Jak správně delegovat pracovní úkoly

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

Kategorické příkazy, nevšímavost vůči zájmům zaměstnanců a nedostatek vděčnosti nejsou tím nejefektivnějším přístupem k rozdělování úkolů v týmu.

Dobrý vůdce není ten, kdo vše nese na svá bedra, ale ten, kdo dokáže sestavit silný efektivní tým a kompetentně rozdělit odpovědnosti, včetně těch neplánovaných.

Delegování, tedy delegování úkolů z jednoho zaměstnance na druhého, pomáhá zvýšit míru angažovanosti v týmu a manažeři, kterým se to podaří, přinášejí svým firmám v průměru o 33 % vyšší tržby než ostatním.

Ale říkat „udělej to“je špatné. Objednávkový tón, špatně naplánovaný úkol, nedostatek vysvětlení – to vše může způsobit odmítnutí a ve výsledku skončit s ne nejlepším výsledkem.

Expertka Harvard Business School Lauren Landry hovořila o pravidlech, která pomohou efektivně delegovat a zlepšit výkon.

1. Posoudit schopnosti zaměstnanců

Jsou úkoly, které nelze delegovat. Jsou například nedílnou součástí vašich povinností. Nebo jiný zaměstnanec nemá znalosti a kvalifikaci k provádění takových úkolů. Nebo jsou naopak mnohem jednodušší než ty, které obvykle dělá. Například žádat obchodního manažera nebo auditora, aby našel mistra na opravu kancelářského kávovaru, by bylo mírně řečeno nevhodné.

Obecně platí, že než někomu něco svěříte, měli byste se sami sebe zeptat:

• Vyrovná se člověk s tímto úkolem? Má dostatek času nebo mu to bude překážet v dalších povinnostech?
• Bude mít zaměstnanec dostatek znalostí a dovedností? Nebo ho musíte tak dlouho aktualizovat, aby bylo snazší to udělat sami nebo najít jiného odborníka? Řekněme, že potřebujete vypracovat zprávu o práci týmu na projektu, ale kolega, kterému to chcete svěřit, to nikdy neudělal, což znamená, že podnik půjde pomalu, se skřípáním a vy můžete muset všechno předělat.
• Pomůže tento úkol zaměstnanci zlepšit některé dovednosti, získat zkušenosti? Je to volitelné, ale bylo by to hezké.
• Existuje zaměstnanec, který to zvládne lépe?

2. Snažte se vyhovět všem zájmům a potřebám

Například potřebujete zorganizovat teambuilding pro celý tým, ale na to není žádný speciální zaměstnanec. Ale je tu člověk, který je silný v komunikaci a rád by získal zkušenosti s pořádáním akcí, školeními a personálním managementem. Tento úkol mu můžete nabídnout.

Nebo firma dočasně zůstane bez SMM specialisty, ale je tu někdo, kdo se dobře vyzná v algoritmech sociálních sítí a nevadilo by mu zkusit marketing.

Samozřejmě to není vždy možné. Jsou nudné úkoly, které nikdo nemá rád. Přesto nebude zbytečné kriticky hodnotit tým a přemýšlet o tom, komu by nové zadání mohlo prospět.

3. Nastavte úkol správně

Při oslovování zaměstnance vysvětlete, proč mu chcete úkol svěřit, jak může být užitečný pro firmu i pro něj osobně. Určitě ho pochválte a vyjmenujte jeho přednosti, které ovlivnily váš výběr. Být zdvořilý.

Řekněte nám o zadání podrobně. Mějte jasný cíl a časový plán. Poskytněte všechny požadované dokumenty a další informace. Bude velmi dobré, když budou všechny potřebné materiály přehledné a strukturované, aby zaměstnanec nemusel trávit mnoho hodin zjišťováním, co je co.

4. Zajistěte normální komunikaci a příjemnou atmosféru

Dejte dotyčnému vědět, že jste vždy připraveni pomoci, navrhnout, odpovědět na otázky. Upozorněte, že pokud to z nějakého důvodu nezvládne nebo zmešká termín, bude si s vámi moci promluvit a společně něco vymyslíte.

Zeptejte se, co potřebuje k dokončení úkolu. Možná mu budete muset poskytnout další informace nebo ho například uvolnit z aktuálních událostí.

Je důležité zůstat přátelští, aby vás zaměstnanec opravdu neváhal kontaktovat, pokud se něco pokazí.

5. Buďte na bezpečné straně

Když dokončíte úkol sami, máte situaci zcela pod kontrolou. Pokud se úkolu ujme někdo jiný, může nastat milion problémů, které mohou mít za následek špatné výsledky nebo nedodržení termínů.

Předem si promyslete, co budete dělat v případě nepříznivého vývoje událostí. Buďte připraveni převzít úkol sami nebo jej rychle zadat někomu jinému.

Zkuste tyto situace brát ne jako selhání, ale jako zkušenost, která vám pomůže lépe porozumět vašemu týmu, jeho schopnostem a úrovni organizace.

6. Buďte trpěliví

Ano, jsou věci, které je rychlejší udělat sám, než někoho svěřit a pak trávit čas odpovídáním na otázky a sledováním výsledku.

Je důležité si uvědomit, že nejste lidský orchestr a pro efektivní práci potřebujete rozvíjet svůj tým, dát zaměstnancům příležitost dělat něco nového, stát se kompetentnějšími, učit se, a to i ze svých chyb.

To znamená, že musíte být trpěliví, pokud někdo klade příliš mnoho otázek nebo se s úkolem vyrovnává pomaleji, než jste očekávali.

7. Dejte zpětnou vazbu a požádejte o ni

Po dokončení úkolu nezapomeňte zaměstnanci říci, jak hodnotíte jeho práci: co se vám líbilo a za co jste připraveni ho pochválit, jaké body by se daly zlepšit, co je třeba pro to udělat a na co si dát pozor. budoucnost.

Buď správný. Bezdůvodně nenadávejte, nezvyšujte hlas, neznehodnocujte ani nekritizujte. Určitě začněte pochvalou a pak jemně mluvte o tom, na čem je potřeba zapracovat.

Pokud byl úkol pro daného člověka nový a obtížný, zeptejte se ho, jak na něm pracoval. Co bylo snadné a co ne, co bylo zajímavé a co se naopak nelíbilo, jak sám hodnotí výsledek, co by chtěl zlepšit a jak to plánuje udělat.

8. Nezapomeňte poděkovat

A to nejen jeden na jednoho, ale i veřejně, zvláště pokud úkol nebyl snadný. Pochvalte toho člověka před celým týmem, dejte mu den volna navíc, označte ho za nejlepšího zaměstnance, pokud to firma praktikuje.

Také byste si neměli přivlastňovat plody práce někoho jiného. Namísto slov „organizoval jsem teambuilding“nebo „připravoval jsem zprávu“je lepší zdůraznit, že jste vše připravovali společně a váš kolega hodně pomohl. Lidé oceňují, že jsou uznáváni za své zásluhy, díky čemuž jsou více angažovaní a loajální vůči společnosti.