5 tipů, jak si zorganizovat pracovní den

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

Jednoduché triky, které vás zachrání, pokud neustále na nic nemáte čas.

1. Upřednostňujte

Existuje velmi jednoduchý, ale účinný způsob, jak kategorizovat své záležitosti podle naléhavosti a důležitosti. Jedná se o obvod zvaný Eisenhowerova matice. Vynalezl jej Dwight D. Eisenhower, americký prezident, generál americké armády a jen velmi produktivní člověk.

Mám dva typy věcí: naléhavé a důležité. Důležité věci jsou zřídka naléhavé a ty naléhavé jsou zřídka důležité.

Dwight D. Eisenhower

Eisenhowerova matice má čtyři části. Vodorovná osa ukazuje naléhavost případu a svislá osa ukazuje důležitost. Matice vám umožňuje snadno uspořádat všechny vaše úkoly do kategorií: „Nejnaléhavé a nedůležité“, „Naléhavé, ale nedůležité“, „Důležité a nenaléhavé“nebo „Naléhavé a důležité“.

Zkuste upřednostnit Eisenhowerův Matrix a budete překvapeni, kolik času strávíte naléhavými, ale ne příliš důležitými věcmi. Například nekonečné zprávy od kolegů nebo telefonáty, které vás jen odvádějí od naléhavých úkolů.

Udělejte si čas na správné věci. Pokud je něco důležitého a naléhavého, udělejte to okamžitě. Naplánujte si důležité, nikoli však naléhavé úkoly, odhadněte přibližný čas jejich dokončení a rozhodněte se, kdy to uděláte. Nedůležité, ale naléhavé záležitosti lze delegovat na někoho jiného. Nenaléhavé a nedůležité úkoly odložte na později nebo je úplně odmítněte.

2. Udělejte si čas na hlubokou práci

Rizikový kapitalista Sam Altman jednou řekl: "Digitální rozptýlení je jedním z největších psychologických problémů naší doby." Jen si pomyslete: své chytré telefony kontrolujeme průměrně 50krát denně. A podle vědce a spisovatele Cala Newporta to výrazně zhoršuje naši schopnost jasně myslet a být kreativní.

Ve svém „Práce s hlavou. Vzorce úspěchu od IT specialisty “představuje koncept “hluboké práce”. Tento typ práce znamená úplné soustředění a ponoření se do konkrétního úkolu. Žádné rušivé vlivy – maximální úsilí a koncentrace. Jedině tak můžete provádět opravdu náročné úkoly s náležitou úrovní kvality.

Newport cituje taktiku, kterou používá jeho kolega, profesor Pensylvánské univerzity Adam Grant. Podzimní semestr věnuje výuce a jarní a letní výzkumu a nikdy obojí nemíchá. Během intenzivního výzkumu se profesor vystavuje naprosté izolaci, aby mu studenti nepřekáželi.

Je pravděpodobné, že nemáte příležitost jít stejnou cestou a několik měsíců se skrývat před zdroji podráždění. Nenechte se odradit: nemusíte se ponořit do „hluboké práce“na celý semestr. Newport si vytvořte svůj vlastní rozvrh na základě vašich osobních preferencí.

Rozhodněte se, kdy se cítíte nejvíce nabití a bdělí, a přesně tehdy proveďte nejobtížnější práci, vypněte svůj smartphone a odmítněte kontrolovat e-maily. Například Newport sám začíná pracovat brzy ráno, ale nikdy to nedělá po 17:30.

3. Odhadněte časy setkání

Paul Graham, spoluzakladatel startupového inkubátoru Y Combinator, že existují dva typy pracovních rozvrhů: rozvrh „manažer“a rozvrh „tvůrce“.

První možnost je pro organizátory a šéfy. Podle jejich názoru lze pracovní dobu snadno řídit. Den je potřeba rozdělit do hodinových intervalů. A když se objeví nový úkol, stačí si na něj vyhradit pár hodin a označit ho v organizéru. Pokud si tedy „manažer“potřebuje naplánovat čas na obchodní schůzku nebo brainstorming, podívá se do kalendáře, najde volnou hodinu a shromáždí své kolegy.

Ale pro „tvůrce“jsou taková setkání, byť předem plánovaná, katastrofou. Koneckonců, kreativní lidé, programátoři, spisovatelé nebo umělci, nerozdělují svůj rozvrh jako „manažeři“. Na plnění úkolů musí většinou využít minimálně půl dne a za hodinu se v lepším případě jen zahřejí. A když se „tvůrci“musí uprostřed své pracovní činnosti odtrhnout a jít na schůzku s kolegy, vypadnou z rytmu a pak je pro ně velmi těžké se k úkolu vrátit.

Rozvrh manažera a rozvrh tvůrce fungují dobře samy o sobě. Když se ale protnou, začnou problémy.

Paul Graham

Pokud jste tedy manažer, zjistěte si předem od svých podřízených, kdy je lepší organizovat společné schůzky, abyste lidi z práce nevyrušovali v nejméně vhodnou chvíli.

4. Kontrolujte svou spotřebu energie

Tony Schwartz a Jim Loer ve filmu Život na plný výkon! tvrdí, že hlavním zdrojem pro produktivního pracovníka není čas, ale energie. Obtížným úkolem můžete strávit celý den, ale pokud vám chybí fyzické i psychické síly, budete stagnovat a nedělat nic užitečného. Ale když máte dostatek vnitřní energie, můžete se s náročnou záležitostí vypořádat za pár hodin a zbytek dne věnovat něčemu jednoduššímu.

Schwartz a Loer rozlišují čtyři druhy energie: fyzickou, emocionální, mentální a duchovní. A pokud některý z nich vynecháte, vaše produktivita klesne.

• Fyzická energie přímo ovlivňuje vaši schopnost reagovat na okolí a dělat správná rozhodnutí. Nedostatek tohoto zdroje je spojen se špatnou výživou, nedostatkem spánku a únavou.
• Emocionální energie ovlivňuje schopnost správně zvládat své emoce ve stresových situacích.
• Duševní energie umožňuje soustředit se na jeden úkol a nenechat se rozptylovat. Člověk s jeho velkou zásobou se dokáže soustředit i ve stresové situaci, kdy se ho všichni kolem snaží rozptýlit.
• Duchovní energie umožňuje vidět cíl ve vašich aktivitách za účelem udržení motivace. Pohání nadšení, houževnatost a nasazení.

Abyste udrželi všechny čtyři ukazatele na správné úrovni, jezte správně, dopřejte si dostatek spánku a cvičení (cvičení stimuluje mozkovou aktivitu). A používat jednoduché techniky k doplnění energie.

Život není maraton. Život je série sprintů.

Tony Schwartz

Dobrou metodou, jak střídat práci s úplným ponořením a krátkým odpočinkem, je technika Pomodoro, která dokonale zapadá do konceptu Deep Work od Cala Newporta. Princip je jednoduchý: naměříme 25 minut časovačem a celou tu dobu děláme jeden důležitý úkol bez rozptylování. Poté - přestávka na 5 minut. Během této doby doplňujeme energii. Poté cyklus zopakujeme ještě čtyřikrát a dáme dlouhou pauzu na 20 minut.

5. Jezte k snídani žáby

Každému se to už někdy stalo: narazíte na nějaký úkol, který potřebujete splnit, ale opravdu se vám do toho nechce. Začnete to odkládat, a jak se blíží termín, visí to na vás víc a víc, odvádí pozornost od jiných věcí a zase vám dělá starosti.

Populární spisovatel Brian Tracy nazývá tyto problémy „žabami“. A doporučuje je neodkládat na později, ale udělat je co nejdříve.

Pokud ráno sníte žábu, zbytek dne slibuje, že bude úžasný, protože to nejhorší pro dnešek je za námi.

Mark Twain

Poté, co se zbavíte náročného úkolu, pocítíte uspokojení, nabijete se pozitivní energií na zbytek dne a můžete s klidným svědomím přejít k dalším položkám na vašem seznamu.