Jak nenarušit plány a dodržet termíny

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

Pamatujte na chybu plánování a nebuďte příliš optimističtí ohledně svých možností.

Pokud se vám někdy nepodařilo připravit se včas nebo splnit úkol včas, je dost možné, že jste se stali obětí chyby v plánování. Toto je jedna z nejčastějších kognitivních předsudků. Děláme tuto chybu, i když víme, že to v minulosti trvalo déle. Je to proto, že jsme příliš optimističtí ohledně našich schopností a podceňujeme pravděpodobnost nepředvídaných okolností.

Například dům bude postaven včas, pouze pokud se nezpožďují dodávky, dělníci nemají volno a je ideální počasí. Vždy existuje možnost, že se něco pokazí. Obvykle na to zapomínáme a dáváme si nemožné termíny. Ale pokud si zapamatujete tuto chybu myšlení, můžete se vyhnout negativním důsledkům. Blogger Thomas Oppon řekl, co je pro to třeba udělat.

1. Odolejte nutkání zabývat se pouze naléhavými záležitostmi

Rozptýlení a malé naléhavé úkoly podkopávají koncentraci téměř na půl hodiny a produktivita tím trpí. Váš úspěch proto závisí na schopnosti rozlišovat mezi naléhavými a důležitými úkoly.

Důležité je zřídka naléhavé a naléhavé je zřídka důležité.

Naléhavé záležitosti vyžadují okamžitou pozornost. Obvykle se jedná o telefonáty, schůzky, úkoly s termíny. Ty důležité pomáhají dosahovat dlouhodobých cílů a realizovat seriózní projekty. Bohužel je většinou odkládáme na později a řešíme neodkladné záležitosti. Dává to pocit produktivity, ale ve skutečnosti se neblížíme našim hlavním cílům.

Omezte čas, který strávíte nedůležitými naléhavými úkoly, jako je analýza pošty, a zaměřte se na důležité věci.

2. Rozdělte velké úkoly na malé kroky

Čím více bodů ve vašem projektu, tím větší šance, že se něco pokazí. Zvažte všechny kroky a vytvořte akční plán krok za krokem. Poté stanovte termíny. Na dokončení jednoho kroku si vyhraďte půl hodiny nebo hodinu. Pokud je úkol příliš velký a hodina nestačí, rozdělte jej na menší.

Takové krátké termíny vás donutí hledat nejproduktivnější způsob práce, abyste byli včas. Až budete hotovi, podívejte se na své výsledky. Jistě existují úkoly, které nelze splnit rychleji, a naopak úkoly, u kterých lze čas ještě zkrátit. Přemýšlejte a proveďte potřebné změny ve svém rozvrhu.

3. Použijte časovač na rajčata

Sledujte, kolik času trávíte určitými úkoly. To vám pomůže získat realistickou představu a překonat jakýkoli přehnaný optimismus v plánování. Technika rajčat funguje dobře pro sledování.

Podle ní je potřeba intenzivně pracovat 20, 30 nebo 40 minut a pak si dát krátkou pauzu. Intervaly jsou od sebe odděleny časovačem. Tato technika vám pomůže rozdělit velké, složité úkoly do zvládnutelných kroků. Jakmile začnete jeden interval, chcete dokončit práci, aniž byste byli rušeni něčím jiným.

4. Dejte si pozor na ty, kteří zasahují do vašeho času

Chraňte svůj pracovní čas. Neříkejte častěji. Pak se můžete soustředit na své vlastní úkoly a projekty místo toho, abyste jen odpovídali na požadavky jiných lidí.

Když říkáte ano ostatním, ujistěte se, že neříkáte ne sami sobě.

Spisovatel Paulo Coelho

Nenechte se vtáhnout do věcí, na které nemáte čas. Je těžké to odmítnout, ale je potřeba se to naučit kvůli vlastní koncentraci a klidu.

závěry

Cítíme se zavaleni chybami v plánování. Ale pokud problém odhalíte a opravíte včas, nebude to tolik bolet ten váš. Proto se nespoléhejte na subjektivní představu o tom, jak dlouho bude něco trvat. Změřte a porovnejte. Vzpomeňte si, jak se vaše plány minule shodovaly se skutečným stavem věcí:

• Co se povedlo a co se nepovedlo?
• Co můžete příště udělat jinak?

Sledujte svůj pokrok a rozhodujte se na základě těchto údajů.