Jak si zorganizovat den: techniky géniů produktivity

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

Čas je vzácný a nenahraditelný zdroj. Naučte se jej používat moudře.

Metoda Benjamina Franklina

Benjamin Franklin byl synem výrobce mýdla, ale díky sebeorganizaci a disciplíně uspěl v mnoha oblastech: v politice, diplomacii, vědě, žurnalistice. Je jedním z otců zakladatelů Spojených států amerických – podílel se na vzniku Deklarace nezávislosti a ústavy země.

Franklinův portrét je uveden na 100 dolarové bankovke, ačkoli nikdy nebyl prezidentem Spojených států. Je mu připisováno autorství takových frází jako „Čas jsou peníze“a „Co můžeš udělat dnes, neodkládej na zítřek“.

Pro Franklina opravdu záleželo na čase.

miluješ život? Pak neztrácejte čas, protože čas je látkou, která tvoří život. Benjamin Franklin

Ve věku 20 let pro sebe Franklin vyvinul systém řízení času, který používal po celý život. Současníci ji nazývali „Franklinova pyramida“(někdy také nazývaná „pyramida produktivity“– pyramida produktivity).

Pyramida je založena na životních hodnotách. Toto jsou morální pokyny při řešení jakýchkoli problémů. Franklin je nazval ctnostmi.

Pro sebe identifikoval 13 ctností: abstinenci, tichost, lásku k pořádku, rozhodnost, šetrnost, pracovitost, upřímnost, spravedlnost, umírněnost, čistotu, klid, cudnost a mírnost.

Aby na sobě Franklin každý den pracoval, založil si speciální zápisník, do kterého si vzal stránku pro každý životní princip. Každou stránku seřadil do sedmi sloupců (dnů v týdnu). Potom nakreslil 13 vodorovných čar podle počtu ctností.

Každý den se tedy soustředil na jednu z ctností a po večerech na náměstích si všímal chyb na cestě k „mravní dokonalosti“.

Další příčka Franklinovy pyramidy je globálním cílem. Vychází z životních principů a odpovídá na otázku: "Co chci stihnout do věku N?" Globálním cílem pro lékaře může být například touha stát se vedoucím oddělení do 35 let a pro manažera - rozjet vlastní startup.

Benjamin Franklin je skutečným praotcem plánování úkolů. Vždy dodržoval rutinu a psal doslova každý krok, který udělal. Proto jsou dále v jeho pyramidě:

• hlavní plán - pokyny krok za krokem k dosažení globálního cíle;
• dlouhodobý plán - cíle na příštích 3-5 let;
• krátkodobý plán - úkoly na další rok a měsíc;
• plánování na týden a den.

Všechny kroky pyramidy jsou umístěny postupně - každý další vychází z předchozího.

Výstup

Abyste si mohli zorganizovat den podle Franklinovy metody, musíte si určit základní životní principy, stanovit si globální cíl a vytvořit plán, jak toho dosáhnout.

Pro dlouhodobé i krátkodobé plánování můžete využít některý z elektronických nástrojů nebo si vytvořit papírový sešit a implementovat systém „Quick Notes“.

Metoda Stephena Coveyho

Stephen Covey je považován za jednoho z následovníků Franklinova systému. Je mezinárodně uznávaným odborníkem a koučem v oblasti managementu. Covey je profesionální řečník a autor mnoha knih. Jeden z nich byl zařazen do seznamu nejvlivnější obchodní literatury časopisu Time.

Toto je kniha Sedm návyků vysoce efektivních lidí, která předběhla svou dobu. Covey ji napsal v roce 1989, ale bestsellerem se stala až poté, co byla v roce 2004 znovu vydána.

Coveyho koncept je založen na sekvenci sedmi dovedností.

1. Naostřete pilu, tedy neustále se zdokonalujte.
2. Dosáhnout synergie, to znamená usilovat o vzájemně prospěšnou interakci.
3. Buď proaktivní.
4. Snažte se nejprve slyšet a teprve potom - být slyšen.
5. Začněte tím, že si představíte konečný cíl.
6. Myslete na win-win.
7. Nejprve udělejte to, co je třeba udělat jako první.

Matice přidělení úkolů a prioritizace pomůže implementovat posledně jmenovanou dovednost. Covey si jej vypůjčil od 34. prezidenta Spojených států Dwighta Davida Eisenhowera.

Všechny úkoly jsou rozděleny do čtyř skupin:

1. Naléhavé a důležité (je třeba provést co nejdříve);
2. Nenaléhavé důležité (strategické úkoly se vzdáleným termínem);
3. Naléhavé nedůležité (musíte to udělat rychle, ale můžete to odložit nebo neudělat sami);
4. Ne naléhavé a nedůležité (takové případy lze zpravidla smazat nebo svěřit třetím osobám).

Podle Coveyho se úspěšní lidé málokdy ocitnou v problémech s časem, protože se rychle vypořádají s úkoly z kategorie 1 a 3 a bez slitování obětují věci ze čtverce 4. Přitom 60–80 % svého času a energie věnují řešení problémů ze čtverce 2, protože jsou lokomotivou pokroku.

Výstup

Chcete-li být efektivnější, na konci nebo na začátku dne si zapište a upřednostněte své úkoly pomocí Eisenhowerovy matice (nebo Coveyho matice, podle toho, čemu dáváte přednost). K tomu můžete použít aplikaci Eisenhower (iOS) nebo MyEffectivenessHabits (Android). Snažte se dodržet poměr: 40 % – důležité urgentní záležitosti, 60 % – důležité neurgentní.

Metoda Tima Ferrisse

Timothy Ferriss je oblíbený guru produktivity. Nahrávky jeho veřejných vystoupení sbírají miliony zhlédnutí a knihy se prodávají ve stejném obrovském nákladu.

Není divu – kdo by nechtěl „pracovat 4 hodiny týdně, nepoflakovat se v kanceláři“od zavolání do hovoru „, a přitom bydlet kdekoli a zbohatnout“? Ferrissova stejnojmenná kniha se stala jedničkou na žebříčcích bestsellerů The New York Times a The Wall Street Journal.

Jeho metoda je založena na dvou pilířích:

1. Paretův zákon: 20 % úsilí dává 80 % výsledku a zbývajících 80 % úsilí – pouze 20 % výsledku. To znamená zaměřit se na činnosti, na kterých skutečně záleží.
2. Parkinsonův zákon: Práce vyplňuje veškerý čas, který je jí přidělen. To znamená, že úkolu musí být přiděleno přesně tolik, kolik je potřeba k jeho dokončení.

Nemusíte prodlužovat svůj pracovní den, abyste toho stihli víc. Naopak to zkraťte, zaměřte se jen na to, co je opravdu důležité. Zahoďte vše ostatní, outsourcujte nebo delegujte.

Ferrissův přístup se řídí plánovací technikou 1-3-5. Jeho podstata je jednoduchá: do seznamu úkolů se přidává jedna důležitá věc, tři střední a pět malých. Celkem devět. Jsou a priori distribuovány podle naléhavosti, což pomáhá zbavit se pocitu nouze.

Ferriss je odpůrcem multitaskingu a přetížení informacemi. Když se dělá několik věcí současně, pozornost se rozostřuje. V důsledku toho produktivita neroste, ale klesá. Totéž platí pro nepřetržité vstřebávání informací. Neustálá kontrola pošty, instant messengerů a sociálních sítí jen vytváří falešný pocit, ale nepřibližuje jej k cíli.

Ale stres, naopak, Ferriss považuje naše asistenty.

Strach je indikátorem. Strach je náš přítel. Občas ukazuje, co se nemá dělat, ale častěji ukazuje, co přesně stojí za to dělat. Tim Ferriss

Je třeba poznamenat, že Tim Ferriss není sám, kdo usiluje o produktivitu tím, že pracuje méně. Stever Robbins, autor knihy The 9 Steps to Working less and Getting More, navrhuje metodu „aktivních dnů“, kdy si v konkrétní den přiřadíte „hlídacího psa“, abyste mohli sledovat svůj pokrok.

Výstup

Tato metoda je pro vás, pokud nemůžete dodržovat přísný rozvrh a seznamy úkolů vám nefungují. Uspořádejte si den tak, aby 20 % času zabíraly ty nejtěžší a nejdůležitější věci. Nechte zbytek, ať si to vezme. Jinými slovy, pokud potřebujete uspořádat obchodní schůzku, musíte si vybrat den, čas, trvání a přísně dodržovat harmonogram. Zbytek dne lze věnovat jakékoli rozpracované práci.

Metoda Gleba Archangelského

Gleb Arkhangelsky je odborník v oblasti time managementu, zakladatel a šéf stejnojmenné společnosti. Jeho zvláštnost není ve vytváření originálního vývoje, ale v tom, že jednoduchým a přístupným způsobem stanovuje metody time managementu a přizpůsobuje je domácí realitě.

Arkhangelsky je autorem několika populárních obchodních knih: Job 2.0: Breakthrough to Free Time, Formula of Time, Time Drive a dalších.

Poslední jmenovaný je nejoblíbenější. Time Drive zkoumá důležitost plánování, stanovování cílů a motivace, stejně jako výkonné techniky řízení času a antiprokrastinace.

• "Žáby". Každý má nudné úkoly, které se neustále odkládají na později. Tyto nepříjemné činy se hromadí a psychicky drtí. Pokud ale každé ráno začnete „pojídáním žáby“, tedy nejprve vykonáte nějaký nezajímavý úkol a pak přejdete ke zbytku, pak se věci postupně dají do pořádku.
• "Kotvy". Jde o hmotné vazby (hudba, barva, pohyb) spojené s určitým emočním stavem. „Kotvy“jsou nezbytné k naladění na řešení konkrétního problému. Můžete si například zvyknout na práci s poštou na vážnou hudbu, a kdykoli budete líní vyložit schránku, stačí zapnout Mozarta nebo Beethovena, abyste chytili požadovanou psychologickou vlnu.
• Sloní steak. Čím větší je úkol (napsat disertační práci, naučit se cizí jazyk a podobně) a čím těsnější termín, tím těžší je začít. Je to měřítko, co vás děsí: není jasné, kde začít, zda máte dost síly. Takové úkoly se nazývají "sloni". Jediný způsob, jak „sníst slona“, je uvařit z něj „steaky“, tedy rozdělit velký byznys na několik malých.

Je pozoruhodné, že Gleb Arkhangelsky věnuje velkou pozornost nejen racionalizaci pracovních procesů, ale také odpočinku (celý název jeho bestselleru je „Time Drive: Jak zvládnout žít a pracovat“). Je přesvědčen, že bez dobrého odpočinku, který zahrnuje zdravý spánek a fyzickou aktivitu, není možné být produktivní.

Výstup

Naplánujte si každý den. S tím vám pomohou Todoist, Wunderlist, TickTick a další podobné programy a služby. Rozdělte složité rozsáhlé úkoly na jednoduché malé. Ráno dělejte tu nejnepříjemnější práci, abyste ve zbývajícím čase mohli dělat jen to, co máte rádi. Rozvíjejte spouštěče, které vám pomohou vypořádat se s leností, a nezapomeňte do svého plánu zahrnout odpočinek.

Metoda Francesca Cirilla

Možná vám není povědomé jméno Francesco Cirillo, ale o Pomodoro jste už určitě slyšeli. Cirillo je autorem této slavné techniky time managementu. Svého času měl Francesco problémy se studiem: mladík se nemohl nijak soustředit, byl neustále roztěkaný. Na pomoc přišla jednoduchá kuchyňská minutka v podobě rajčete.

Podstatou metody Pomodoro je, že doba vyhrazená pro práci je „pomodoro“. Jedno rajče = 30 minut (25 minut na práci a 5 na odpočinek). Spustíme časovač a pracujeme s maximální účinností a minimálním rozptylováním po dobu 25 minut. Zazní signál – je čas na pětiminutovou přestávku. Poté znovu spustíme časovač.

Produktivita se tedy měří počtem „rajčat“provedených za den. Čím větší, tím lepší.

Abyste nestrávili 25 minut vymýšlením věcí pro sebe, musíte si předem udělat seznam úkolů. V něm můžete také označit počet celých „rajčat“(před úkol se dává křížek) a rušivých prvků (dává se apostrof). To vám umožní určit, jak dlouho trvalo dokončení úkolu a jak obtížné to bylo.

Metoda Pomodoro je cenově dostupná a flexibilní. Pokud chcete - mějte na papíře seznam úkolů a měřte 25minutové úseky pomocí kuchyňské minutky, nebo chcete - li - využijte speciální služby a aplikace.

Okna	OS X a iOS	Android

Optimální doba trvání „rajčete“je podle Cirilla 20–35 minut. Ale po zvládnutí techniky můžete experimentovat a měnit intervaly pro sebe.

Podrobně se můžete seznámit s metodou Francesca Cirilla.

Výstup

Na začátku dne si udělejte seznam úkolů a pokračujte s pomodoros. Pokud vás do 25 minut vyruší, umístěte vedle úkolu symbol „. Pokud čas vypršel, ale úkol ještě nebyl dokončen, dejte + a věnujte mu další „rajče“. Během pětiminutové přestávky zcela přepněte z práce na odpočinek: procházejte se, poslouchejte hudbu, pijte kávu.

Zde je tedy pět základních systémů řízení času, pomocí kterých si můžete zorganizovat svůj den. Můžete si je prostudovat podrobněji a stát se apologetou jedné z technik, nebo si můžete vyvinout vlastní kombinováním různých technik a technik.

GTD – alternativa k time managementu

David Allen, tvůrce metodiky GTD, je jedním z nejznámějších teoretiků osobní efektivity. Jeho kniha Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity byla časopisem Time zvolena nejlepší obchodní knihou desetiletí.

Termín Getting Things Done je módní slovo a mnoho lidí jej mylně spojuje s time managementem. Ale i sám Allen nazývá GTD „technikou pro zlepšení osobní efektivity“.

Zde je návod, jak Vjačeslav Suchomlinov, odborník na tuto záležitost, vysvětlil rozdíl mezi time managementem a GTD.

Vjačeslav Suchomlinov výkonný ředitel restauračního holdingu. GTD Practical Application Expert není time management. Time management je nemožný. Každý má za den stejný počet hodin. Nezáleží na množství času, ale na tom, čím ho vyplníte. Musíte být schopni zpracovat velké proudy příchozích informací, určit, jaké akce jsou potřeba k dosažení cílů, a samozřejmě jednat. GTD je přesně o tom. To je určitý způsob myšlení a života. A GTD je také o stavu flow a snížení psychické zátěže.

Jste připraveni se hádat? Vítejte v komentářích. Co je podle vás na GTD více – time management nebo osobní efektivita? Řekněte nám také, jaké techniky vám pomáhají organizovat den.