15 praktických nástrojů pro vzdálenou týmovou práci

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

Na pozadí situace s koronavirem jsou tyto služby obzvláště relevantní.

1. Pracovní posel: Telegram

• Platformy: web, Windows, macOS, Linux, Android, iOS.
• Alternativy: Slack, Skype, Flock,.

Navzdory zablokování zůstává Telegram jedním z nejoblíbenějších poslů v Rusku. Aktivně se využívá jak pro každodenní komunikaci, tak pro obchodní komunikaci mezi zaměstnanci.

Telegram je rychlý, pohodlný a jednoduchý. Služba nepodporuje videokonference a některé další užitečné funkce dostupné ve firemních messengerech, jako je Slack, ale můžete ji používat zcela zdarma.

Telegram →

2. Kancelářský balík: „Tabulky Google“, „Dokumenty“a „Prezentace“

• Platformy: web, Android, iOS.
• Alternativy: Office 365, Quip, Apple iWork.

Google nabízí multiplatformní, funkčně bohatou a bezplatnou sadu služeb pro práci s oblíbenými kancelářskými formáty souborů. S ním můžete vytvářet a upravovat textové dokumenty, tabulky a prezentace – samostatně i společně s kolegy.

Každý uživatel má k dispozici 15 GB místa na disku pro ukládání souborů na serverech Google. Pro další úložiště si můžete zakoupit placené předplatné G Suite. Zahrnuje také služby podpory 24/7, firemní poštovní službu a další funkce ochrany dat. Ceny začínají na 6 dolarech měsíčně na osobu.

Tabulky Google Google LLC

Aplikace nebyla nalezena

3. Služba pro poznámky: OneNote

• Platformy: web, Windows, macOS, Android, iOS.
• Alternativy: Evernote, Notion.

Google Docs a podobné služby nejsou vhodné pro malé poznámky. Poslední jmenované jsou pohodlnější pro ukládání do cloudových notebooků, jako je OneNote. Tento produkt společnosti Microsoft má intuitivní rozhraní, které připomíná skutečný notebook. Jednoduchá a přehledná struktura služby vám a vašim kolegům umožní rychle najít potřebné poznámky mezi stovkami dalších.

Mezi další výhody OneNotu patří rozsáhlé možnosti úpravy textu a podpora všech druhů příloh, od zvukových komentářů po video. Službu lze navíc využívat zdarma. V tomto případě má každý uživatel k dispozici 5 GB pro ukládání poznámek v cloudu. Celý tým získá 1 TB sdíleného prostoru pro OneNote a další služby Microsoftu, když si zakoupí placené podnikové předplatné Office 365 Business.

Microsoft OneNote: Uspořádané nápady a poznámky Microsoft Corporation

Microsoft OneNote Microsoft Corporation

OneNote →

4. Správce úloh: Todoist

• Platformy: web, Windows, macOS, Linux, Android, iOS.
• Alternativy: TickTick, Notion, Any.do.

K efektivnímu řízení vzdáleného týmu potřebuje vedoucí pohodlný nástroj pro delegování úkolů. Todoist je jedním z nejlepších v této kategorii. Umožňuje rychle přidávat úkoly, organizovat je podle seznamů a priorit, přidělovat časy a připojovat účinkující.

Pomocí značek a filtrů lze snadno procházet velkým množstvím úkolů. A historie aktivit pomáhá manažerovi bedlivě sledovat postup práce.

Ve volném režimu můžete přidat až 80 projektů a do každého z nich až 5 zaměstnanců. Chcete-li odstranit omezení a také odblokovat oznámení, štítky a další pokročilé funkce, budete se muset přihlásit k odběru placeného předplatného. Cena začíná na 229 rublech za měsíc na osobu.

Todoist: Doist To-Do List & Tasks

Todoist: Doist Inc. Seznam úkolů a Seznam úkolů

Todoista →

5. Projektový manažer: Asana

• Platformy: web, Android, iOS.
• Alternativy: Bitrix24, Basecamp, ProofHub, Podio.

Správci úloh jsou skvělí pro rychlé úkoly, ale ne vždy se hodí pro správu složitých pracovních postupů. Pro strategičtější přístup k podnikání používají programy jako Asana. Tato služba vám umožňuje plánovat a strukturovat tok úkolů různými způsoby. Každý zaměstnanec jasně vidí své povinnosti a pracovní podmínky. A manažer může snadno sledovat pokrok a sledovat celkový obraz projektu.

Bezplatná verze Asana je určena pro týmy do 15 lidí a postrádá některé funkce. Není v něm například k dispozici zobrazení „Časová osa“a pokročilé vyhledávání úkolů. Placené předplatné začíná na 11 USD měsíčně na uživatele. Čím dražší je vybraný plán, tím více funkcí poskytuje.

Asana: Váš pracovní manažer Asana, Inc.

Aplikace nebyla nalezena

6. Kanban desky: Trello

• Platformy: web, Windows, macOS, Android, iOS.
• Alternativy: MeisterTask, Blossom.

Kanban je populární metodika projektového řízení. Každý úkol v něm prochází určitými fázemi: například „V plánech“, „Probíhá“a „Dokončeno“. Obvykle jsou znázorněny jako desky, mezi kterými se přesouvají karty úkolů. Ukázalo se, že jde o velmi vizuální zobrazení pracovního postupu, takže mnoho služeb projektového managementu v té či oné míře používá prvky kanban.

Tato metodika je možná nejlépe implementována v Trello. Vývojáři povýšili jednoduchost a přehlednost na absolutní, takže služba nemusí být dostatečně funkční pro složité projekty. Ale tok úkolů v něm vypadá tak minimalisticky, že na to přijde i dítě.

Bezplatná verze Trello navíc nemá žádná pevná omezení. Budete muset platit pouze v případě, že potřebujete další možnosti návrhu, více než 10 nástěnek pro tým a také nástroje pro automatizovanou práci s úkoly. Ceny předplatného začínají na 10 USD měsíčně na osobu.

Trello Trello, Inc.

Trello Trello, Inc.

Trello →

7. Editor myšlenkových map: MindMeister

• Platformy: web, Android, iOS.
• Alternativy: Mindomo, MindMup.

Myšlenková mapa je schematické znázornění procesů nebo myšlenek, které zjednodušují vnímání informací. V této podobě si můžete představit cokoli: od strategie rozvoje projektu až po výsledky brainstormingu. Pro kolektivní práci s myšlenkovými mapami potřebujete speciální editor.

MindMeister je dobrá volba. Nabízí spoustu šablon a snadno použitelné nástroje pro vizualizaci dat. S jeho pomocí můžete rychle kreslit mentální mapy jakékoli složitosti.

Ve volném režimu vám MindMeister umožňuje uložit až tři myšlenkové mapy. Připojením k tarifu PRO můžete pracovat s neomezeným počtem položek, ukládat je do oblíbených kancelářských formátů a získat také funkce pro správu týmu. Cena je 8,25 $ na uživatele za měsíc.

MindMeister MeisterLabs

myšlenkové mapování - MindMeister MeisterLabs

MindMeister →

8. Cloudové úložiště: „Disk Google“

• Platformy: web, Windows, macOS, Android, iOS.
• Alternativy: Yandex. Disk, Dropbox, OneDrive.

Je těžké si představit vzdálenou týmovou práci bez cloudu pro ukládání sdílených dat. K vašim službám jsou desítky takových služeb, ale jednou z nejlepších je Disk Google. Nabízí velkorysých 15 GB bezplatného úložiště, je integrován s dalšími produkty Google a je dostupný v uživatelsky přívětivém rozhraní.

Chcete-li rozšířit objem, můžete si předplatit výše uvedené předplatné G Suite nebo se přihlásit pouze k placenému plánu Disku Google: za 139 rublů měsíčně společnost poskytuje uživateli 100 GB cloudového prostoru.

Disk Google Google LLC

Aplikace nebyla nalezena

Disk Google →

9. Služba pro videokonference: Zoom

• Platformy: web, Android, iOS.
• Alternativy: Skype pro firmy, Slack, Hangouts Meet.

Videoschůzky vytvářejí nejen úzký emocionální kontakt mezi zaměstnanci, ale také efektivní podmínky pro komunikaci. Tím, že uvidíte a uslyšíte své kolegy, můžete s nimi komunikovat stejně produktivně, jako byste byli u jednoho stolu. Není žádným překvapením, že videokonferenční služby jsou tak oblíbené.

Zoom je jedním z lídrů na trhu. Nejenže organizuje zabezpečenou video komunikaci, ale také umožňuje sdílet obrazovku s účastníky konference, přenášet soubory a ukládat nahrávky konverzací.

V bezplatné verzi můžete na videokonferenci pozvat až 100 lidí a její délka bude maximálně 40 minut. Chcete-li odstranit omezení, musíte se přihlásit k odběru placeného předplatného - od 15 $ měsíčně od organizátora.

ZOOM Cloud Meetings zoom.us

ZOOM Cloud Meetings Zoom

Zoom →

10. Správce snímků obrazovky: LightShot

• Platformy: Windows, macOS.
• Alternativy: Gyazo, zachycení Nimbusu.

Při práci na dálku může jeden snímek obrazovky nahradit tisíc slov. Proto můžete použít šikovný nástroj pro pořizování snímků obrazovky. Cloudová služba LightShot tomuto popisu odpovídá. Je k dispozici zdarma a umožňuje pořídit snímky vybrané oblasti displeje dvěma kliknutími.

Po vytvoření obrázku jej můžete okamžitě odeslat svým kolegům - prostřednictvím odkazu přes server LightShot nebo pomocí libovolného messengeru.

LightShot →

11. Time Tracker: Včasný

• Platformy: web, Windows, macOS, Android, iOS.
• Alternativy: Toggl, RescueTime, Harvest.

Sledovače času pomáhají sledovat, kolik času váš tým tráví určitými úkoly. Timely to dělá automaticky. Nejprve k němu musíte připojit služby, ve kterých zaměstnanci pracují. Mohou to být stejné Trello, Asana nebo Todoist. Po integraci začne Timely analyzovat aktivity úkolů a zobrazovat výsledky kolegů na časové ose.

Služba funguje na základě předplatného od 49 $ měsíčně.

Včas: Aplikace pro sledování času a paměť pro sledování zúčtovatelných hodin AS

Timely Automatic Time Tracking Memory AS

Včas →

12. Světové hodiny: Světový čas Buddy

• Platformy: web, Android, iOS.
• Alternativy: Yandex. Vremya, 24 časových pásem.

Když zaměstnanci pracují v různých časových pásmech, služby jako World Time Buddy to usnadňují. Jedná se o praktické hodiny, které na jedné obrazovce ukazují čas ve všech vybraných osadách.

Zdarma můžete přidat až čtyři místa. Pro více, služba požaduje předplatné za 3 $ měsíčně.

Time Buddy - Hodiny a konvertor Helloka, LLC

Time Buddy - Easy Time Zones Helloka

Světový čas Buddy →

13. Služba pro práci s PDF: Acrobat Pro DC

• Platformy: web, Windows, macOS, Android, iOS.
• Alternativy: Soda PDF, PhantomPDF.

Pokud se váš tým hodně zabývá PDF, může vám editor pro spolupráci ušetřit spoustu času a úsilí. Acrobat Pro DC je pro tuto roli skvělý. Jedná se o cloudový nástroj, který umožňuje komukoli s přístupem k souboru prohlížet a komentovat dokumenty PDF.

Acrobat Pro DC je placená služba. Cena předplatného je 1 610 rublů za měsíc nebo 11 592 rublů za rok.

Adobe Acrobat Reader pro PDF Adobe

Adobe Acrobat Reader pro PDF Adobe Inc.

Acrobat Pro DC →

14. Správce hesel: LastPass

• Platformy: web, Windows, macOS, Linux, Android, iOS.
• Alternativy: Dashlane, Hypervault, Keeper,.

Pracovní tým může využívat desítky různých služeb. V ideálním případě každý potřebuje silné, jedinečné heslo. Naštěstí existují speciální nástroje, které uživatelům usnadňují vytváření a ukládání takových kombinací.

Jednou z nejznámějších je služba LastPass. Generuje složitá hesla, ukládá je do bezpečného cloudového trezoru a automaticky je zadává, když se přihlásíte k odpovídajícím účtům. Po instalaci aplikace LastPass na svá zařízení budou mít všichni členové týmu přístup ke sdíleným heslům. Správce si zároveň může vybrat, které přihlašovací údaje uvidí každý uživatel.

Chcete-li používat LastPass pro tým, musíte si zakoupit licenci. Cena závisí na počtu účastníků.

LastPass Password Manager LogMeIn, Inc.

LastPass Password Manager LogMeIn, Inc.

LastPass →

15. Automatizační služba: Zapier

• Platformy: web.
• Alternativy: Power Automate, IFTTT.

Platforma Zapier pomáhá automatizovat rutinní operace. Připojuje se ke službám, které používáte pro práci, a umožňuje vám konfigurovat různé scénáře jejich interakce. Můžete například propojit Gmail a Trello, aby systém automaticky proměnil příchozí e-maily na nové úkoly.

Zapier podporuje tisíce služeb a nabízí širokou škálu automatizačních scénářů. Dokážou výrazně optimalizovat vaši práci, a proto sazby nejsou nejnižší. Předplatné Teams začíná na 299 $ měsíčně.

Zapier →

Tento materiál byl poprvé publikován v prosinci 2014. V březnu 2020 jsme text aktualizovali.