6 důvodů, proč nic neděláte

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

Zjistěte, co přesně vás brzdí v produktivitě, a naučte se, jak se dostat z neustálého tlaku času.

1. Nemáte jasné priority

Čas je omezený zdroj, a pokud se pokusíte udělat vše najednou, samozřejmě nebude možné splnit plán. Síla vůle a disciplína vás nezachrání. Abyste se znovu a znovu neocitli v takové situaci, využijte rady slavného autora Stephena Coveyho:

Nedávejte přednost tomu, co je v plánu na daný den, ale plánujte na základě svých priorit.

Podívejte se do svého kalendáře nebo seznamu úkolů. Všechny body v něm mají svou hodnotu, ale ne všechny si zaslouží stejnou pozornost. Najděte mezi nimi prioritu. V první řadě jsou to úkoly, které vás přiblíží k důležitým cílům. Jedná se také o naléhavá opatření a případy, jejichž odmítnutí bude mít vážné následky.

Jakmile si určíte priority svých úkolů, sestavte svůj den tak, abyste to zvládli. Mějte na paměti, že je také nemožné zvládnout všechny důležité záležitosti najednou, takže si jich naplánujte maximálně tři denně a nechte si čas na jiné aktivity.

2. Zasahujete do sebe

Nepočítejte například čas vaší nejvyšší produktivity. Řekněme, že si brzy ráno stanovíte důležitý úkol, ačkoli víte, že v tuto hodinu máte potíže s myšlením. Nebo si neděláte přestávky, i když si všimnete, že po jedné a půl nebo dvou hodinách práce se už nemůžete soustředit (náš mozek je tak uspořádaný, že po určité době soustředění potřebujeme odpočinek). Nebo možná plánujete pracovat do hloubky v období, kdy jsou děti doma, nebo nevypínat zbytečná upozornění.

Řešením problému je sledovat svůj čas a energii. Zaznamenávejte pozorování do poznámkového bloku nebo použijte vyhrazený nástroj pro sledování času, jako je RescueTime. Po pár dnech si všimnete, ve kterých částech dne jste obzvláště produktivní a ve kterých jste na nule, kdy jste nejčastěji rozptýleni a kdy je pro vás snazší se soustředit. Myslete na to při plánování svého dne.

3. Používáte svůj kalendář neefektivně

Obvykle lidé spadají do dvou kategorií:

• Re-plánovači. Jejich úkoly se překrývají a připomínky schůzek, úkolů a přestávek se zobrazují každých 10 minut.
• Minimalisté. V kalendáři mají jen pár opakujících se událostí a spoustu volného místa. Vytváří klamný dojem, že času je hodně.

Oba tyto přístupy plánování jsou plné problémů. Re-plánovači mají tak nabitý program, že je nemožné najít místo pro nevyhnutelně vznikající nezvěstné. Takoví lidé navíc často neberou v úvahu chybu plánování, tedy zapomínají, že splnění úkolu zabere více času, než se původně myslelo. Minimalisté, kteří vidí bezplatný kalendář, také neefektivně alokují svůj čas a věří, že vše stihne.

Pokuste se najít střední cestu: vytvořte šablonu dne, která obsahuje prioritní úkoly, ale je zde prostor pro nepředvídané úkoly.

Pokud je například vaše maximální produktivita od 8:30 do 10:30, naplánujte si důležitou práci na tuto dobu a nechte další hodinu prázdnou. Během této doby si můžete odpočinout, zkontrolovat poštu, zavolat zákazníkům zpět nebo vyřídit něčí požadavek.

4. Používáte nesprávné nástroje plánování

Například kalendář by neměl být nacpaný drobnostmi, jinak bude příliš nepřehledný. Je lepší zaznamenávat malé úkoly nebo konkrétní kroky jednoho velkého úkolu do seznamu úkolů a připomenutí - na nálepku nalepenou na viditelném místě.

Pokud pracujete ve velkém týmu, nástroje založené na kanbanu, jako je Trello, se hodí pro sledování úkolů. Umožňují všem účastníkům sledovat pokrok a přijímat upozornění.

5. Necháte ostatní, aby řídili váš čas

To znamená, že souhlasíte čas od času, když jste pozváni na schůzku, požádáni o další práci nebo když se účastníte brainstormingu. To vše snižuje čas na věci, které jsou pro vás důležité.

Naučte se chránit svůj čas tím, že budete častěji říkat ne.

Samozřejmě byste neměli odmítat každou žádost nebo návrh, jen buďte selektivnější. Pak vaše výkonnost přestane trpět vaší zdvořilostí.

Odmítnutí neznamená, že chcete druhého urazit. Upřímně si řekněte, že zrovna nemáte čas, a pokud je nabídka zajímavá, hledejte pro ni místo v kalendáři.

6. Máte potíže s motivací

Bez ohledu na to, jak pečlivě plánujete, to samo o sobě nezaručuje, že úkol bude dokončen včas. Občas se stane, že pracovní podmínky jsou ideální, ale soustředit se prostě nejde. V důsledku toho pracujete se zaťatými zuby, pohybujete se pomalu a jste nervózní, protože se posunul celý rozvrh.

To je velmi častá situace a nemá smysl si nadávat, když se v ní ocitnete. Momentálně máte jen pokles motivace. Může to být způsobeno mnoha faktory: problémy v jiné oblasti života, únava, hojnost rutinní práce.

Zkuste získat zpět svou motivaci. Pamatujte, proč svou práci děláte, co vám dává, co na ní milujete. Udělejte si pauzu, abyste načerpali síly a starali se o sebe. Říkejte pozitivní afirmace. Ač se to může zdát zvláštní, autohypnóza skutečně pomáhá. Například: „Udělám dnešek úspěšným dnem“nebo „Nejsem dokonalý, a to je v pořádku.“