Jak správně seskupovat úkoly, aby vše stihlo

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

Zvyšte produktivitu tím, že si uděláte pořádek ve svém seznamu úkolů.

Každý už dávno ví, že multitasking není tak dobrá věc: brání nám efektivně se soustředit na jednu věc.

Jde o to, že přechod z jednoho úkolu na druhý zabere spoustu času – to potvrzují studie Multitasking: Náklady na přepínání. Lidé pracují nejefektivněji, když se dostanou do stavu plynutí: plně se soustředí na jednu činnost, aniž by je rozptylovalo něco jiného.

Bohužel ne vždy se to podaří zachytit, protože jsme neustále zavalováni hromadou různých věcí, které vyžadují naši pozornost. Existuje však jeden trik, který vám umožní minimalizovat plýtvání časem a energií přepínáním mezi různými činnostmi. Říká se tomu dávkování úkolů.

Podstata této techniky je následující: úkoly stejného typu spojíte do tzv. balíčků a ty pak hromadně provádíte. Je to jednoduché.

Proč je užitečné seskupovat úkoly

Nejjednodušší je dělat věci v náhodném pořadí: nemusíte se obtěžovat plánováním, stanovováním priorit a dalšími nudnými věcmi. Něco sis zapamatoval – a udělal jsi to. A pak jsme přešli k dalšímu úkolu.

Tento přístup však není příliš užitečný pro vaši schopnost soustředit se. Podle studie The True Cost Of Multi-Tasking publikované v Psychology Today ztrácí člověk při přepínání mezi nesouvisejícími úkoly až 40 % své produktivity.

Jinými slovy, pokud nejprve napíšete zprávu, pak začnete odpovídat na e-maily, pak vytřídíte papírové dokumenty a pak se znovu vrátíte ke zprávě, pak pokaždé ztrácíte čas soustředěním se na nový úkol, který není jako ten předchozí. Tom DeMarco, autor knihy The Human Factors: Successful Projects and Teams, tvrdí, že tato „převodovka“může trvat až 15 minut nebo více.

Dávkové seskupování úkolů usnadňuje přechod z jedné činnosti na druhou. Čím podobnější jsou vaše úkoly, tím snazší je po dokončení jednoho převzít další.

Jak používat dávkové zpracování

1. Vytvořte seznam úkolů

Nejprve si napište, co máte v úmyslu udělat, do jednoduchého seznamu, řádek po řádku. Můžete to udělat na papíře nebo použít řadu aplikací pro správu úloh. Hlavní je vše napravit. Ideální je vyhradit si každý den (nebo alespoň jednou týdně) nějaký čas na plánování.

2. Rozdělte úkoly do kategorií

Nyní, když je seznam připraven, rozdělte všechny jeho položky do kategorií. Mohou být různé - vyberte si, co chcete. Hlavní věc je, že je to pohodlné a vizuální.

Můžete například shromažďovat úkoly jako „Odpovědět na e-maily“nebo „Zavolat kolegům“v části „Vyjednávání“a „Napsat článek“a „Provést úpravy“v části „Text“. Vytvořte samostatné kategorie pro domácí práce, pracovní úkoly, nakupování a další. V takto uspořádaném seznamu se bude snáze orientovat.

Další možností je sbírat úkoly do balíčků podle místa, kde se mají plnit. Propojte například všechny nákupy s umístěním „Supermarket“a pracovní úkoly s místem „Kancelář“a tak dále. Tímto způsobem, pokud se ocitnete poblíž obchodu, můžete nahlédnout do svého seznamu úkolů a okamžitě vidět všechny nákupy, které potřebujete.

3. Zablokujte čas

Dávkové zpracování úkolů funguje skvěle ve spojení s tzv. technikou blokování času. Jakmile seznam rozdělíte do kategorií, přidělte každé kategorii konkrétní denní dobu. A přidejte odpovídající blok do svého kalendáře. Během jednoho časového bloku dělejte pouze věci z jedné kategorie a ostatní ignorujte.

Další možností je spojit oblíbenou techniku Pomodoro s dávkováním úkolů. Po dobu 25 minut se věnujete nepřetržitým úkolům z jednoho balíčku. Poté odpočívejte 5 minut. Poté opakujte cyklus s další skupinou případů.

4. Zvažte svou maximální produktivitu

Rozhodněte se, ve kterou denní dobu jste nejproduktivnější. Většina lidí má toto ráno, ale existují i noční sovy, kterým se ve tmě lépe zaostřuje. Najděte svůj vrchol produktivity a pokuste se dokončit úkoly z kategorií s nejvyšší prioritou.

5. Odstraňte rozptýlení

Když začnete plnit další skupinu úkolů, ujistěte se, že vás nevyruší náhodné upozornění nebo telefonní hovor. Na kontrolu smartphonu si můžete vyhradit zvláštní čas. Zatímco řešíte úkoly z jedné kategorie, nemyslete na zbytek.

Jaké úkoly lze seskupit

Vlastně obecně jakékoli. Scott Young, spisovatel, programátor, podnikatel a velký fanoušek dávkového zpracování, uvádí několik příkladů:

• E-mailem. Tim Ferris, autor knihy Jak pracovat 4 hodiny týdně, někdy dostává 300 e-mailů za hodinu. A i přes takový objem na ně odpovídá jen jednou denně, přičemž si na to vyhradí čas.
• Čtení. Číst něco mezi tím je skoro zbytečné, jelikož si toho stejně moc nezapamatujete. Raději si sami určete, kdy je pro vás výhodnější brát informace s rozmyslem, a zarezervujte si tento čas ke čtení.
• Telefonní hovory. Zapište si jména lidí, kterým potřebujete zavolat, a jejich telefonní čísla do jednoho seznamu. Poté zavolejte všem kandidátům na seznamu najednou. Za prvé, nebudete opět rozptylováni telefonickými rozhovory. Zadruhé si budete moci vybrat denní dobu, kdy jsou lidé nejméně zaneprázdněni a budou s vámi moci mluvit.
• Rekreace a zábava. Přeneste veškerou zábavu – filmy, počítačové hry, procházky – na konec dne. To vás bude motivovat dokončit práci co nejdříve a bude pro vás snazší relaxovat s vědomím, že vše pro dnešek je již předěláno.
• Nákupní výlety. Před odchodem z domova posbírejte všechny úkoly, nákupy a pochůzky na hromadu a dokončete je na jeden zátah. Můžete například navštívit supermarket, poštu a čistírnu zároveň. Ušetřete nejen čas, ale i benzín.
• Korespondence na sociálních sítích. Udělejte si večer hodinu online chatu. A po zbytek času ponechte oznámení klientů sociálních sítí vypnutá.
• Vaří jídlo. Je pravděpodobné, že neustále nemáte dostatek času každý den něco uvařit. Naštěstí nám civilizace představila takovou jednotku, jako je mikrovlnná trouba. Vyhraďte si 1–2 dny na přípravu jídla na další týden a pak už jen ohřejte.
• Opravit. Sejděte se konečně a udělejte všechny ty drobné práce kolem domu, které tak dlouho čekaly v křídlech. Vyměňte spálené žárovky, zafixujte kliku a kapající kohoutek.
• Úvahy. Neustále přemýšlíte, snažíte se něco plánovat, řešit nějaké problémy, ale nic se vám nedaří? Scott Young radí i takovou věc, jako je přemýšlení, co dělat v přesně stanovený čas. Zvykněte si každý týden plánovat 2-3 hodiny, co budete dělat dál a jakých cílů chcete dosáhnout.

Ano, a když na to přijde, dávkové úkoly jsou také úkol. Vyhraďte si proto speciální čas, nejlépe večer, na distribuci položek ze seznamu na zítřek.