Jak se necháváme ovládat e-mailem a co s tím dělat

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

Toto je úryvek z knihy amerického novináře a řečníka Phila Simona. Jde o to, jak si lidé navzájem napadají životy prostřednictvím e-mailu a jak tomu čelit.

Pokud se vám při práci s e-mailem zdá, že hrajete hru, kde potřebujete kladivem „dohnat“krtka, který náhle vylezl v jedné či druhé noře, nejste sami. E-mail je ve výchozím nastavení hlavním kanálem pro obchodní komunikaci. Podle skupiny Radicati obdrží průměrný úředník v kanceláři asi 100 e-mailů denně. Toto číslo se každoročně zvyšuje o 15 %. V červenci 2012 zveřejnila poradenská společnost McKinsey Global Institute zprávu s názvem Sociální ekonomika: Uvolnění hodnoty a produktivity prostřednictvím sociálních technologií. Říká se, že zaměstnanci v první linii tráví 28 % svého času správou e-mailů.

Přemýšlejte o tom. Pokud máte 50hodinový pracovní týden, pak 14 hodin z tohoto týdne strávíte čtením a psaním e-mailů. Stěží trávíte tolik času ve Wordu, Excelu nebo jiných pracovních programech.

Tato čísla by nemusela být problémem, pokud by e-mail byl skutečně efektivním komunikačním kanálem. Spíše to tak u některých firem je. Ale ve většině případů tomu tak není. E-mail má samozřejmě právo na existenci, ale nenechte se unést. Výzkum ukázal, že neustálá kontrola vaší schránky snižuje vaši úroveň IQ.

V posledních letech se e-mail stal skutečnou metlou obchodní komunikace. Neměli byste ji však vinit ze všech problémů. Technologie obviňování je pohodlná: je to dobrá výmluva, proč se nedívat do zrcadla. Když se totiž podíváme dovnitř, pochopíme, že problém není v emailu jako takovém, ale v tom, jak jej používáme.

Smyslem není odhlásit se z e-mailu (i když někteří ano). Jde o to, využít to racionálně.

kde začít?

Pochopte e-mail ≠ konverzace

Nemůžete vést dialog prostřednictvím e-mailu stejným způsobem jako v reálném životě. Mezi dopisy jsou vždy časové mezery a textové zprávy nenaznačují blízké přátelské projevy pro partnera. Justin Kruger z New York University a Nicholas Epley z University of Chicago, že nedostatek neverbálních podnětů si lidé špatně vykládají e-maily.

Psychologové zjistili, že správně interpretovat náladu v textové zprávě je možné jen v polovině případů. Smajlíci, bohužel, nepomohou například odlišit humor od sarkasmu. To často vede k nedorozuměním. Jste připraveni hodit mincí pokaždé, když se snažíte uhodnout, zda váš partner rozumí vaší zprávě?

Dodržujte pravidlo tří písmen

Jakmile přijmete fakt, že e-mail není nejlepším místem pro rozhovory od srdce, přejděte k akci.

Použijte pravidlo tří písmen: pokud se problém nevyřeší do tří e-mailů, je potřeba osobní schůzka.

Je použitelný jak na administrativní úkoly (jako je plánování schůzky), tak na osobní. Ušetří vám to spoustu času a spoustu frustrace. Ne každému se to však líbí, připravte se na nelibost některých soudruhů. S přiměřeným množstvím předpokladů, ale je čas zbavit se postoje „pošta pro všechny otázky“.

Neřešte urgentní záležitosti emailem

Pokud je problém opravdu důležitý a vyžaduje okamžitou akci, neřešte jej v e-mailech. Na to je telefon. Udělejte z toho pravidlo ve vaší společnosti.

Ke správě úkolů nepoužívejte e-mail

E-mail není správcem úloh. Ale mnoho lidí používá e-mail jako takový. Není divu, že jsou neustále rozptylováni. Otevřel jsem svou doručenou poštu, abych zkontroloval své úkoly, a spadl na vás proud pracovních a osobních zpráv. Je snadné se na ně přepnout a zapomenout, proč jste otevřeli poštovního klienta.

Existují samostatné aplikace pro správu úloh: DropTask a další. Nenahrazují e-mail, jsou zaměřeny na cíle, kterých se snažíte dosáhnout.

Stejné je to s projektovým řízením., nebo Basecamp - pohodlné a cenově dostupné nástroje, které vám ušetří kilometry řetězců zpráv.

Nezacházejte s komunikací jako s těžbou uhlí v dole

Málokdo je svobodný v pracovních vztazích. Mnozí, mimo jiné proto, že si nemohou vybrat své kolegy, klienty a partnery. Někteří z nich jsou příliš „zaneprázdněni“na to, aby mluvili po telefonu – raději napíší tucet zpráv, než aby vše verbálně probrali během dvou minut.

V tomto případě je třeba věnovat pozornost způsobu jejich komunikace (slova, fráze atd.). Zeptejte se sami sebe, zda opravdu chcete komunikovat s lidmi, kteří se vyhýbají telefonování a mluví. Podívejte se blíže na uchazeče o práci na volné místo ve vaší společnosti, potenciální klienty nebo potenciální budoucí dodavatele. Pokud zpočátku komunikují, jako by těžili rudu v dole, jaká je šance, že se změní?

Vzpomeňte si na život mimo e-mail

Je! Nebojte se zavřít poštovní schránku. Svět se nezhroutí. To je zřejmé, ale pro mnohé to může být zjevení. Například ve společnosti Klick Health zaměstnanci používají e-mail. E-mail je podle jeho generálního ředitele nástrojem, který nad sebou dává kontrolu ostatním lidem.

Co myslíš: e-mail skutečně vládne lidemtím, že jim ukládáme úkoly a pořadí jejich plnění?