Osobní Kanban: Jak se naučit dělat práci včas

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

To hlavní o japonské metodě organizace práce v otázkách a odpovědích.

Co je to za nesrozumitelné slovo – „kanban“?

Personal Kanban je interaktivní mapa vašeho zaměstnání. Jednou z nejběžnějších a cenově dostupných možností je lepicí deska, která vám pomůže udělat práci správně včas.

Samotné slovo „kanban“je z japonštiny přeloženo jako „billboard“. Přišel k nám ze závodu Toyota, kde se tak systém organizace výroby nazývá.

Jak vám lepící tabule pomůže dodržet termíny?

Umožňuje vám vidět to hlavní: jaké jsou vaše priority a čeho jste již dosáhli. Učí vás také nebýt roztěkaní v momentálně vedlejších, nedůležitých činnostech a nebrat si příliš mnoho závazků.

Asi je to všechno hodně těžké?

Ne. V systému kanban existují pouze dvě hlavní pravidla:

1. Musíte si představit svůj pracovní postup. To vám pomůže vidět vaši skutečnou zátěž a v případě potřeby ji změnit.
2. Musíte omezit počet úkolů, na kterých aktivně pracujete. Často pro ilustraci tohoto pravidla uvádějí příklad žongléra: čím více předmětů zvedne, tím vyšší je šance, že něco rozbije.

Vizualizace znamená vylepit tabuli s nálepkami?

Není nutné. Můžete použít jakoukoli možnost, která je pro vás vhodná: tabule, lednička s magnety, notebook, speciální aplikace atd. Hlavní věc je, že nakreslíte alespoň tři sloupce: To do, Doing, Hotovo. Je třeba je vyplnit nálepkami nebo nápisy, abyste kdykoli viděli, jak jste v tuto chvíli zaneprázdněni.

Můžete také přidat sloupec Nevyřízený pro úkoly, které nejsou naléhavé. Nebo jakékoli jiné sloupce, například „Odpočinek“(s úkoly „objednat si pizzu“, „zalyžovat“a podobně).

Funguje to jednoduše: při plnění úkolů přesouváte nálepky (nebo poznámky) z jednoho sloupce do druhého.

A co mi to dá?

Možnost získat účinnou zpětnou vazbu. Když nálepku přesunete do sloupce „Hotovo“, váš mozek dostane sladkost: úkol je splněn, můžete si odpočinout nebo začít nový.

Postupem času si vypěstujete zvyk začít nový úkol až po splnění toho předchozího. To znamená, že v ideálním případě nebudou žádné nedodělky.

Jak mohu určit, kolik úkolů mohu dokončit?

Empiricky. Začněte používat svůj osobní kanban a časem zjistíte, jaká je vaše „šířka pásma“. Může se měnit v závislosti na složitosti úkolů, vaší kondici a náladě. Vyberte minimum a poté laťku zvedněte.

To je mimochodem dobrá ochrana před vyhořením v práci. Naučíte se zvládat svou pracovní zátěž, aniž byste ohrozili svou kariéru.

Jak se osobní kanban liší od běžného seznamu úkolů?

Vizualizace, schopnost vidět konečný výsledek (kolik jste toho za den udělali) umožňuje provést analýzu, určit, které úkoly vás inspirují a které se plní obtížně (je lepší je provést jako první).

Běžný seznam úkolů není interaktivní, neposkytuje zpětnou vazbu, nezbavuje stresu, protože nestrukturuje pracovní den.

Jaké aplikace nahrazují nálepku?

Trello je bezplatná aplikace, která je skvělá jako nástroj pro budování vlastní práce a řízení malých projektů. Může být také použit pro školení, vizualizaci seznamu cílů a přání, opravy, plánování cest, výzkum a tak dále.

KanbanFlow vypadá jako Trello, ale ve skutečnosti ještě více odpovídá klasickému konceptu „kanbanu“. Aplikace kromě vytváření nástěnek a úkolů umožňuje sledovat čas strávený jejich plněním (používá se metoda Pomodoro).

Kanbanote je doplněk k oblíbené aplikaci Evernote, která vizualizuje seznamy úkolů.

Pokud se o tom chci dozvědět více, co bych si měl přečíst?

Jednou z nejoblíbenějších publikací je Personal Kanban: Mapping Work / Navigating Life od Jima Bensona a Toniana De Maria Barryho, která poskytuje základní znalosti o systému.

Jim Benson také provozuje blog, kde odpovídá na otázky a radí.