Teď uděláme tohle, ale tohle bude v další verzi" je naprosto přijatelná zpráva. Zvláště když lidé očekávají, že dostanou produkt včas.

8. Rozdělte globální termín na několik místních

Pokud máte velký, rozvětvený projekt, pak je nerozumné stanovit si jediný termín: určitě to nestihnete. Je lepší rozdělit celkový termín na 10-15 průběžných. To vám umožní porozumět tomu, jak podnikání postupuje, a reagovat na místní zpoždění dříve, než bude příliš pozdě.

9. Nečekejte, že budete brát množství

Mýtický koncept "člověk-měsíc" je vážná past. Devět lidí ani s velmi velkým úsilím nesnese a porodí dítě během jednoho měsíce. Ne vždy bude možné projekt urychlit najmutím více zaměstnanců.

Pokud takto řešíte termíny, tak s největší pravděpodobností nestihnete. Zvažte alternativu: mít dostatečný počet lidí v jakékoli fázi projektu a tyto fáze postupovat pokud možno paralelně.

10. Pokud se dá něco rozhodnout předem, udělejte to

Když ke schválení každé fáze projektu potřebujete pouze jednu osobu, je nepravděpodobné, že budete moci spouštět více procesů paralelně. Pokud se ale dopředu vypracuje přísná specifikace, řada věcí se schválí ještě před zahájením projektu.

11. Oddělte podnikání od emocí

Když diskutujete o blížícím se termínu, diskuse se často scvrkává na otázky důvěry, studu a uznání za úsilí každého člověka. Aby byly takové diskuse efektivní, je lepší porozumět systémové složitosti a spoléhat se na reálná data, spíše než na emoce.

12. Nemlčte o problémech

Takové potíže se nevyřeší samy o sobě. V dnešním světě plném instant messengerů a dalších možností konektivity neexistuje jediný technický důvod, proč by manažer nemohl vědět o postupu projektu a vzniklých problémech stejně jako tým.