12 jednoduchých triků, jak dělat věci rychleji v Excelu

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2024-01-13 01:00

Jak rychle přidat data, vytvořit chytrou tabulku nebo uložit neuložený soubor.

1. Rychle přidejte nová data do grafu

Pokud se na listu pro vykreslený diagram objeví nová data, která je třeba přidat, pak můžete jednoduše vybrat rozsah s novými informacemi, zkopírovat jej (Ctrl + C) a poté vložit přímo do diagramu (Ctrl + V).

2. Flash Fill

Předpokládejme, že máte seznam celých jmen (Ivanov Ivan Ivanovič), který musíte změnit na zkrácená jména (Ivanov I. I.). Chcete-li to provést, stačí začít ručně psát požadovaný text do sousedního sloupce. Na druhém nebo třetím řádku se Excel pokusí předvídat naše akce a automaticky provádět další zpracování. Vše, co musíte udělat, je potvrdit stisknutím klávesy Enter a všechna jména budou okamžitě převedena. Podobně můžete extrahovat jména z e-mailů, lepit jména z fragmentů a tak dále.

3. Kopírujte bez porušení formátů

Pravděpodobně znáte magickou značku automatického doplňování. Jedná se o tenký černý křížek v pravém dolním rohu buňky, za který můžete zkopírovat obsah buňky nebo vzorce do několika buněk najednou. Existuje však jedna nepříjemná nuance: takové kopírování často porušuje návrh tabulky, protože se zkopíruje nejen vzorec, ale také formát buňky. Tomu se lze vyhnout. Ihned po vytažení černého kříže klikněte na chytrou značku – speciální ikonu, která se objeví v pravém dolním rohu zkopírované oblasti.

Pokud vyberete možnost Vyplnit bez formátování, Excel zkopíruje váš vzorec bez formátování a nezkazí rozložení.

4. Zobrazení dat z excelové tabulky na mapě

V Excelu můžete rychle zobrazit svá geodata na interaktivní mapě, například prodeje podle města. Chcete-li to provést, přejděte do obchodu Office Store na kartě Vložit a nainstalujte si plugin Mapy Bing odtud. To lze provést z webu kliknutím na tlačítko Get It Now.

Po přidání modulu jej můžete vybrat z rozevíracího seznamu Moje aplikace na kartě Vložit a umístit jej na pracovní list. Zbývá vybrat buňky s daty a kliknout na tlačítko Zobrazit umístění v mapovém modulu, abyste na nich viděli naše data. V případě potřeby si v nastavení pluginu můžete vybrat typ grafu a barvy, které se mají zobrazit.

5. Rychlý skok na požadovaný list

Pokud počet listů v souboru přesáhl 10, bude obtížné se v nich orientovat. Klepněte pravým tlačítkem myši na libovolné z tlačítek pro posuv karet listů v levém dolním rohu obrazovky. Zobrazí se obsah a můžete okamžitě přejít na libovolný požadovaný list.

6. Převeďte řádky na sloupce a naopak

Pokud jste někdy museli ručně přesouvat buňky z řádků do sloupců, oceníte následující trik:

1. Zvýrazněte rozsah.
2. Zkopírujte jej (Ctrl + C) nebo kliknutím pravým tlačítkem myši vyberte „Kopírovat“(Kopírovat).
3. Klikněte pravým tlačítkem na buňku, kam chcete data vložit, a z kontextové nabídky vyberte jednu z možností Vložit jinak – ikonu Transponovat. Starší verze Excelu tuto ikonu nemají, ale problém můžete vyřešit pomocí Vložit jinak (Ctrl + Alt + V) a výběrem možnosti Transponovat.

7. Rozbalovací seznam v buňce

Pokud se má v libovolné buňce zadat přesně definované hodnoty z povolené množiny (například pouze „ano“a „ne“nebo pouze ze seznamu oddělení společnosti a podobně), lze to snadno uspořádat pomocí rozevíracího seznamu.

1. Vyberte buňku (nebo rozsah buněk), která by měla mít takové omezení.
2. Klikněte na tlačítko "Ověření" na kartě "Data" (Data → Ověření).
3. V rozevíracím seznamu "Typ" (Povolit) vyberte možnost "Seznam" (Seznam).
4. V poli „Zdroj“zadejte rozsah obsahující referenční varianty prvků, které následně při psaní odpadnou.

8. Chytrý stůl

Pokud vyberete rozsah s daty a na kartě „Domů“kliknete na „Formátovat jako tabulku“(Domů → Formátovat jako tabulku), pak se náš seznam převede na chytrou tabulku, která umí spoustu užitečných věcí:

1. Automaticky se roztáhne, když jsou do něj přidány nové řádky nebo sloupce.
2. Zadané vzorce se automaticky zkopírují do celého sloupce.
3. Záhlaví takové tabulky je automaticky fixováno při rolování a obsahuje filtrovací tlačítka pro filtrování a řazení.
4. Na zobrazené záložce "Design" v takové tabulce můžete přidat řádek součtů s automatickým výpočtem.

9. Jiskry

Sparklines jsou miniaturní grafy nakreslené přímo v buňkách, které vizualizují dynamiku našich dat. Chcete-li je vytvořit, klikněte na tlačítko Čára nebo Sloupce ve skupině Křivky na kartě Vložit. V okně, které se otevře, určete rozsah s původními číselnými údaji a buňkami, ve kterých chcete křivky zobrazit.

Po kliknutí na tlačítko "OK" je Microsoft Excel vytvoří v zadaných buňkách. Na záložce „Design“, která se objeví, můžete dále upravit jejich barvu, typ, povolit zobrazení minimálních a maximálních hodnot a podobně.

10. Obnovte neuložené soubory

Představte si: zavřete sestavu, se kterou jste si pohrávali s poslední půlkou dne, a v dialogovém okně, které se objeví "Uložit změny do souboru?" náhle z nějakého důvodu stisknete "Ne". Kancelář oznámí váš srdceryvný výkřik, ale už je pozdě: posledních pár hodin práce šlo do prázdna.

Ve skutečnosti existuje šance na nápravu situace. Pokud máte Excel 2010, klikněte na „Soubor“→ „Nedávné“(Soubor → Poslední) a najděte tlačítko „Obnovit neuložené sešity“v pravém dolním rohu obrazovky.

V Excelu 2013 je cesta mírně odlišná: Soubor → Podrobnosti → Řízení verzí → Soubor - Vlastnosti - Obnovit neuložené sešity.

V dalších verzích Excelu otevřete Soubor → Informace → Správa sešitu.

Otevře se speciální složka z útrob Microsoft Office, kam se v takovém případě ukládají dočasné kopie všech vytvořených či upravených, ale neuložených knih.

11. Porovnání dvou rozsahů pro rozdíly a náhody

Někdy při práci v Excelu potřebujete porovnat dva seznamy a rychle v nich najít položky, které jsou stejné nebo odlišné. Zde je nejrychlejší a nejintuitivnější způsob, jak to udělat:

1. Označte oba porovnávané sloupce (držte klávesu Ctrl).
2. Vyberte kartu Domů → Podmíněné formátování → Pravidla pro zvýraznění buněk → Duplicitní hodnoty.
3. Z rozevíracího seznamu vyberte možnost Jedinečné.

12. Výběr (úprava) výsledků výpočtu pro požadované hodnoty

Už jste někdy upravili vstupní hodnoty ve výpočtu Excel, abyste získali požadovaný výstup? V takových chvílích si připadáte jako ostřílený dělostřelec: stačí pár desítek opakování "podstřel - přelety" - a je to tady, dlouho očekávaný hit!

Microsoft Excel to může udělat za vás, rychleji a přesněji. Chcete-li to provést, klikněte na tlačítko "Co když" na kartě "Data" a vyberte příkaz "Výběr parametrů" (Vložit → Analýza Co když → Hledání cíle). V okně, které se objeví, určete buňku, kde chcete vybrat požadovanou hodnotu, požadovaný výsledek a vstupní buňku, kterou chcete změnit. Po kliknutí na „OK“Excel provede až 100 „výstřelů“, aby našel požadovaný součet s přesností 0,001.