Úryvek z knihy specialisty na produktivitu, který na sobě vyzkoušel techniky koncentrace a vybral ty nejúčinnější.
Jak každých 5 minut přestat rozptylovat a soustředit se na důležité úkoly
Hyperfocus je schopnost věnovat svůj čas a pozornost jedinému problému nebo projektu. V Hyperfocus: How I Learned to Do More with Less Time Chris Bailey vysvětluje, kolik věcí si na den naplánovat, aby byly věci úspěšně hotové, jak vybrat ty nejdůležitější úkoly ze seznamu úkolů a jak odstranit jakékoli rušivé vlivy.
Hyperfocus implikuje mnoho věcí současně: je to vědomý stav, kdy se nerušíme, rychle obnovujeme koncentraci a zcela se ponoříme do práce.
Zveřejňujeme výňatek z kapitoly 3, Síla hyperfokusu, která vysvětluje, jak vstoupit do stavu hyperfokusu a vybrat správné zaostření, na které se zaměřit.
Čtyři stupně hyperfokusu
V každém okamžiku jste zaměřeni buď na vnější prostředí, nebo na myšlenky ve vaší hlavě, nebo na obojí zároveň. Pokud vám jde pouze o vnější prostředí, znamená to, že žijete v režimu autopilota. Do tohoto stavu se dostanete při čekání na semafor nebo nekonečném přepínání mezi stejnými aplikacemi na vašem smartphonu. Pokud jste zaměstnáni pouze svými vlastními myšlenkami, pak jste ponořeni do snů. To se může stát, když se rozhodnete jít bez telefonu, o něčem přemýšlíte ve sprše nebo si půjdete zaběhat.
Abyste se dostali do stavu hyperfokusu, musíte se napojit na vlastní myšlenky a na vnější prostředí a vědomě to vše směřovat k řešení jednoho problému.
Hyperfokus v tomto ohledu předchází stavu, který Mihai Csikszentmihalyi nazývá „flow“– kdy jsme zcela ponořeni do svého podnikání a čas letí mnohem rychleji. Jak vysvětluje Csikszentmihalyi ve své knize Flow, v tomto stavu „vše ostatní se nám zdá nepodstatné“. To je další důvod, proč je naprosto nezbytné zaměřit se pouze na jednu věc: šance na vstup do proudových stavů exponenciálně rostou, když o naši omezenou pozornost nesoupeří více objektů. Hyperfocus je proces, který nás přivádí do proudu.
Jak vstoupit do stavu hyperfokusu
Podle vědeckých výzkumů, když se soustředíme, procházíme čtyřmi fázemi. Nejprve jsme soustředění (a produktivní). Pak, pokud my sami nepřejdeme na něco jiného a pokud nám nebudou překážet, myšlenky se začnou rozcházet. Ve třetí fázi si všimneme, že přemýšlíme o cizích věcech. Do tohoto okamžiku může trvat dlouho, zvláště pokud nemáme ve zvyku pravidelně kontrolovat, co zaplňuje prostor pozornosti. (Průměrně si všimneme, že myslíme na cizí věci, asi pětkrát za hodinu.) A ve čtvrté fázi se vracíme k původnímu objektu pozornosti.
Čtyři stupně hyperfokusu jsou založeny na tomto diagramu.
Chcete-li vstoupit do stavu hyperfokusu, musíte:
Vyberte si produktivní nebo smysluplný objekt pozornosti.
Odstraňte co nejvíce vnějších a vnitřních rušivých vlivů.
Zaměřte se na vybraný objekt pozornosti.
Neustále se k tomuto předmětu vracejte a znovu se na něj soustřeďte.
Rozhodnutí o tom, na co se plánujeme zaměřit, je nejdůležitějším krokem, protože čím produktivnější a smysluplnější je úkol, tím produktivnější a smysluplnější se stanou vaše činy. Pokud se například rozhodnete zaměřit na školení nového zaměstnance, automatizaci opakující se činnosti nebo brainstorming při uvedení nového produktu na trh, budete nekonečně produktivnější než práce v režimu autopilota.
Stejná myšlenka platí i v domácím kruhu: čím smysluplnější je objekt vaší pozornosti, tím smysluplnější je celý váš život. Výhody hyperfokusu sklízíme formováním velmi jednoduchých záměrů – například plně se ponořit do rozhovoru s milovanou osobou nebo si co nejvíce užít rodinnou večeři. Více se učíme, více si pamatujeme a lépe analyzujeme své činy. Výsledkem je, že náš život dostává větší smysl.
Prvním naprosto nezbytným krokem k hyperfokusu je záměr, který musí předcházet pozornosti.
Dalším krokem je odstranit co nejvíce vnitřních a vnějších rušivých vlivů. Existuje jednoduchý důvod, proč se jim stáváme obětí: v určitém okamžiku se rozptýlení stávají atraktivnějšími objekty pozornosti než věci, které skutečně musíme dělat. To platí jak v práci, tak doma. Upozornění na nová písmena, která se objeví v rohu monitoru počítače, nás obvykle svádí víc než práce, kterou děláme v jiném okně, a televize za zády partnera v hospodě se stává atraktivnější než samotný rozhovor.
S rušivými vlivy je mnohem snazší se vypořádat předem - ve chvíli, kdy se objeví, je často pozdě bránit proti nim své záměry. Rovněž je třeba neutralizovat rušení – včetně svévolných (a někdy i trapných) vzpomínek a myšlenek, které se nám vynořují v hlavě, když se snažíme soustředit, mentální odolnost vůči neatraktivním úkolům (jako je podání daňového přiznání nebo úklid garáže) a prostě nutkání přemýšlet o různých věcech, když bychom se chtěli soustředit na jednu.
Za třetí, hyperfokus je možný, když se soustředíme na vybraný objekt pozornosti po předem stanovenou dobu. To znamená, že máme plán ponořit se na určitou dobu do práce, což je pro nás pohodlné a zároveň možné. Čím pečlivěji pracujeme na prvních dvou fázích, tím lépe a jistěji se s úkolem v této fázi vypořádáme.
Konečně, za čtvrté, je potřeba hyperfokus, aby se pozornost vrátila k původnímu objektu, když mysl začne bloudit. Toto tvrzení zopakuji více než jednou, protože patří k nejdůležitějším myšlenkám této knihy: podle výzkumů se naše myšlenky rozptýlí do stran ve 47 % případů. Jinými slovy, pokud jsme vzhůru 18 hodin, tak během pouhých osmi z nich jsme ponořeni do aktuálních úkolů. Je normální, že myšlenky odcházejí stranou, ale je důležité je vrátit, abychom mohli věnovat čas a pozornost předmětům, které jsou před námi.
Navíc návrat k aktuální úloze po přerušení nebo přerušení trvá 22 minut. A pokud jsme sami rozptýleni nebo vyrušeni, pak nám trvá již 29 minut, než se vrátíme k práci na původním úkolu.
Čím častěji budeme vyhodnocovat, co přesně zabírá prostor pozornosti, tím rychleji se můžeme vrátit zpět na trať.
Ale s tím si zatím moc nedělejte starosti – podrobně to probereme později.
Myšlenku hyperfokusu lze shrnout do jedné věty: při práci zaměřte pozornost na jeden důležitý a komplexní objekt.
Výběr toho, na co se zaměřit
Pozornost bez záměru je plýtvání energií. Pozornosti musí vždy předcházet záměr – navíc jsou dokonale nakombinované. Jakmile zformulujete svůj záměr, můžete se rozhodnout, jak naložíte se svým časem; soustředěním se na úkol jsme schopni se s ním efektivně vypořádat. Nejlepší způsob, jak být produktivnější, je vybrat si, čeho chcete dosáhnout, než začnete.
Při formování záměrů je důležité mít na paměti, že ne všechny pracovní úkoly jsou si rovny. Někteří mohou dosáhnout neuvěřitelných výsledků v každé strávené minutě. To zahrnuje cíle, jako je plánování hlavních úkolů, které chcete během dne splnit, zaškolení nového zaměstnance, který se k týmu připojil před měsícem, a práce na knize, kterou píšete několik let. Tyto úkoly spadají do „nezbytných“a „zaměřených“kategorií, o kterých jsme hovořili v kapitole 1. Je snadné spojit práci v těchto sektorech se zbytečnými a rušivými činnostmi, jako je navštěvování zbytečných schůzek, čtení kanálů na sociálních sítích a neustálá kontrola e-mailů. uvidíte, co je produktivnější. Pokud si nevyberete, na kterých sektorech budete trávit čas, aktivuje se režim autopilota.
To neznamená, že se nemůžete nějak dostat ze situace v režimu autopilota. Tím, že budete reagovat na všechny pracovní úkoly, které přicházejí, můžete většinu z nich udržet pod kontrolou a zůstat dostatečně produktivní, abyste nepřišli o práci. Autopilot ale neumožňuje velký pokrok v práci. Mám podezření, že nejste placeni za to, že jako třídič pošty posíláte dopisy, konverzace a zprávy v messengerech správným směrem, jak přicházejí. Někdy to musíme udělat, stejně jako reagovat na příchozí nepředvídané požadavky. Ale kdykoli je to možné, měli byste si aktivně vybírat, čemu chcete věnovat čas a pozornost.
Po prozkoumání pozornosti a záměru v průběhu let jsem vyvinul několik každodenních cvičení, která vám pomohou stanovit si cíl. Tady jsou tři moje oblíbená cvičení.
1. Pravidlo tří
Pokud jste již obeznámeni s mými texty, lze tuto sekci pravděpodobně vést diagonálně. Pokud ne, dovolte mi představit Pravidlo tří. Začněte svůj den výběrem tří úkolů, které chcete do večera splnit.
Potřebujeme seznam úkolů, abychom upřesnili nadcházející akce, a tyto tři záměry je třeba nasměrovat k nejdůležitějším úkolům.
Dělám to každé ráno od té doby, co jsem o tomto pravidle před lety slyšel od Jay Dee Meiera, ředitele pro digitální transformaci Microsoftu. Pravidlo vypadá zdánlivě jednoduše. Určení všeho na začátku dne
tři hlavní úkoly pro vás, dosáhnete několika cílů. Vy rozhodujete, co je nyní důležité a co není důležité – omezení stanovená pravidlem ukazují, na čem vám záleží nejvíce. Kromě toho vám toto pravidlo během dne poskytuje určitou flexibilitu. Pokud je nabitý schůzkami, může to určit jejich objem a obsah a volný den může být věnován důležitějším a méně naléhavým záležitostem. Pokud nastanou nepředvídatelné okolnosti a projekty, bude možné přehodnotit pořadí nových a stávajících plánů. Vzhledem k tomu, že tyto tři úkoly dobře zapadají do prostoru pozornosti, můžete si relativně snadno vzpomenout na své původní záměry.
Mějte své tři hlavní úkoly na očích – zapisuji si je na velkou tabuli ve své kanceláři nebo, pokud nejsem pryč, nad seznam úkolů pro den, kdy se OneNote synchronizuje mezi mými miniaplikacemi. Mohlo by se vám hodit, když si na týden stanovíte tři úkoly a také si vyberete tři denní nepracovní úkoly, jako je nemyslet na práci během večeře, jít večer do posilovny nebo sbírat účtenky do daňového přiznání.
2. Úkoly s maximálním dopadem
Druhým pravidlem při určování záměrů, které mi hodně pomáhá, je rozhodnutí, které věci na mém seznamu úkolů mají největší dopad.
Pokud jste zvyklí dělat si seznam úkolů (a vřele to doporučuji a níže vám řeknu, jak to může být užitečné), zamyslete se na chvíli nad důsledky každého z nich, ať už krátkodobých nebo dlouhodobých -období. Hlavní úkoly na tomto seznamu jsou ty, které povedou k nejvýznamnějším pozitivním výsledkům.
Co se změní ve světě – nebo ve vaší práci a životě, pokud si uděláte čas na dokončení každého z bodů? Jaký úkol, jako je shozené domino v dlouhé řadě, spustí řetězovou reakci a nakonec povede k působivému výsledku?
Další způsob, jak posoudit situaci: při rozhodování, co dělat, myslete nejen na bezprostřední důsledky svého jednání, ale také na vliv druhého a třetího řádu. Například se rozhodnete, zda si objednáte Mravenčí dort jako dezert. Bezprostředním důsledkem tohoto rozhodnutí je potěšení z konzumace sladkého. Důsledky druhého a třetího řádu ale mohou být velmi tristní – například se pak budete cítit hrozně, nebo přiberete nebo porušíte předepsanou dietu.
Je to mocný nápad, který stojí za to se dobře naučit, zejména proto, že mnoho důležitých úkolů často není těmi, které se v danou chvíli zdají nejnaléhavější a nejproduktivnější. Například sepsání příručky pro nové zaměstnance se nemusí zdát tak přínosné jako odpověď na tucet e-mailů, ale příručka zkrátí dobu nástupu nových zaměstnanců, přiměje je, aby se cítili vítáni, a zvýší produktivitu. To znamená, že se jedná o úkol s maximálními důsledky. Těmito úkoly může být automatizace opakujícího se procesu, který vás obtěžuje, přidělování rolí v probíhajícím projektu nebo příprava programu, který umožňuje zaměstnancům sdílet znalosti.
Máte-li na svém seznamu úkolů mnoho úkolů, zeptejte se sami sebe, které z nich povedou k nejdůležitějším důsledkům?
Toto cvičení funguje dobře v kombinaci se čtyřmi skupinami případů. Jakmile je zařadíte do nezbytných, účelných, rušivých a nedůležitých sektorů, zeptejte se sami sebe: která z nezbytných a účelných činností může spustit řetězovou reakci?
3. Hodinový signál k uvědomění
Definování tří záměrů pro daný den a upřednostňování úkolů s nejdůležitějšími důsledky je skvělý způsob, jak se soustředit každý den a každý týden. Jste si ale jisti, že v každém okamžiku jednáte vědomě?
Pokud jde o produktivitu, tyto momenty jsou prvořadé – je zbytečné si stanovovat cíle a formulovat cíle, pokud pro jejich realizaci během dne nic neuděláte. Můj oblíbený způsob, jak kontrolovat, že se držím svých cílů, je co nejčastěji kontrolovat, co zabírá místo mé pozornosti. To mi dává vědět, jestli se soustředím na důležité věci, které mají vážné důsledky, nebo jestli sklouzávám do režimu autopilota. K tomu používám hodinový signál uvědomění.
Jednou z klíčových myšlenek Hyperfocusu je nevyčítat si příliš mnoho, pokud si všimnete, že se vaše myšlenky někam zatoulají. To je nevyhnutelné, proto považujte tyto okamžiky za příležitost zhodnotit, jak se cítíte, a naplánovat cestu k vaší další výzvě. Výzkum ukázal, že si s větší pravděpodobností všimneme, že jsme rozptýleni, když se za to odměňujeme.
I když odstraníte jedno nebo dvě rozptýlení nebo zformulujete jeden nebo dva úkoly na den, vaše výsledky již budou lepší než u většiny ostatních.
Pokud jsme si nějak podobní, hodinový signál k uvědomění ukáže, že se většinou nezabýváte ničím důležitým nebo s dlouhodobými následky. To je normální – a dokonce očekávané.
Důležité je, že si můžete pravidelně kontrolovat, co zrovna zabírá místo vaší pozornosti. Nastavte si hodinový signál na svém telefonu, hodinkách nebo jiném zařízení – a je to ta nejproduktivnější překážka vašeho dne.
Když zazní hodinové zvonění, zeptejte se sami sebe:
Byla vaše mysl zaměstnána cizími myšlenkami, když zazněl signál k uvědomění?
Jste na autopilotovi nebo jste zaneprázdněni vnímaným úkolem? (Postupem času, jak se situace s uvědoměním zlepšuje, to dá spoustu důvodů k pocitu spokojenosti.)
Jste ponořeni do produktivních činností? Pokud ano, kolik času jste tomu věnoval? (Pokud to byla solidní doba, nenechte se signálem pro informovanost srazit z kurzu – pokračujte v práci!)
Který z úkolů, na kterém nyní pracujete, má nejpozitivnější dopad? pracuješ na tom?
Jak plný je váš prostor pro pozornost? Pokud už je to přeplněné, máte další zdroje pozornosti?
Brání vašemu hyperfokusu nějaké rušivé prvky?
Nemusíte odpovídat na všechny tyto otázky – vyberte si tři nebo dvě, které vám nejvíce pomohou a umožní vám soustředit se znovu na důležité věci. Pokud na ně budete odpovídat každou hodinu, kvalita pozornosti se zvýší ve všech třech oblastech: budete se moci lépe soustředit, protože si všimnete rušivých vlivů na obzoru a zabráníte jejich vlivu; Častěji si všimnete, že myšlenky šly stranou, a budete se moci znovu soustředit; časem strávíte většinu dne soustředěnou prací.
Když to poprvé začnete praktikovat, možná zjistíte, že často přecházíte do režimu autopilota, rozptylujete se a ztrácíte čas nepodstatnými a matoucími věcmi. To je v pořádku! V takových chvílích musíte změnit trajektorii svých myšlenek a přejít k produktivnějšímu úkolu a vypořádat se s rozptýlením, které se vám dostalo do cesty. Pokud vás pravidelně rozptylují stejné věci, udělejte si plán, jak se s problémem vypořádat. (Tím se budeme zabývat v další kapitole.)
Vyberte jeden pracovní den v tomto týdnu a zkuste nastavit hodinový signál. Zpočátku to může být nepříjemné, ale postupem času si vypěstujete nový hodnotný návyk. Pokud se vám myšlenka tága nelíbí, vyzkoušejte jiné vnější podněty, díky kterým uvidíte, co zabírá vaši pozornost. Hodinový signál k všímavosti už nepoužívám, i když to pro mě byla zpočátku nejúčinnější metoda. Nyní zvažuji prostor pozornosti několikrát v předem určených okamžicích: pokaždé, když jdu na toaletu, když si jdu pro vodu nebo čaj, nebo když zazvoní telefon. (Odpovídám po několika zazvoněních a uvědomuji si, co mám na mysli.)
obraz
Chris Bailey je kanadský spisovatel a tvůrce projektu A Life of Productivity. Po absolvování vysoké školy se celý rok věnoval studiu produktivity. Během této doby Chris mluvil s desítkami odborníků, četl mnoho vědeckých článků a provedl několik experimentů na sobě, aby pochopil, jak můžete ze svých schopností vytěžit maximum. Chris každý den psal na svém blogu zprávu o tom, co se naučil. V Hyperfocus: How I Learned To Do More With Mens Time se podělí o techniky a cvičení, které sám vyzkoušel.
Forest je aplikace pro iOS, Android a Windows Phone. V něm musíte zasadit nový strom pokaždé, když se dostanete do práce. Pokud si odpočinete od práce a otevřete jakoukoli aplikaci na svém smartphonu, strom zemře. Pokud dokončíte určený časový úsek do konce, strom bude zasazen ve vašem lese.
