50 zlatých tipů pro zvýšení produktivity

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

Naučte se řídit svůj čas, pracovat efektivně a správně odpočívat.

Plánování

1. Správně si stanovte cíle

Chcete-li dosáhnout cíle, musíte jej nejprve správně formulovat. Používejte SMART systém: cíle by měly být konkrétní a měřitelné, reálné a dosažitelné, smysluplné pro vás a měly by mít jasné termíny.

2. Zaměřte se na proces

Stanovte si cíle na základě procesu, nikoli výsledku. „Stát se tanečnicí“je neúspěšný úkol. Je těžké se k tomu přiblížit, protože není jasné, kde začít. Stanovte si cíl „přihlásit se na tanec a chodit na hodinu třikrát týdně“, bude to efektivnější. Alespoň pochopíte, zda jste připraveni strávit roky tréninkem pro své sny, nebo ne.

3. Použijte techniku GTD

GTD (Getting Things Done) je systém pro produktivní práci obchodního kouče Davida Allena. Jeho hlavním cílem je dokončit všechny dostupné případy a zároveň vyložit mozek z nekonečného plánování. Podstatou této techniky je zapsat absolutně všechny úkoly pomocí různých seznamů a neustále je aktualizovat. Takže ani ty nejmenší a zdánlivě nedůležité úkoly vám nebudou motat hlavu a rozptylovat vás od práce. A průběh jejich realizace budete mít stále před očima.

4. Pochopte rozdíl mezi zaneprázdněností a výkonností

Můžete být neustále zaneprázdněni, ale to neznamená, že jste produktivní. Zvažte, jak užitečné jsou vaše činy, jak souvisí s vaší prací a zda ve vašem plánu nejsou úkoly, které vás nepřibližují k vašemu cíli. Pokud existují, vylučte je.

5. Místo seznamů úkolů používejte kalendáře

Naplánování věcí přímo do kalendáře vám pomůže odlišit záměr něco udělat od závazku začít konkrétní úkol v určitém okamžiku. Usnadňuje distribuci věcí na týden a měsíc a rychlé nalezení volného času na změnu něčeho ve vašem rozvrhu.

6. Zapomeňte na multitasking

Můžete dělat několik věcí současně, ale je nepravděpodobné, že dosáhnete dobrých výsledků. Četné studie prokázaly, že multitasking snižuje efektivitu práce. Získáte pouze pocit zadostiučinění, který netrvá dlouho a vystřídá ho syndrom vyhoření. Zvykněte si dělat úkoly postupně a vaše efektivita se jen zvýší.

7. Stanovte si priority

Matice 34. prezidenta Spojených států Dwighta D. Eisenhowera pomůže správně přiřadit úkoly podle jejich priority. Všechny úkoly stačí rozdělit do čtyř skupin:

1. Důležité a naléhavé.
2. Důležité a neurgentní.
3. Nedůležité a naléhavé.
4. Nedůležité a nenaléhavé.

Uvidíte tedy, co je potřeba řešit hned, co sdělit ostatním a co není nutné dělat vůbec.

8. Zredukujte seznam důležitých povinností na tři

Nesnažte se naplnit svůj denní rozvrh jen těžkými úkoly – k vyčerpání či profesnímu vyhoření nemá daleko. A o nějaké produktivitě není třeba mluvit. Neberte více než tři zásadní úkoly denně, střídejte je s jednoduchými a najděte si čas na odpočinek.

9. Stanovte si termíny

Pokud jste zvyklí odkládat důležité věci na později a vše pak dělat ve spěchu, vymyslete si vlastní osobní termíny. Váš šéf vás například požádá, abyste v pátek odevzdali dvě velké zprávy – jednu z nich si sami nastavte do středy.

10. Věnujte hodinu denně věcem, které nejsou naléhavé

Zapadnout do rutiny každodenních neodkladných úkolů a donekonečna odkládat další důležité i nenaléhavé úkoly je velmi snadné. Ale takhle se k nim nikdy nedostaneš. Nečekejte, že jednoho dne budete mít volnější den. Pokud chcete knihu dočíst, věnujte jí čas každý den. Pokud sníte o tom, že se stanete slavným umělcem, trénujte kreslení denně.

Motivace

11. Nebojte se dělat chyby

Strach z toho, že něco uděláte ne tak často, vás nutí stát na místě a nedělat vůbec nic. Naučte se vnímat chyby jako impuls k rozvoji. Když se vám nedaří, zamyslete se nad tím, proč jste selhali, a zaceďte mezeru ve svých znalostech a dovednostech. Postupem času budete dokonce vděční za své chyby.

12. Požádejte, abych vás kritizoval

Nesuďte se tvrdě – pozvěte někoho, aby objektivně zhodnotil vaši práci. Požádejte svého šéfa o zpětnou vazbu. Za upřímnou touhu vidět své chyby a zlepšit výkon nebudete káráni. Inu, pochvala vám pomůže se inspirovat a jít dál.

13. Napumpujte své dovednosti

Bez neustálého učení a sebevzdělávání není možné zůstat dlouhodobě produktivní. Dříve nebo později vás to omrzí nebo ve své profesi dosáhnete stropu. Snažte se proto neustále učit nové věci: přijměte neobvyklé úkoly a nevzdávejte se zajímavých projektů.

14. Vyhněte se ufňukancům, pesimistům a alarmistům

Lidé mají tendenci být závislí na emocích druhých. Pokud někdo ve vašem okolí neustále opakuje, jak je všechno špatné, jednoho dne vás převalí deprese. Panika z kolegy, kterému každý týden hoří termíny, se určitě přenese i na vás. Proto odejděte, přestaňte komunikovat a přerušte vztah – nenechte si zkazit náladu.

15. Obklopte se chytrými lidmi

Sociální kruh ovlivňuje náš vývoj. Obklopte se mentory a jen zajímavými lidmi – nechte je neustále motivovat a inspirovat a nutí vás usilovat o jejich úroveň. Choďte na specializované semináře, konference, připojte se k odborným komunitám a navazujte nové známosti.

16. Nenásledujte úspěchy jiných lidí

Přílišná posedlost úspěchy druhých nás jen brzdí. Přestaňte žárlit na kamarádku, která si otevřela vlastní firmu, nebo na spolužačku, která si úspěšně vydělává na svém koníčku. Odpojte se od špehování životů druhých a pokračujte v dosahování svého cíle.

17. Získejte pomoc

Nečekejte, že velkou práci uděláte sami. Pokud potřebujete pomoc, požádejte o ni. Ujmout se těžkého úkolu a utáhnout ho sám není důvodem k hrdosti, ale spíše hlouposti. Uvědomte si, že pracujete pro výsledek, a kvůli němu nezanedbávejte zkušenosti a rady ostatních.

18. Vytvořte si vlastní metodu produktivity

Nenásledujte slepě všechny techniky time managementu, relaxační tipy a tipy na úsporu času. Analyzujte, co vám skutečně pomáhá, a zahoďte to, co vám nedělá dobře. Vaším cílem je být efektivní, nikoli překonat rekord v nejpoužívanějších nástrojích produktivity.

Koncentrace

19. Osvoboďte svůj mozek od každodenních problémů

Sestavte si kapslový šatník, abyste ráno nepřemýšleli, co si vzít do kanceláře. Nastavte si plán úklidu a domácích prací. Jděte nakupovat o víkendu a vytvořte si jídelníček na týden. Když jsou všechny domácí práce vyřešeny a naplánovány, můžete se soustředit na práci.

20. Najděte svou vrcholovou aktivitu

Někdo radí dělat složité úkoly na začátku pracovního dne a malé úkoly nechat na večer. Tato metoda ale není vhodná pro sovy nebo ty, kteří potřebují zrychlit. Určete si proto období, kdy můžete pracovat nejefektivněji, a naplánujte si na tuto dobu časově náročné úkoly. K jejich identifikaci stačí po několik týdnů zaznamenat úroveň vaší koncentrace během dne. Nebo použijte speciální kalkulačku produktivity.

21. Neodkládejte věci, které vás znervózňují

Ať už vás trápí důležitý hovor nebo se bojíte něco vyjasnit se šéfem – neotálejte. Okamžitě řešte děsivé úkoly, i když vás pomyšlení na ně znepokojuje. Protože právě tyto myšlenky odvádějí pozornost od práce a snižují koncentraci. Čím rychleji to uděláte, tím rychleji se uklidníte.

22. Dělejte si poznámky ručně

Zajímavé nápady, které náhodou navštíví hlavu, bývají okamžitě zapomenuty. Někdy se při otevírání nahrávací aplikace na našem smartphonu ztrácíme v myšlenkách. A občas nás vyruší něco jiného: zprávy, zprávy a sociální sítě. Zapište si to proto na papír – ručně psané poznámky si také lépe zapamatují informace. Kupte si malý hrubý skicák, do kterého si rychle poznamenáte pár slov nebo blok samolepek a mějte je po ruce.

23. Nastavte připomenutí

Potřeba udělat něco v určitou dobu vytváří vnitřní úzkost, která odvádí pozornost od hlavní práce. Navíc podvědomý strach ze zapomenutí na nějaký obchod nemusí být ani cítit. Nastavte si proto zvukové připomenutí věcí vázaných na konkrétní čas. Tím se zbavíte neustálých pohledů na hodiny a zbytečné nervozity.

24. Udržujte na pracovišti pořádek

Každý den, když skončíte v práci, dejte věci na stůl do pořádku: roztřiďte poznámky, rozložte dokumenty, umyjte šálek. Mimochodem, počítá se i plocha na počítači. Zavřete všechny nepotřebné karty, odstraňte dočasné soubory.

25. Pozor na osvětlení

Vědci prokázali, že osvětlení má hluboký vliv na naši produktivitu. Světlo v kanceláři by mělo být co nejblíže přirozenému dennímu světlu, nemělo by být teplé ani příliš studené. Optimální hodnota je 4 500-5 000 K. Na konci pracovního dne můžete přepnout na teplé světlo, abyste se uvolnili a připravili na odpočinek.

Provádění úkolů

26. Běhejte sprinty

Pravděpodobně jste již slyšeli o technice Pomodoro – organizování práce v 25minutových segmentech s 5minutovými přestávkami. Tento časový rámec vám nemusí vyhovovat, ale hlavní je ve své podstatě. Určete si krátké úseky plného soustředění – od 20 minut do hodiny – kdy vás nebude vůbec nic rozptylovat, a mezi tím si udělejte přestávky.

Používejte aplikace:

27. Nespěchejte s plněním nových úkolů

Nenechávejte své podnikání nedokončené kvůli náhlému úkolu nebo něčímu požadavku. Samozřejmě je důležité stanovit si priority: je-li nový úkol důležitější a je třeba ho udělat co nejdříve, odveďte pozornost a obětujte aktuální záležitosti. Pokud ne, odložte. I když se vás moc ptají.

28. Vizualizujte

Vizualizace vám pomůže ušetřit čas, lépe si zapamatovat informace, porozumět novému tématu a učinit informované rozhodnutí. Používejte různé techniky: označujte úkoly podle kategorií, kreslete grafy, tabulky a myšlenkové mapy.

29. Nechávejte úkoly nedokončené

Udělejte si čas na dokončení velkých a složitých úkolů najednou. Spolehněte se na efekt Zeigarnik. Jeho podstatou je, že si mozek lépe pamatuje nedokončené činy a podvědomě o nich dále přemýšlí. Pokud se bojíte náročného úkolu, pusťte se do něj a odložte ho – zatímco děláte jiné věci, může vás napadnout mnoho zajímavých nápadů.

30. Začněte v malém

Pokud nemůžete s úkolem začít, vyhraďte si na něj pouze 10 minut. Je pravděpodobné, že se zapojíte a budete pokračovat v práci. No, když ne, tak alespoň začněte. A zároveň si na sobě ověřte účinnost předchozího bodu.

Ušetřit čas

31. Zjistěte, kde trávíte čas

Zkuste experiment: zkuste si po dobu jednoho týdne zapisovat úplně všechno, i ty nejmenší případy a množství času stráveného nad každým z nich. Nakonec analyzujte výsledný seznam.

32. Odmítněte hovory

Zkuste méně mluvit po telefonu. Volání zabere více času než psaní a čtení zprávy. Navíc ne každý přijde na mysl varovat před ním, což znamená, že vás může náhle a v nevhodnou dobu odvést od práce. Pokud stále potřebujete uskutečnit důležitý hovor, naplánujte si ho a přidejte si ho do svého seznamu úkolů, abyste si mohli jasně přidělit čas na jiné úkoly.

33. Zakázat výstrahy

Vypněte upozornění pro aplikace, messengery, sociální sítě a poštu. Nezaberou mnoho času, ale jsou velmi rušivé a mohou vás táhnout na cestu po internetu. Pokud se nemůžete zbavit pokušení kontrolovat své zprávy, zanechejte o nich upozornění pouze od důležitých kontaktů.

34. Zkontrolujte svůj e-mail odpoledne

Odstraňte ranní kontrolu e-mailu, abyste nebyli vyrušováni z již naplánovaných úkolů a nepřizpůsobovali se každodenní rutině někoho jiného. Pokud jste zvyklí odpovídat hned a neodoláte SMS, může se konverzace protáhnout na celý den. Nenechávejte otevřenou kartu prohlížeče, ale použijte šablony pro rychlé odpovědi na zprávy.

35. Ukliďte si doručenou poštu

Snažte se zajistit, aby mezi nepřečtenými zprávami zůstaly pouze ty důležité. Okamžitě odstraňte nepotřebný spam a vytvořte samostatnou poštovní schránku pro osobní poštu a zajímavé odběry. Nemusíte tak zdlouhavě prohledávat poštu a hledat mezi všemi dopisy, které jsou opravdu potřeba.

36. Naučte se psát dotykem

Při práci na počítači je psaní dotykem významnou úsporou času. Dovednost se lze naučit pomocí online služeb,,. Hlavní je věnovat této činnosti čas každý den.

37. Použijte klávesové zkratky

Klávesové zkratky jsou navrženy pro rychlou práci. Pamatujte na jejich kombinace, výrazně zjednodušují používání počítače i jednotlivých programů.

38. Uložte soubory přímo do požadované složky

Při stahování nebo vytváření dokumentu jej ihned pojmenujte a odešlete do požadované složky. Možná nemáte čas, ale ve výsledku je to mnohem rychlejší a jednodušší, než pak kontrolovat a třídit všechna stažená data v počítači nebo hrabat soubory v cloudovém úložišti.

39. Nevymlouvejte se

Jen s tím neztrácejte čas. Vymlouvat se je neproduktivní, neprofesionální a otravné. Lepší je pevně přiznat svou chybu a okamžitě ji začít napravovat.

Rekreace

40. Jděte na informační dietu

Obrovské toky informací zatěžují nervový systém a narušují relaxaci. Podle statistik každý člověk tráví asi 2, 7 hodin denně jen u televize. Přidejte k tomu internet a sociální sítě. Zpravodajské weby, kanály a komunity neúnavně soutěží o naši pozornost a často mluví o stejné věci. Jejich sledování proto není nutné věnovat čas – i tak se dozvíte důležité novinky.

41. Dělejte dlouhé přestávky

Pokud máte těžký úkol, který vyžaduje hodně soustředění, odpojte se od práce alespoň na půl hodiny. Vstaňte od stolu a věnujte se nějaké fyzické aktivitě.

42. Poslouchejte hudbu

Výzkumy ukazují, že hudba zvyšuje produktivitu, kreativitu a náladu obecně. Pokud je pro vás těžké se s ní soustředit, poslouchejte mezi tím své oblíbené umělce.

43. Choďte častěji ven

Nejlépe přímo během pracovního dne. Zatuchlý vzduch v kanceláři snižuje produktivitu, vede k bolestem hlavy a stresu. Vědci dokonce vymysleli termín Syndrom nemocných budov, stav, kdy lidé pociťují bolestivé příznaky v důsledku špatného větrání, osvětlení a vytápění v budovách. A i když může být vaše kancelář zdravá, vaše tělo bude mít stále raději čerstvý vzduch.

44. Naplánujte si večer a víkend předem

Rozhodněte se předem, jak strávíte dovolenou, a zkuste si ji naplnit svými oblíbenými věcmi. Bezcílné ležení na gauči povede jen k ještě větší únavě a v očekávání zajímavého víkendu a lepší práce.

45. Jeden den v týdnu na práci vůbec nemyslete

Slibte si, že se své práce v den volna nedotknete a nebudete na ni vůbec myslet. I když máte důležitou schůzku nebo nedodělky. Pamatujte, že máte i jiný život – věnujte mu tento den úplně.

46. Vezměte si volno

Pokud pravidelně chodíte do práce, nečerpáte každý týden volno na rodinné záležitosti a jen zřídka si berete nemocenskou, vezměte si volno jen tak. Po dokončení velkého projektu nebo před prezentací strávte další den doma. Dovolte si restartovat bez čekání na víkend.

Zdraví

47. Žijte podle plánu

Neberte každodenní rutinu jako striktní rámec, do kterého se musíte vejít. Stačí nastavit jeden čas pro spaní, probuzení a jídlo. A snažte se to dodržovat každý den. Vždy se budete cítit aktivní, nebudete trpět ospalostí a náhlými návaly hladu, které narušují koncentraci.

48. Nepoužívejte alkohol jako způsob relaxace

Vyhněte se pití před spaním, i když je pro vás těžké se po náročném dni v práci uvolnit. Alkohol vám může opravdu pomoci usnout, ale po pár hodinách začne působit negativně – a to je spojeno s častým ranním probouzením, denní ospalostí a ztrátou koncentrace.

49. Jezte častěji

Vydatný oběd přetěžuje tělo: veškerou svou sílu vrhá do trávení potravy, takže je obtížné soustředit se na plnění úkolů. Pokud se po večeři cítíte ospalí, rozdělte si obvyklou porci do dvou jídel.

Místo těžkých jídel zařaďte do svého jídelníčku potraviny, které zlepšují soustředění a koncentraci: zeleninu, bylinky, tučné ryby, ořechy a hořkou čokoládu. A neopírejte se o kávu - ve velkém množství neosvěží, ale má spíše opačný účinek.

50. Věnujte se sportu

Cvičení nejen zlepšuje zdraví, ale také zlepšuje pozornost, koncentraci a rychlost mozku. Zvyšují také sebevědomí a činí je odolnějšími vůči stresovým situacím. To je obrovské plus pro produktivitu, takže si alespoň trochu zacvičte.

Číst také? ?

• 80 životních triků pro produktivitu
• Jaký je rozdíl mezi produktivitou a efektivitou a co je důležitější
• Odpočiňte si a odpočiňte si od práce, abyste byli produktivnější.
• Jaké jsou skutečné náklady na produktivitu