"Pozor, kancelář!", Aneb Jak konečně dělat svou práci, když jsou všichni a všechno kolem proti

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

Moje zkušenost s prací v kancelářích – od redneck trading office v bytě místo kanceláře až po luxusní kancelář Yandex – byla téměř 8 let, a to jsem pochopil. Neustálé „práce je kancelář“je tak houževnaté, že je velmi těžké ho vymlátit z hlavy.

Myšlenka článku mě napadla poté, co jsem se rozhodl spočítat své zkušenosti s najatou prací v kancelářích a postavit ji proti stejné práci na dálku, které se držím a snažím se ji všemožně propagovat. Kancelářská práce je takovým soumrakem pracovního procesu, kterým se dnes brodíme jako Anton Gorodetsky v „Hlídkách“. A čím větší je zkušenost „kancelářského samuraje“, čím výše je dávána, tím volněji se v této neklidné vodě pohybuje a zvenčí vypadá šťastněji.

Starý kancelářský model

Podívejte se na televizní seriál Mad Men, který vypráví příběh reklamní agentury v době rozkvětu reklamního trhu v USA v 60. letech. Lidé tam pracovali v obrovských honosných kancelářích. Každý hodný měl hezkou sekretářku, která nahradila chytrý telefon a počítač kalendářem, správcem úloh, textovým procesorem, tabulkami, internetem a obecně vším, co dnes děláte sami. Měli také kanceláře, alkohol na pár kroků v kterékoli části kanceláře a mnoho dalších věcí, které dnes ztratily smysl.

Kancelář prošla transformací. Už nepotřebujete, aby si člověk pamatoval důležité věci, nezapomínal na schůzky a dělal jen svou práci. Pít během pracovního dne se stalo neslušným. Málokdo má kanceláře. Ale úřad samotný zůstal. Neustálé „práce je kancelář“je tak houževnaté, že je velmi těžké ho vymlátit z hlavy. To je problém nejen pro celoživotní top manažery korporací a „rudé ředitele“, ale i pro mladé startupy, které z nějakého důvodu hned utrácejí své první „seed“peníze za kancelář, nikoli za produkt nebo prodej.

Co dělat. Pokud jste nuceni pracovat v kanceláři a nést plnou tíhu povinností „kancelářského samuraje“, pak se vám níže uvedené tipy budou hodit.

Hlava "na gumičce"

Obecně se každý manažer neustále obává, že práce nebude hotová, a přítomnost zaměstnanců v kanceláři je pro něj velmi uklidňující. Jako chovná slepice sbírá svá „kuřata“a je klamán tím, že procesy probíhají, protože je blízko. To není pravda. Zaměstnanci stejně silně lajkují na Facebooku a sledují YouTube doma z tabletu, z toalety ze smartphonu nebo z pracoviště.

Co dělat. Je těžké změnit šéfa, ale můžete změnit komunikaci s ním: buďte otevřenější v reportování a jednoduše řekněte, co děláte. To vše sníží stres a udělá z něj méně „elastického“šéfa. Zahajte 5minutovou ranní schůzku, na které si řeknete, co dnes děláte a jak to večer skončí. Připomeňte si svůj týdenní plán úkolů. Požádejte o radu. Dejte mu pocit kontroly a on, pokud je to adekvátní člověk, se s vámi postupně začne „dostávat“.

Takové věci pak stačí převést do ranních Skype hovorů a třeba přesvědčit svého manažera, že je pro vás pohodlnější úkoly plnit doma. To se mi opakovaně podařilo realizovat.

Firemní kultura a úřední hodiny

Touhu zatáhnout zaměstnance do kanceláře si mnoho lidí vysvětluje přítomností jakési „firemní kultury“. Zde je klasická definice firemní kultury „podle knihy“.

Firemní kultura je soubor hodnot, norem a vzorců chování převažujících v organizaci, které určují smysl a model činnosti zaměstnanců bez ohledu na jejich úřední postavení a funkční odpovědnosti.

Ani slovo o kanceláři, o poloze stolů, o "od 9 do 6", o schůzkách s kýmkoliv po celé dny. Firemní kultura je ve skutečnosti to, jak chápete své poslání a účel toho, co děláte, jak mluvíte s klientem, jak eticky se chováte a jak se dojem z vaší společnosti zvenčí shoduje s tím, co se děje uvnitř. Mezi tím, proč vás tlačí do kanceláře, a tím, jaká firemní kultura skutečně je, není nic společného. Žádné dopravní zácpy a hněv z jízdy metrem během dopravní špičky nepomáhá budovat právě tuto firemní kulturu. Sedět od 9 do 6 není firemní kultura. Poflakování se s kolegy až do noci v Counter Strike nebuduje firemní kulturu. Nestaví její pivo a pizzu. Jsou to jen lidské vztahy, ale ne kultura. A rozhodně ne firemní kultura.

Co dělat. Pokud chcete trvale nebo pravidelně pracovat na dálku, neberte frázi: „To je naše firemní kultura“jako důvod odmítnutí. Když mi to říkají, slyším něco jako: „Já ti prostě nevěřím a chci se o tebe postarat. Ale nebojte se, nejen pro vás, ale pro všechny zde. Takže čekám v 9:00 a žádné zpoždění! Můžete se pokusit vybudovat důvěru svými úspěchy a důslednou, včasnou komunikací, ve které jste iniciátorem vy, nebo okamžitě opustit místo, kde vám tolik nedůvěřuje.

Hluk a rozhovory kolegů

Čím otevřenější a dobrosrdečnější jsou vaši kolegové, tím více s vámi sdílejí své zkušenosti. Mluvit o práci na nich má menší podíl. Přiznám se, že mi to opravdu brání v práci. Někdo je neuvěřitelně rozzuřený. Zeptal jsem se.

Co dělat. Přiveďte neformální diskuse do skupinového chatu, jako je Telegram, Skype nebo Slack. Zakázat upozornění na všechny zprávy a povolit je pouze v případech, kdy je uvedeno vaše jméno (umožňují vám to všichni poslové, které jsem uvedl). Zvykněte si s vámi komunikovat na odložené bázi a přeneste všechny diskuse na společný oběd nebo večer po práci (pokud nemáte zajímavější hodiny). Nejde jen o objednávání spojení, ale také o další krok k práci na dálku do budoucna.

Oběd nebo pracovní oběd

Navzdory tomu, že se doporučuje večeřet více než jednomu, já to dělám raději takto. Důvodem není to, že by mě nezajímalo, o čem mí kolegové mluví, ale to, že opravdu potřebuji přemýšlet o první polovině dne a rozhodnout se, co budu dělat ve druhé. Tuto hodinu si vždy nechám pro sebe. Občas udělám výjimky, když mám chuť diskutovat o novém filmu nebo něčem jiném. Hlavním problémem kancelářských pracovních obědů je ale to, co jíte, s největší pravděpodobností něco, co včera někdo v restauraci nedojedl a dnes vám to přinesli v podobě řízků nebo hodgepodge. nevěříš mi? Zeptejte se restauratéra, kterého znáte, nebo někoho, kdo pracoval ve veřejném stravování.:) A také kancelářský oběd se málokdy vejde do vyhrazené hodiny a cesta tam a zpět, čekání na jídlo, placení a jen hromadná sbírka za to zabere moc času.

Co dělat. Pokud jste stále v kanceláři, rozvíjejte své návyky a dodržujte je. A také vězte, že oběd při práci doma většinou vždy trvá méně než hodinu, i když si tento oběd připravíte sami. Vaření špaget trvá 15-20 minut, zeleninová polévka 20 minut, kuřecí sendvič 10 minut. A to vše jsou dnešní čerstvé potraviny, navíc 2-3x levnější a chutnější.

Nepohodlný nábytek, spotřebiče a tak dále

Pouze seriózní společnosti si mohou dovolit koupit pro vás ergonomickou židli, pohodlný stůl a dobrou technologii. Ve většině mých děl to byly rozbité židle, které dostane každý nováček (to nejlepší si vždycky vezmou staromilci, než přijdete), počítače, které mě štvaly svou ošklivostí a přítomností Windows na nich…

Co dělat. Kupte si za své peníze pohodlné křeslo do kanceláře. Proč roky trpíte strašným nábytkem, pokud jsou to vaše záda a vaše tělo? Jak si toto trápení vysvětlujete? Nabídněte svůj pohodlný notebook jako kancelářský počítač: VPN, šifrování HDD / SSD a další zajistí, že si ho společnost vezme domů. Tím prokážete svou loajalitu a také získáte hotový nástroj pro práci z domova – další krok k práci na dálku. A nešetřete na domácí kanceláři a nakupujte tam to nejlepší. Dělám to vždycky.

Návštěvníci a čas strávený jejich přijímáním

Pokud jste pracovali s velkou společností jako dodavatel a navštívili tyto monstrózní kancelářské budovy, pak víte, jak dlouho to trvá. Obvykle to probíhá takto:

1. Do obchodního centra se dostanete dopravními zácpami.
2. Hledáte parkování na dalších 15–20 minut.
3. Čekáte v hale obchodního centra, dokud nedostanete propustku nebo zavoláte osobě, která vás pozvala.
4. Pak počkáte, až sejde dolů, aby vás vyzvedl. Někdy to může trvat 10-20 minut nebo více.
5. Jste usazeni v zasedací místnosti, nabízí se vám káva / čaj / whisky a v tuto chvíli jsou shromážděni všichni zúčastnění. A ne vždy jsou na svém místě. Stává se, že nadešel čas schůzky a někdo je na jiné schůzce nebo na obědě a všichni na něj čekají.
6. Samotné setkání.
7. Posouvání.
8. Položky 1 a 2 jsou v opačném pořadí.

Taková setkání mohou skutečně trvat půl dne!

Co dělat. Na harmonogramu takových schůzek se s klienty předem dohodněte. Snažte se udržet klienta součástí procesu a nenechávejte ho nervózně čekat na termín. Sám vás vtáhne dovnitř a ven. Pozvěte ho do svého systému projektového řízení jako pozorovatele. Umí to například Bitrix24, Basecamp nebo jednoduše sdílený a pravidelně aktualizovaný dokument Google Docs, ve kterém si můžete povolit emailová upozornění. Nechte na něj dopadnout proud dopisů, který ukazuje, že všichni jsou maximálně soustředěně zaneprázdněni jeho projektem. Nechte to jít na Dropbox, nechte to žít s vámi virtuálně. A pamatujte, že pokud vy a váš tým dokážete správně nastavit práci s nervózním vzdáleným zákazníkem, pak je dělat to uvnitř vaší společnosti triviální záležitostí.

Setkání a mozkové bouře

Lidé jsou jako firmy – mají spoustu průlomových nápadů, ale z nějakého důvodu všechny leží ve skříni. Ale jak lidé, tak společnosti jsou posedlí vytvářením stále nových a nových nápadů namísto realizace těch, které byly vynalezeny již dávno. K tomu manažeři neustále organizují schůzky a diskuze, chtějí s vámi neustále o něčem mluvit a něco probírat v různých konfiguracích. Neviděl jsem nic hloupějšího a neefektivnějšího než setkání s celou společností nebo celým oddělením za účelem „vymyslet něco nového“nebo „sdílet zkušenosti“. To je opravdu skutečná katastrofa. Nepořádek, odpadky a nesmysly.

Co dělat. Sdílení nápadů nemá s těmito setkáními nic společného. Velmi drahé, mimochodem, pokud spočítáte hodiny strávené všemi přítomnými. Například v reklamních agenturách existuje něco jako „kreativní pár“. To je, když si sednou 2-3 lidé (obvykle je konfigurace: "nudný manažer a kreativec" nebo "nudný manažer a pár kreativců"), aby vytvořili nápady. Jedná se o vyladěný proces, který netoleruje zbytečné lidi nebo nedej bože celou společnost či oddělení. Nápady lze generovat i během Skype hovoru a páry se nemusí scházet v kanceláři. Obecně mějte přehled o vynalezených a realizovaných nápadech. Položte otázky týkající se realizace právě těchto nápadů a ujměte se jejich realizace. Toto je nezávislá práce, která vyžaduje plné soustředění, a nejhorší místo na světě, kde se to dělá, je kancelář s jejím pohybem.

Spolupráce s jinými kontinenty

Pokud spolupracujete s evropskými partnery, pak je vše trochu jednodušší – časový posun není výrazný a nepřináší úpravy vaší práce. Pokud pracujete s USA, Austrálií nebo asijskými zeměmi, pak může být rozdíl až několik hodin, nebo „my máme den, oni noc“. To bude vyžadovat, abyste s lidmi komunikovali brzy ráno nebo pozdě večer.

Co dělat. Opět není příliš jasné, proč musíte spěchat nebo opustit kancelář v 7:00 ráno nebo ji opustit ve 23:00 nebo později. Ráno jsem takové telefonáty z domova a tam pokračoval ve svém podnikání – nechtěl jsem ztrácet čas na cestách přes den. Pokud máte večerní hovor, naplánujte si, že to uděláte z domova a až skončí, budete už doma a nebudete se k němu muset v noci dostat. Pokud váš šéf argumentuje „telefon je v kanceláři!“, řekněte mu o SIP telefonii nebo najděte jiné přijatelné řešení. Většina dnešních komunikačních systémů má webové brány, otevřené protokoly a lze k nim přistupovat z počítače nebo chytrého telefonu. Západní kolegové ochotně skočili na Skype, Google Hangout nebo WebEx, pokud jsem je o to požádal. Bezpečnostní politika je skvělá, ale každý má chytré telefony.:) A pokud vám budou potřebovat něco prodat nebo vyřešit problém, budou tam, kde je požádáte.

Systém osobních souborů GTD

Žádný chaos nevytváří řád. Pokud chcete mít věci hotové a uklizené, pak není nic lepšího než GTD systém. Nechte kolem zuřit hurikán, ale na vaší frontě bude po večerech naprostý pořádek a prázdná hlava a také důvěra, že máte vše pod kontrolou.

Co dělat. Nainstalujte si Todoist nebo Omni Focus, pokud vaše pracovní kniha nesplňuje požadavky GTD. Pochopte tento systém a nechte jej pracovat pro vás. Přemýšlení a mluvení o práci z domova by mělo začít důvěrou mezi vámi a vaším šéfem. Pokud do sebe nerýpete, pokud máte vždy vše pod kontrolou, tak dohled nepotřebujete. To znamená, že můžete pracovat kdekoli.

Celkový

Doufám, že jsem vás dokázal přesvědčit, že stojí za to zkusit pracovat na dálku – i když ne všech 5 dní v týdnu, ale jen 1-2 dny. Pokud jste pastýř, začněte respektovat zaměstnance, kteří jsou požádáni, aby pracovali z domova. Vytvořte s nimi plán přechodu. Pokud jste podřízení, pak buďte trpěliví a začněte s osobními transformacemi.

Přijměte, že je to dlouhá cesta před námi.

Musíte umět pracovat na dálku. Nikdo neví, jak to jen tak udělat. Jak číst, plavat nebo řídit auto - musíte se naučit!

Pokud je vám téma práce na dálku blízké nebo je to váš sen, pokud jste plni pochybností, pak se chci podělit o své zkušenosti a mnoho praktických tipů. A pokud vám téma office a práce na dálku není lhostejné, nebo chcete téma šířit dál, pak sdílejte tuto publikaci na Twitteru nebo Facebooku.