Jak udělat pořádek a držet krok se vším: kompletní průvodce systémem GTD

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

Od teorie po šablonu, která pomůže naplánovat jakýkoli projekt.

Proč je GTD dobré?

Problém se službami produktivity je v tom, že každý se staví jako místo, kde může řešit všechny problémy, ukládat informace, komunikovat. Většina služeb vás žádá, abyste je upřednostnili a jednali podle nich.

Málokdo se ale dokáže soustředit na plnění důležitých úkolů a nevěnovat pozornost nejrůznějším maličkostem: naléhavým úkolům, žádostem kolegů, přátel nebo známých. Když je úkolů hodně, je těžké se s nimi vypořádat. V praxi tedy musíte pro správu záležitostí využívat několik služeb. Když je potřeba udělat hodně věcí, začneme v těchto službách a seznamech mít zmatek a nakonec je přestaneme používat.

Metodika Getting Things Done (GTD) poskytuje univerzální plán pro vybudování jednotného systému, ve kterém můžete vyřešit jakýkoli problém. Budete si moci odpočinout a nebudete se bát, protože budete mít jistotu, že na nic nezapomenete. Ve správný čas systém vyzve, co je třeba udělat a na co se zaměřit.

Proč tedy tolik lidí pracuje neproduktivně?

Lidé začnou neproduktivně pracovat, když je projektů, případů a úkolů hodně. Je pro ně těžké udržet si tohle všechno v hlavě, natož upřednostňovat. Proto se buď nedělá vůbec nic, nebo se dělá to, co je nejsnazší, a důležité záležitosti se odkládají na později. Objevuje se další problém: když se včera musely řešit urgentní úkoly.

Kromě toho se člověk začne rychleji unavit, stane se podrážděným. Neustále běží jako veverka v soukolí rutiny a skutečně důležité, peněžní a strategické projekty jsou ponechány stranou.

Vyrovnat se s touto situací pomůže systém Getting Things Done, který popsal David Allen v knize, která vyšla v roce 2001 a stala se světovým bestsellerem.

Řekněte mi o základních konceptech GTD, které potřebujete znát

Rutina - to jsou ty skutky, myšlenky a obavy, které ruší, rozptylují a plýtvají energií. Dokud není rutina převedena na úkoly, nelze ji ovládat. Vícenásobné přemítání o stejných problémech je neefektivní využití kreativní energie, která vytváří frustraci a stres.

Cílem GTD je osvobodit hlavu od rutiny a odstranit vnitřní stres.

Lidská operační paměť- oblast mozku, kde se nachází krátkodobá paměť. Sem obvykle odkládáme aktuální nedodělky, sliby dané druhým lidem a další myšlenky, které nás trápí. Bohužel existuje limit pro množství rutiny, kterou si můžete uložit, aby váš mozek správně fungoval. Pokud je vaše RAM plná, budete rozptýleni malými úkoly a zapomenete na své cíle, což vede ke stresu.

Nástroje pro shromažďování informací- kam informace jdou a kde zaznamenáváte, co je třeba udělat. Například:

• organizátoři;
• notebooky;
• E-mailem;
• kalendář;
• hlasový záznamník.

Košík "Doručená pošta"- jediné úložiště pro rutinu, kterou změníte na úkoly a úkoly. Jedním z nejdůležitějších pravidel pro práci s doručenou poštou je její pravidelné čištění.

Jednoduché akce - jednokrokové akce, jejichž dokončení trvá méně než dvě minuty. V praxi je výhodnější vyhradit si na takové záležitosti pět minut.

Projekt - úkol, jehož dokončení vyžaduje více než jeden krok. O projektu je nutné zanechat připomínku a popsat první kroky k jeho realizaci. Výsledkem je, že se projekt změní v jednoduchou akci, kterou lze dokončit během následujících pěti minut a získat konečný výsledek.

Projekt musí mít odkaz na kartu nebo soubor, kde jsou popsány podrobnosti: odpovědný, termíny, kategorie (například „Marketing“, „Právo“, „Vývoj“), odkazy na menší karty s úkoly. Tuto strukturu je vhodné organizovat v Trello.

Kontextový seznam - seznam úkolů, které je vhodné provést za určitých podmínek. Například v kontextovém seznamu „Nákupy“bude seznam věcí a produktů, které je potřeba v obchodě koupit. Seznam hovorů může obsahovat seznam hovorů, které lze uskutečnit, když máte volno.

Je vhodné vytvářet jednotlivé kontextové seznamy pro lidi, se kterými pracujete a komunikujete. Při setkání s konkrétní osobou můžete rychle otevřít seznam a vyřešit potřebné problémy.

Jak mohu používat kalendář?

Do kalendáře je třeba zapsat:

• úkony, které by měly být provedeny v určitou dobu (schůzky, obchodní jednání, semináře);
• akce, které je potřeba udělat v konkrétní den (ukončit projekt k určitému datu, zúčastnit se konference);
• informace o konkrétních datech (výročí, narozeniny, svátky).

Ke sledování všech těchto věcí používám Kalendář Google. Tato služba je výhodná, protože:

• přístupné jak z telefonu, tak z počítače;
• na jedné obrazovce lze zobrazit několik kalendářů najednou;
• na smartphonu jsou připomenutí.

Pokud jste do kalendáře něco přidali, buď to uděláte, nebo to odložíte na jiné datum. Není třeba zahlcovat kalendář seznamem úkolů, které se pravidelně ze dne na den přehazují. Pro takové seznamy existují samostatná řešení.

Potřebujete-li pravidelně volat zákazníkům, dodavatelům nebo kontraktorům v určitou dobu, je lepší k tomu využít CRM systém.

Jaké seznamy byste měli vytvořit?

Seznamy prioritních akcí

Sestavení týdenního reportu, prozkoumání webu konkurence, vyčištění schránky ve vaší schránce, vypracování technického zadání pro projektanty – všechny tyto úkony zaberou více než dvě minuty, ale nelze je na nikoho delegovat. Takové věci dáváme na seznamy prioritních akcí a provádíme je během dne.

Pravidla pro práci s takovými seznamy:

• Seznamů by nemělo být mnoho, stačí dva nebo tři. Například Osobní, Pracovní, Rodinný. Pokud máte úkol ze seznamu na konkrétní den, nastavte si v kalendáři připomenutí.
• V tomto seznamu je vhodné označit úkoly podle kontextu: „Na cestě“, „U počítače“, „Přečíst“, „Koupit“, „Sliby“. Úkoly mohou mít jeden nebo více štítků. Například úkol „Walk the Dog“by odkazoval na projekt „Osobní“a štítek „Promises“.
• Před přidáním úkolu do seznamu zvažte, zda jej vůbec potřebujete udělat. Pokud je odpověď ano, rozhodněte se, zda potřebujete případ dokončit osobně. Můžete totiž poslat hlasovou zprávu podřízenému a delegovat ho. Úkoly, které jste přidělili, budou označeny jako „Přiděleno“. Bude obsahovat případy ze seznamu Práce i Osobního seznamu.
• Seznamy pravidelně kontrolujte. Udělejte to, když máte volnou minutu. Posuňte nahoru úkoly, které je třeba udělat jako první.
• Vyčistěte si seznamy úkolů alespoň jednou měsíčně.

Seznam "Jednou"

Tento seznam bude obsahovat věci, které nevyžadují aktivní akci. To může být:

• knihy, záznamy, videoškolení, které si chcete koupit;
• užitečné dovednosti, které chcete ovládat;
• místa, která chcete navštívit;
• věci, které si chcete koupit.

Musíte pravidelně nahlížet do tohoto seznamu, dělat si poznámky a přeměnit je na cíle, na kterých bude práce provedena.

Jak ukládáte referenční informace, které budou užitečné v budoucnu?

Tyto informace nevyžadují žádnou akci. Hlavní kritéria pro úložiště těchto informací:

• Pohodlné vyhledávání podle názvů, značek, krátkých popisů.
• Snadné umístění informací do úložiště.
• Intuitivní struktura ukládání informací. Když přijdou nová data, musíte rychle vybrat kategorii a podkategorii, kam je umístit.
• Dostupnost úložiště z jakéhokoli zařízení.

Existují povinné GTD rituály?

Ano, je jich několik.

Shromažďování všech informací v košíku "Doručená pošta"

Existuje mnoho nástrojů pro sběr informací. To vše by ale mělo plynout do jednoho místa, se kterým budete dále pracovat.

Vyprázdnění koše doručené pošty

Jednou nebo dvakrát týdně budete muset zkontrolovat seznam doručené pošty a seřadit nashromážděné položky podle složek nebo zástupců. Tento rituál by se měl stát zvykem, který je tvořen srozumitelným algoritmem akcí a jejich systematickým opakováním.

Měli byste mít jednoduchý plán krok za krokem, jak každý týden vyčistit systém úkolů. Vytvořte si kalendář, ve kterém si označíte dny, kdy byly případy řešeny. Přidělte si cenu, pokud například za 30 dní alespoň 20 vyprázdníte doručenou poštu a vyškrtnete dny v kalendáři.

Revize seznamu prioritních akcí a seznamu „Někdy“, stanovení priorit

Při revizi seznamů je důležité správně stanovit priority a být realističtí ohledně svých silných stránek. To je nezbytné, abyste se nepřetěžovali zdrcujícími úkoly a netrpěli uvědoměním si své neefektivity.

Ničení nepotřebných košů

Často se při komunikaci s kolegy a partnery objevují nové poštovní schránky, dokumenty a seznamy.

Vaším úkolem je vše co nejvíce zautomatizovat, aby data proudila do složky Doručená pošta.

Může to být buď poštovní schránka, nebo elektronický plánovač. Pro automatizaci a přesměrování informací jsou vhodné služby IFTTT a Zapier. Košíků pro sběr informací by mělo být méně.

Jak pracovat s košíkem Inbox a třídit nahromaděná pouzdra?

Nejprve vytáhněte úkol, případ nebo informace z doručené pošty a odpovězte na otázku: „Co je to? Opravdu potřebuješ něco udělat?"

Pokud nemusíte nic dělat, máte dvě možnosti. Pokud jsou to odpadky, které již nejsou užitečné, vyhoďte je. Pokud je to užitečná informace, vložte ji do archivu. Měl by být strukturován podle kategorií a značek, aby bylo snadné najít to, co hledáte.

Pokud potřebujete s informacemi něco udělat, máte tři možnosti:

1. Vyplňte požadované. Pokud je akce důležitá a nebude trvat déle než 2-5 minut.

2. Delegovat na někoho. Pokud akce trvá déle než dvě minuty, zvažte, zda ji můžete na někoho delegovat.

Při delegování na někoho je třeba napsat následující:

• konečný výsledek;
• pracovní plán (cesta k cíli);
• termín dokončení úkolu;
• datum kontroly a výsledek, který pro ni musí být připraven (meziběžný nebo konečný).

3. Odložit do budoucna. Přitom uveďte:

• kýžený výsledek;
• nejbližší další akci, která má být provedena. Pamatujte: není možné dokončit projekt jako celek, můžete podniknout pouze konkrétní jednoduché kroky, které vás přiblíží konečnému výsledku;
• Uzávěrka. Pokud není přesný časový rámec, přidejte akci do seznamu „Někdy“.

Můžete si posílat zprávy a přijímat je ve stanovený den. K tomu se hodí jak „Google kalendář“s připomenutím na správný den, tak poštovní aplikace Boomerang, která vám pošle email v určitou dobu.

Jak si naplánovat práci?

Všechny práce lze rozdělit do tří kroků:

1. Realizace předem plánovaného. Mohou to být jak strategicky důležité věci, které vás přiblíží k vašemu cíli, tak rutina, kterou je prostě potřeba udělat.
2. Provádění práce, jak se neočekávaně objeví. To když během dne přicházejí úkoly od kolegů, manažerů, dopisy od klientů.
3. Plánování další práce: sestavování a revize seznamů, stanovení priorit. Tento bod by vám neměl trvat příliš dlouho, než budete plánovat kvůli plánování.

Praxe plánování případů a úkolů (memo book) je popsána v knize Davida Allena.

David Allen Poradce pro osobní výkon a řízení času, autor metodiky GTD Productivity

Na pamětní knihu potřebujete 43 složek: 31 označených čísly od 1 do 31, dalších 12 s názvem měsíců. Denní složky jsou od zítřka vkládány do popředí. Za složkou s číslem 31 je složka na další měsíc a za ní složky se zbytkem měsíců.

Obsah složky na další den se denně přesouvá do koše, poté se složka umístí za poslední z denních složek (jako by se přenesla do dalšího měsíce). Když uvolníte složku 31 pro aktuální měsíc, bude za ní složka s názvem nového měsíce, následovaná složkami se dny nového měsíce. Stejně tak složka s aktuálním měsícem, kdy uplynul, se přenese do dalšího roku.

V konkrétní složce musíte uložit dokumenty, které vyžadují konkrétní akce (formulář, který je třeba vyplnit, dopis k odeslání).

Aby systém fungoval, je třeba jej denně aktualizovat. Pokud zapomenete aktualizovat složku zítřka, nemůžete systému důvěřovat. Uniknou důležité informace, se kterými se bude muset vypořádat jiným způsobem.

Pokud odjíždíte na několik dní, musíte před odjezdem zkontrolovat složky na dny, během kterých budete nepřítomni.

Jak to zorganizovat v praxi s ohledem na moderní systémy plánování:

1. Místo památné knihy použijte organizér s úkoly na každý den a zadávejte do něj úkoly na aktuální den. Schůzky a záležitosti vázané na čas by měly být nejprve zaznamenávány a měly by být nastaveny upomínky tak, aby je systém upozorňoval předem.
2. Vytvořte soubor se seznamem úkolů na měsíc. Toto je seznam toho, co chcete během této doby stihnout. Případy do něj přidáváte v průběhu celého měsíce. Revize úkolů by měla probíhat jednou týdně. Když plánujete své nejdůležitější úkoly, rozložte týden po týdnu, abyste pochopili své priority. Budete je vykonávat v první řadě, jinak se bude celá doba věnovat drobným a neodkladným záležitostem.
3. Vytvořte soubor s plány na daný rok. Měl by být přezkoumán jednou měsíčně. Případy z tohoto souboru jsou převedeny do měsíčních plánů.
4. Udělejte si plány na rok na základě dlouhodobých cílů na 3–5 let. Tyto věci je lepší si naordinovat buď na konci roku, nebo na dovolené, kdy hlava není zatížená každodenními úkoly.

Tyto čtyři body nazývá David Allen přirozeným plánovacím systémem. Tento systém vám umožňuje pohybovat se směrem k cílům, které jsou pro vás důležité, a neztrácet čas rutinou.

Existuje univerzální plán, který lze použít k plánování jakéhokoli projektu?

Jistě. David Allen to nazývá model přirozeného plánování. Skládá se z několika kroků.

Krok 1. Cíl a obrázek ideálního výsledku

Definujte cíl nebo ideální konečný výsledek, představte si, že jste ho dosáhli.

Popište to se všemi kritérii úspěchu (peníze, lidé, uznání). Čím podrobněji popíšete konečný výsledek, tím silnější bude motivace, zejména ve chvílích, kdy potřebujete provést konkrétní akce, ale není na to čas.

Krok 2. Principy

Popište zásady, kterými se budete řídit, když dosáhnete svého cíle. Například: "Dám lidem plnou svobodu jednání, pokud… (zůstanou v rámci rozpočtu, dokončí projekt před konkrétním termínem)." Zeptejte se sami sebe: „Jaké činy mohou narušovat mé aktivity? Jak jim mohu zabránit?"

Principy jsou jasné a poskytují spolehlivé vodítko pro řízení činností.

Krok 3. Brainstorming

Brainstormujte a zapisujte si všechny různé nápady, které vás napadnou.

Klíčové principy brainstormingu:

• Nesuď;
• nezpochybňujte;
• nehodnotit;
• nekritizovat;
• myslet na kvantitu, ne na kvalitu;
• vedlejší analýza a organizace.

Krok 4. Plán projektu ve formě seznamu

Uspořádejte si výsledky brainstormingu do seznamu úkolů. Začněte plánovat na konci a propracujte se zpět. To vám usnadní plánování a identifikaci prvního kroku k vašemu cíli. Příklad plánování od konce:

Účel (ideální výsledek): Umím mluvit španělsky a rozumím lidem.

Proč je to: Chci komunikovat bez účasti překladatelů při obchodních jednáních se španělskými partnery a volně komunikovat s ostatními na dovolené ve Španělsku.

Kroky k cíli:

• Krok před dosažením cíle: Našel jsem rodilého mluvčího španělštiny a mluvil jsem s ním dvakrát týdně.
• Krok předtím: Složil jsem jazykovou zkoušku B1.
• O krok dříve: Složil jsem zkoušku odborné způsobilosti A1.
• Krok před tím: Osmkrát za měsíc jsem chodil na hodiny španělštiny a dokončil jsem všechny své domácí úkoly.
• Krok před tím: Přihlásil jsem se na kurz španělštiny a zaplatil si měsíc studia.
• Krok předtím: Shromáždil jsem informace o kurzech španělštiny a vytvořil srovnávací tabulku.
• První krok: Naplánoval jsem si v kalendáři čas, kdy budu sbírat informace o kurzech španělštiny.

Když tým pracuje na jednom úkolu a potřebuje uspořádat celý plán na jednom místě, je vhodné použít Ganttův diagram. První sloupec v něm jsou etapy na cestě k cíli, druhý sloupec odpovědné. Dále zde budou sloupce s časovým úsekem. Buňky budou obsahovat stav konkrétní fáze, například „Plánováno“, „Probíhá“, „Dokončeno“, „Odloženo“.

GTD a přirozený systém plánování se mohou zdát skličující. Když si ho ale přizpůsobíte pro sebe a začnete ho pravidelně používat, budete mít pocit, že je vše mnohem jednodušší, než se na první pohled zdálo.