Jak nebýt otrokem e-mailu: 7 tipů od šéfa LinkedIn

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

Obrovské množství lidí se každý den potýká se stejným problémem: e-mail, navržený tak, aby zefektivnil a organizoval pracovní a komunikační procesy, se často mění v krutého dozorce, který vás nutí hlídat příchozí lidi, jako byste pracovali na běžícím pásu.. Jakmile vás vyruší, neustále se hromadící informace rychle promění úhlednou a čistou poštovní schránku ve smetiště, které bude tím obtížnější uklízet, čím déle se k poště nevrátíte.

Dnes vám přinášíme několik jednoduchých tipů pro správu e-mailových interakcí od Jeffa Weinera, generálního ředitele LinkedIn. Tento muž ve službě je nucen být každý den v kontaktu se stovkami lidí a má několik triků, které mu umožňují neutopit se v této lavině informací.

Moje doručená pošta se v podstatě stala centrálním centrem mého pracovního postupu – prostřednictvím pošty pravidelně komunikuji s více než 4 300 zaměstnanci ve 26 městech po celém světě. Tím nechci říct, že jsem byl vždy fanouškem e-mailu nebo že jsem nezažil situace, kdy by moje práce s poštou připomínala sisyfovskou práci.

Každopádně během let jsem vypracoval několik praktických pokynů, které mi umožnily přejít od konceptu „pošta mě ovládá“ke konceptu „ovládám poštu“.

1. Chcete dostávat méně pošty – posílejte méně pošty

Tato rada se zdá být směšně jednoduchá, zvláště v kontextu tak běžného problému, ale pro sebe ji považuji za zlaté pravidlo pro úspěšnou správu e-mailů.

K tomuto závěru jsem se dostal během mého působení v předchozí společnosti, kde ze společnosti odešli dva lidé, kteří jsou se mnou nejužší. Velmi efektivně komunikovali s lidmi, tvrdě pracovali a jak se ukázalo, posílali spoustu pošty. Zatímco pro společnost pracovali, objem korespondence přicházející přes e-mail se zdál být zcela normální, nicméně po jejich odchodu jsem zjistil, že návštěvnost mé pošty klesla asi o 20-30%.

Veškerá tato činnost v poště nebyla jen jejich dopisy: byly tam mé odpovědi na ně, ale také dopisy a odpovědi od všech adresátů připojené ke korespondenci. Často tyto zprávy nevyžadovaly mou povinnou účast v diskusi.

Od té chvíle jsem si dal jasnou podmínku – zbytečně nepsat. Výsledek: méně pošty a větší pořádek v doručené poště bez kompromisů v pracovních činnostech. Od té doby se snažím z tohoto pravidla nevybočovat.

2. Označte čekající e-maily jako nepřečtené

Označení emailu jako nepřečteného zásadně změnilo způsob, jakým s poštou pracuji. Stačí mi rychle procházet došlé dopisy, na ty nejnaléhavější ihned odpovídat a nepotřebné mazat. Stejná písmena, ke kterým se potřebuji později vrátit, pokud je čas, označím jako nepřečtená. Odpadá tak obava, že důležitý dopis, přečtený a nezodpovězený, bude zapomenut a zahrabán v útrobách poštovní schránky. Stejný přístup nám umožňuje implementovat jakýsi ToDo list, ke kterému se budu muset později vrátit.

Snažím se každý pracovní den zakončit s minimem takových nevyřízených dopisů a ideálně by neměly být vůbec. Pokud v tento den nestihnu se k nim vrátit, tak s nimi začnu další pracovní ráno.

3. Stanovte si jasný rozvrh rozesílání

Posledních pár let se můj život v pracovní dny odvíjel podle docela jasného plánu. Ráno vstávat v 5:00-5:30, hodina na poštu, čtení zpráv, snídaně, hra s dětmi, trénink, kancelář, návrat domů, uložení dětí do postele, večeře s manželkou, odpočinek (obvykle se jedná o sledování televize s doprovodným čištěním složky doručené pošty během reklam a nudných chvil).

Ukázalo se, že při dodržování takového rozvrhu poštu snadno zvládnu, ale jakmile se rozvrh trochu změní, ve schránce začíná chaos.

V tomto případě nepocítíte narůstající tlak z uvědomění si, že váš box bude náhle ponechán bez dozoru. Dodržování plánu pomůže udržet věci pod kontrolou. Pomohlo to Benjaminu Franklinovi, pomůže to i vám.

4. Vyjadřujte se jasněji

Pamatujete si hru s nefunkčním telefonem? Tehdy to byla docela sranda, ale teď se vše bere v úvahu v pojetí práce a podnikání a na hry není čas.

Slova jsou velmi důležitá a je třeba je volit velmi pečlivě, aby nedošlo k nejednoznačnosti a nedorozumění. Čím je váš text jednoznačnější a srozumitelnější, tím je méně pravděpodobné, že obdržíte druhý dopis s žádostí o objasnění prvního.

5. Myslete na příjemce

Často se zdá, že pole Komu a Kopie jsou mnohými vnímána jako stejná. S jejich pomocí totiž můžete jednoznačně dát najevo, od kterého z příjemců očekáváte odpověď a komu byla kopie dopisu zaslána, aby byl informován.

Ve skutečnosti nezdůraznění příjemců, od kterých je požadována odpověď, je nejrychlejší způsob, jak v korespondenci vyvolat paniku a zmatek. 6 příjemců místo 1 příjemce a 5 kopií je 5 dalších možných odpovědí, z nichž každá může přerůst v celý samostatný řetězec dopisů.

6. Potvrďte příjem

Pokud jste uvedeni jako příjemce a dopis je skutečně adresován vám, pak nebuďte líní informovat odesílatele, že jste dopis obdrželi. Nepotřebujete mnoho slov, postačí obyčejné „přijato“nebo „přijato“. To se stane znamením, že jste obdrželi informace v plném rozsahu a v náležitém množství a že odesílatel již není povinen zasílat vám něco dalšího na stejné téma.

Pokud nepotvrdíte přijetí, odesílatel o dopise vůbec neví. Možná se to ztratilo v hlubinách vaší krabice? Pokud se jedná o důležitou informaci, pak pochybnosti a úzkost donutí odesílatele, aby vám napsal další dopis s žádostí o potvrzení přijetí prvního dopisu, nebo aby se někoho jiného zeptal na vaši přítomnost na pracovišti. Jsou zapojeni další lidé, jsou odesílány a přijímány další dopisy.

7. Udržujte emoce mimo mail

E-mail může být užitečným nástrojem, pokud je používán správně. Při nesprávném použití se také může stát destruktivní silou. Nejběžnějším příkladem je použití pošty k diskusi o kontroverzních, konfliktních a citlivých otázkách.

Nepřestává mě udivovat, jak lidé v korespondenci používají slova a výrazy, které by nikdy neřekli před stejným publikem.

Pokud se náhle ocitnete v takové korespondenci, udělejte jednu jednoduchou věc - zastavte se. Spor či konflikt můžete vyřešit tak, že zvednete telefon a zavoláte adresátovi, nebo se s ním osobně setkáte. Takové choulostivé věci by se neměly řešit v textové korespondenci. Text nepřenáší emocionální složku, intonaci a další důležité věci, které mohou být rozhodující pro konstruktivní řešení problematiky.

(přes Jeffa Weinera)