Jak plánovat věci pomocí metody ALPEN a držet krok se vším

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

Time management s německou přesností.

Co je metoda ALPEN

Je to další způsob, jak si věci naplánovat tak, abyste měli na vše zaručeně čas a zároveň se z toho nákladu nezbláznili. Vynalezl jej německý profesor ekonomie a odborník na time management Lothar Seivert.

Autor metodu rozdělil do pěti složek. První písmena v názvech kroků se nakonec zformovala do německého slova ALPEN (v ruštině „Alpy“):

A - vytvoření seznamu úkolů (Aufgaben);

L - odhad požadovaného času (L änge schätzen);

P - plánování času vyrovnávací paměti (Pufferzeiten einplanen);

E - stanovení priority úkolů (Entscheidungen treffen);

N - shrnutí (Nachkontrolle).

Podstatou této metody je pochopit, které úkoly opravdu stojí za to věnovat čas a které lze nechat na později. Navíc buďte realističtí ohledně času, který budete muset strávit, a pamatujte, že práce bez přerušování je cestou k vyhoření.

Metoda ALPEN je v podstatě kombinací blokového plánování s Eisenhowerovou maticí z klasického time managementu.

Jak plánovat případy pomocí metody ALPEN

Udělat seznam

Zapište si všechny – všechny věci, které byste dnes chtěli udělat. Stačí si to zapsat: do papírového sešitu, sešitu nebo plánovače v telefonu.

Pokušení udělat si mentální seznam je samozřejmě velké, ale zdroje lidské „pracovní“paměti nejsou neomezené. Podle některých zpráv může současně uložit až čtyři úkoly nebo objekty.

Neztrácejte čas upřednostňováním věcí jako první – prostě si zapište, co vás napadne. Seznam se jistě ukáže jako děsivě působivý. To je v pořádku, mělo by to tak být.

Odhadněte, jak dlouho to trvá

Každý, kdo alespoň jednou zkusil věci plánovat, si téměř jistě šlápl na oblíbené hrábě nováčků v time managementu: sepsal si seznam 15 úkolů, ale nakonec neudělal ani polovinu, protože ty, jak se ukázalo, fyzicky se nevejdou do pracovního dne. V důsledku toho jsem se naštval a opustil všechny tyto nové techniky řízení času.

Abyste tomu zabránili, musíte pochopit časové náklady. Přemýšlejte o tom, kolik minut nebo hodin bude každý úkol na vašem seznamu trvat. Buďte co nejrealističtější. Stavte na minulé zkušenosti a nezapomínejte na své osobnostní rysy, pokud se například rychle unavíte nebo budete prokrastinovat. Je třeba mít na paměti, že všechny tyto záležitosti jsou pro vás, ne pro imaginárního nadčlověka.

Až budete s výpočtem hotovi, zapište si u každé položky odhadovaný čas.

Naplánujte si časy vyrovnávací paměti

Další častou chybou je plánování věcí jednu po druhé. Taková strategie za prvé nepočítá s tím, že si člověk potřebuje dělat přestávky, a za druhé vede k tomu, že všechny plány riskují, že se zhroutí kvůli jednomu malému zpoždění nebo vyšší moci.

Schůzka trvala o něco déle, než byl plánovaný čas, dodavatel zadal objednávku o něco později, někteří kolegové se opozdili, uvízli jste v dopravní zácpě, dítě se ve školce dlouho oblékalo - a to je vše, následující věci je třeba odložit, nebo dokonce zrušit a celý den překreslovat. To je obvykle velmi rozzlobené a frustrující.

Proto je důležité po každém úkolu zařadit do plánu tzv. buffer time, tedy takový, který ničím nezaměstnáváte.

Pokud se něco pokazí, tyto prázdné sloty vám pomohou vyrovnat se se zbytkem podnikání. A pokud nenastane žádná vyšší moc, využijete vyrovnávací čas k pauze: vypijte kávu, projděte se, přečtěte si knihu nebo jen v tichu seděli. Nakonec můžete tento čas věnovat dalším úkolům nebo osobním projektům.

Velikost vyrovnávacích bloků si musíte určit sami. V ideálním případě by podle metody ALPEN měly tvořit až 40 % pracovní doby.

Upřednostňujte úkoly

V této fázi je obvykle jasné, že vzhledem k požadovanému času a blokům ve vyrovnávací paměti je seznam úkolů, který si osoba sestavil jako první, fyzicky nemožné překonat za den. Proto je třeba upřednostnit a vybrat, které úkoly zachovat a které zrušit nebo přeplánovat.

K tomu je vhodný klasický nástroj - Eisenhowerova matrice. Podle něj jsou všechny úkoly ze seznamu podmíněně rozděleny do čtyř kategorií:

1. Důležité a naléhavé. Nejprve je třeba je řešit.
2. Důležité, ale ne naléhavé. Až se vypořádáte s první skupinou, můžete si na to vzít nějaký čas.
3. Naléhavé, ale nedůležité … Je lepší je delegovat nebo je udělat na třetím místě po důležitých, abyste se jim nevěnovali celý den a nespadli do pasti naléhavosti.
4. Ne naléhavé a nedůležité … Ty by měly být smazány, někomu předány nebo odsunuty na druhou kolej.

Váš seznam se tak výrazně zmenší a mnohem více se přiblíží realitě.

Shrnout

Na konci dne otevřete svůj denní plánovač a položte si několik otázek:

• Co se vám podařilo a co ne?
• Měli jste dostatek času na všechny naplánované úkoly?
• Odhadl jsem čas potřebný správně, nebo bych měl příště dát více?
• Byl v mém plánu dostatek vyrovnávacího času, abych kompenzoval vyšší moc a měl čas na odpočinek?
• Mám čas vyřizovat důležité i neodkladné záležitosti, abych nenarušil termíny, ale zároveň neuvízl v rutině?
• Co můžete udělat, aby pro mě byl plán příště pohodlnější?

Když na ně odpovíte, přeplánujte úkoly, které jste neřešili, na další den. A vytvořte nový plán s ohledem na „opravování chyb“.