Jak trávit méně času e-mailem

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

Kontrola e-mailů se pro mnohé stala závislostí. Ale můžete se toho zbavit a zvýšit svou produktivitu.

Kontrola e-mailů je hodně podobná závislosti. Důvodů je několik.

• Stejně jako při sexu, hazardních hrách nebo užívání drog se v mozku při kontrole e-mailů uvolňuje hormon potěšení dopamin.
• Stále kontrolujeme naši doručenou poštu, protože chceme být aktuální a bojíme se, že něco zmeškáme.
• E-maily rozebíráme, abychom se mohli uvolnit a nedělat složitější věci.

Ale tento čas by se dal využít mnohem lépe. Kevin Cruz, autor knihy 15 Secrets of Time Management: How Successful People Do Everything, nabízí pět tipů, které vám pomohou zkrátit čas strávený e-mailem na polovinu.

1. Přidejte analýzu do svého plánu

Nekontrolujte svůj e-mail, ale zpracujte jej. Zacházejte s analýzou zpráv stejně jako s jakoukoli jinou prací. Naplánujte si to, přidejte si to do kalendáře a pak začněte. Cruz radí třídit poštu třikrát denně: ráno, odpoledne a večer.

Není důležité množství času stráveného prací s poštou. Někomu zabere analýza zpráv tři hodiny denně, jinému 30 minut. Hlavní věc je přistupovat k tomuto podnikání vědomě, jako k běžnému zaměstnání.

Kevin Cruz

2. Neposílejte každému kopii dopisu

Čím méně e-mailů odešlete, tím méně jich na oplátku dostanete. Zkuste tedy do kopie dopisu nevkládat tolik lidí. Včetně toho, nezaškrtávejte políčko „Odpovědět všem“.

Některým se podařilo snížit provoz e-mailů o 50 %, když se naučili dvakrát přemýšlet, než pošlou nový e-mail.

3. Filtrujte zprávy

Nastavte filtry, které umístí různé typy písmen do různých složek. Tímto způsobem můžete ztrácet čas pouze na skutečně důležitých zprávách a nebýt zavaleni zbytkem.

4. Přestaňte používat doručenou poštu jako seznam úkolů

Mnoho lidí si posílá zprávy s různými úkoly na později a přeměňují poštovní schránku na další seznam úkolů. Ale to jen poškozuje produktivitu.

Cruz navrhuje tento přístup. Když otevřete nový e-mail, nejprve se zeptejte sami sebe, zda jej můžete smazat. Pokud ne, zvažte, zda to můžete na někoho delegovat. Pokud to není možné, zjistěte, zda se s tím můžete vypořádat za méně než pět minut. Pokud ano, skvělé. Pokud ne, odložte dopis na později. Nenechávejte ho ale ve schránce, ale přeneste si ho do kalendáře a vyberte si konkrétní datum a čas, kdy to můžete udělat.

5. Sdělte svůj záměr ostatním

Prodiskutujte to se svými spolupracovníky, takže pro vás bude snazší dodržet plán. Řekněte svému šéfovi, že pro zlepšení vaší produktivity vypnete upozornění na nové e-maily a budete e-maily analyzovat pouze v určitých časech.

Dohodněte se také, jak vás lze kontaktovat v případě naléhavých záležitostí.

Když se snažíte zkrátit čas potřebný k práci s e-mailem, musíte změnit své návyky, a to je vždy těžké dosáhnout hned. Buďte prosím trpěliví a buďte připraveni si uvědomit, že není třeba trávit tolik času poštou.