OmniFocus 2: Zažijte sílu GTD na OS X

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

Pro mou dlouhou praxi sebeorganizace se GTD stal nejlepším, i když ne ideálním systémem, a OmniFocus 2 je nejlepší organizér pro GTD pro Mac. To si budeme povídat.

Síla GTD spočívá v systému shromažďování, třídění, prohlížení, ovládání a rozhodování. Aplikace GTD by minimálně měla podporovat všechny tyto procesy. V ideálním případě by všechny tyto procesy měly být díky aplikaci jednoduché a rychlé. Pojďme se podívat na platnost tvrzení OmniFocus 2, že je nejlepší aplikací GTD.

Sbírka ("Doručená pošta")

OmniFocus 2 má vše, co potřebujete k rychlému přidávání úkolů do doručené pošty. Okno pro vytvoření úlohy můžete zobrazit pomocí vlastních klávesových zkratek:

Jak vidíte, v okně můžete zadat všechny údaje o úkolu (poznámku, projekt, kontext, čas zahájení a termín dokončení), nebo můžete rychle napsat název a úkol odeslat do koše.

Úkol můžete vytvořit ve složce Doručená pošta odesláním e-mailu na speciální e-mailovou adresu. Předmět se stane názvem úkolu a obsah bude umístěn do poznámek. Na svých iOS zařízeních jsem do aplikace zadal e-mail OmniFocus a vytvářel úkoly dvěma klepnutími tímto způsobem.

A ještě jeden způsob - přes kontextové menu "Služby":

A abyste při každém výběru textu nemuseli otevírat kontextovou nabídku, sjíždět na položku „Služby“a tam najít možnost odeslat výběr do OmniFocusu, nastavte si klávesovou zkratku. To se provádí na kartě "Klávesové zkratky" v nastavení klávesnice:

S tímto nastavením odešlete pomocí zkratky každý vybraný text do doručené pošty OmniFocus 2.

Řazení ("projekty")

Pro možnosti a pohodlí třídění můžete vytvářet složky a tři typy projektů: se sekvenčními, paralelními a samostatnými případy. V případě sekvenčních úkolů bude v projektu vždy aktivní pouze jeden úkol, po jehož dokončení se stane aktivním další. Pokud tedy vyberete filtr Dostupné, zobrazí se pouze první úkoly ze sekvenčních projektů.

Proč jsou projekty potřebné, myslím, není třeba vysvětlovat a složky lze přizpůsobit oblastem odpovědnosti: profesní činnosti, zdraví, vztahům, rozvoji, duchovnosti, financím a tak dále.

Zobrazit ("Kontrola")

Recenze je pravidelná kontrola projektů a úkolů, abyste měli neustále přehled a nic vám neuniklo. Pro každý projekt nastavíme frekvenci sledování a s touto frekvencí se zobrazí na kartě Pokladna.

Vypadá to takto: otevřeme záložku „Kontrola“a podíváme se na úkoly projektu NNN. Jeden úkol byl označen vlaječkou, další dostal termín a začátek třetího byl odložen. Po všech nezbytných manipulacích označíme projekt jako zaškrtnutý a zapomeneme na něj až do dalšího zásahu na kartě „Kontrola“.

To nám pomáhá nenechat si ujít nic důležitého a ušetří nám to každodenní kontrolu projektů, které stačí kontrolovat jednou za týden nebo i za měsíc.

kontrola ("prognóza")

Záložka "Prognóza" má podobný úkol, ale s akcemi a schůzkami naplánovanými na celý den nebo na určitou denní dobu. Synchronizuje se s vaším kalendářem a shromažďuje naplánovaný termín v OmniFocus a naplánovaný termín ve vašem kalendáři na jednom místě.

Tato karta nám pomáhá nezmeškat schůzky a události nebo termíny přiřazené k úkolům.

Rozhodování ("Kontexty" a "Perspektivy")

Řekové měli pro čas dvě slova: chronos a kairos. Chronos je pojem času, který nám říká datum nebo délku času, který zbývá před událostí nebo od ní uplynul. Kairos je ten správný čas (Kairos je starověký řecký bůh šťastné chvíle).

Říká se, že Puškin shromáždil jména vybíravých kritiků svých děl do speciální vázy, a když naléhali kairos sžíravé nálady, náhodně jedno vyndal a nešťastnému kritikovi napsal jedovatý epigram.

V systému GTD je pojem kairos vyjádřen slovem „kontext“:

Kontext lze přiřadit podle psychického a fyzického stavu (nabitý, bolest hlavy, vyčerpaný…), podle místa pobytu (kancelář, hypermarket, domov…), podle osob, se kterými je potřeba projednávat záležitosti (podniková rada, Ivan Ivanovič …), podle dostupných nástrojů atd.

Pravidla GTD umožňují přiřadit úkolu pouze jeden kontext a OmniFocus 2 toto pravidlo striktně dodržuje. Ale to není vždy oprávněné a člověk si musí vytvářet kontexty jako „Internet + Mac“. Aplikace vám však umožňuje nastavit geografické souřadnice pro kontexty, aby se při přiblížení k danému místu spouštěly připomínky.

A pro ještě rychlejší rozhodování je tu možnost vytvářet perspektivy:

Jak můžete vidět ze snímku obrazovky, jedná se o jednoduché filtrování úkolů podle projektu (složky), stavu (označeno, v blízké budoucnosti, podle termínu …), dostupnosti (první dostupné, zbývá, vše, dokončeno), trvání, kontext nebo obsah části textu v názvu nebo poznámkách k úkolu.

Pro rychlý přístup k perspektivě jí můžete nastavit klávesovou zkratku nebo ji přidat do oblíbených, čímž ji umístíte do levého bočního panelu. Čtyři horní karty na snímcích obrazovky jsou perspektivy, které jsem vytvořil.

Outlook se synchronizuje s verzemi iOS v obou směrech, takže rozhodování o dalším úkolu je mnohem jednodušší.

Nevýhody OmniFocus 2

Bez ohledu na to, jak moc se vývojář snaží, je prostě nemožné, aby nedokonalí lidé v nedokonalém světě vytvořili ideální aplikaci bez chyb a nedostatků. OmniFocus 2 není výjimkou.

První nevýhodou (relativní) je cena: základní verze pro OS X a iOS bude stát 40 dolarů; Upgrade na Pro – 40 $ pro OS X a 20 $ pro iOS (pokud jste si zakoupili předchozí verzi OmniFocus, upgrade na Pro je zdarma).

Druhou nevýhodou je synchronizace. Je pomalý a zobrazuje chyby, pokud jste vytvořili nebo změnili úlohu offline, aniž byste předtím synchronizovali zařízení se skutečnými daty na serveru.

A třetí nedostatek se mi těžko popisuje slovy. Za tři roky „vztahu“s OmniFocus 1 a 2 jsme se s ním nedokázali stát dobrými přáteli a proč není jasné. Zdá se, že je zde vše, co je pro skvělou GTD aplikaci nezbytné (smířil jsem se s nedostatkem synchronizace), ale neustále jsem pociťoval potíže s rozhodováním a celkovým pohledem na projekty a úkoly.

Možná je problém v tom, že jsem MLO používal pět let předtím a nikdy se mi nepodařilo znovu nastavit OmniFocus. Nedávno jsem tedy nainstaloval CrossOver a přešel zpět na MyLifeOrganized. Ale to je jiný příběh…

Tak. Pokud uvažujete o organizérech pro OS X a plánujete využít plný výkon systému GTD, tak lepší OmniFocus 2 dnes nenajdete.