Leo Babauta: mých 10 emailových návyků

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

© foto

E-mail může být skvělým pracovním nástrojem, nebo se může proměnit v otravný zdroj prokrastinace a jde jen o to, jak jej sami používáte. Bývaly doby, kdy jsem podal návrh na úplný bankrot svého e-mailu a nyní jej kontroluji 2-3krát denně každý den, ale jde to rychle a efektivně.

Vypěstoval jsem si několik návyků, které mi pomáhají velmi efektivně pracovat s poštou a lépe se soustředit na další důležitou práci. A abych byl upřímný, moje schránka je konečně prázdná a je to skvělý pocit. V tomto článku uvedu 10 svých zvyků. To vůbec neznamená, že je musíte slepě následovat, já chci jen ukázat svou cestu a na jejím základě si můžete vydláždit tu svou. Takže tady jsou zvyky, které pro mě fungují:

Podívejte se na poštu méně často

Poštovní schránku nenechávám otevřenou celý den. A dívám se na to zřídka. Došel jsem k závěru, že když se mi v e-mailové schránce nahromadí 20-30 písmen, tak se svět nezboří, zároveň pro mě bude snadné rychle zpracovat přesně toto množství. Pozornost! Říkám zpracovat, ne číst. Otevírám svou doručenou poštu, abych rozházel zprávy do jiných složek, ne abych je četl a nechávám je tam.

Rozházejte do složek

Otevřu svou poštu a začnu činit rychlá rozhodnutí: odstranit nebo archivovat, přečíst si a odpovědět okamžitě (pokud to trvá méně než 2 minuty) nebo archivovat, odeslat rychlou odpověď a poté archivovat, přidat do seznamu úkolů, abych to udělal později (označit hvězdičkou a poté archivovat). V každém případě by ve schránce nemělo zůstat NIC.

Vše si ihned přidejte do kalendáře

Pokud mi přijde dopis s datem, které si musím zapamatovat, okamžitě si ho zapisuji do kalendáře. Osobní schůzka nebo konverzace přes Skype, cvičení nebo něco, co si musím zapamatovat až po týdnu – vše se okamžitě odešle do kalendáře. Teď je to můj nejlepší zvyk, dovedlo se to k automatismu a málokdy díky němu na něco zapomenu.

Používej klávesové zkratky"

Používám Gmail, který nabízí různé klávesové zkratky pro mou poštu. Ve skutečnosti mi trvalo jen pár minut, než jsem se je naučil, a pak si svalová paměť pamatuje klíče.

Zde jsou zkratky, které používám:

"Gi" - návrat do doručené pošty;

"E" - archiv;

"#" - smazat;

"C" - vytvořit novou zprávu;

"R" - odpověď;

"F" - vpřed;

"A" - odpovězte všem;

"Gs" - přejděte na označené;

"Tab + Return" - když vytvořím zprávu, tak ji hned odeslat a archivovat.

Používám také nastavení, kdy po smazání nebo archivaci zprávy automaticky přejdu na další bez návratu do doručené pošty, umožňuje to rychlý pohyb ve zprávách.

Pište krátká písmena

Moje odpověď na dopis je obvykle 1-3 věty. Málokdy píšu dopisy delší než 5 vět. A musí k tomu být dobrý důvod. Pokud potřebuji psát opravdu hodně, raději to udělám v Google Docs a sdílím to se správnou osobou. Krátký dopis znamená rychlou odpověď od příjemce, protože člověk se nemusí brodit džunglí vaší výmluvnosti, aby zachytil a vstřebal klíčové informace.

Rychle přidávejte úkoly do seznamu úkolů

Někteří lidé používají doručenou poštu jako seznam úkolů, ale k tomu se příliš nehodí, a proto:

1. Úkoly k vyřízení se mísí s jinými písmeny a je pak těžké je z davu vylovit.

2. Příběh v dopise nemusí vždy obsahovat konkrétní návod k akci, ale na základě dopisu si můžete stanovit úkol. Když se ho chystáte dokončit, budete si muset dopis znovu přečíst, abyste si zapamatovali, jaký konkrétní úkol jste si po přečtení dali.

3. Pokaždé, když se podíváte do pošty, abyste stihli jiný úkol, narazíte na nové zprávy, které upoutají vaši pozornost a odvedou pozornost od hlavních úkolů, čímž naruší váš pracovní rytmus.

Jednoduchý a pohodlný seznam úkolů je běžný textový dokument, do kterého můžete přidávat úkoly z e-mailů pouhými několika kliknutími. A při práci bude takový list účinnějším nástrojem, protože se nemusíte pořád dívat do schránky.

Do doručené pošty ukládat pouze nepřečtené zprávy

Toto je trik pro pokročilé uživatele. Naboural jsem svou schránku Gmailu takovým způsobem, že už nemůže ukládat přečtené zprávy. To znamená, že pokud dopis otevřu a nevhodím do žádné jiné složky, jednoduše zmizí. To mě motivuje k tomu, abych se okamžitě rozhodl, co s tímto dopisem udělám, nebo ho prostě ztratím. Díky tomuto specifickému nastavení se mi v doručené poště nehromadí otevřené zprávy, ze kterých se postupně stávají odpadky.

Odložte na čtení

Často mi posílají odkazy na články. Okamžitě je posílám na Instapaper k přečtení později. To je důvod, proč se snažím trávit méně času na poště, protože kromě toho mám spoustu zajímavých věcí ke čtení.

Filtrujte nemilosrdně

Když se mi ve schránce objeví dopis, který bych nechtěl vidět, okamžitě to řeším. Nejsem líný odhlásit se z mailing listu nebo nainstalovat filtr na tohoto odesílatele. A to výrazně snižuje tok příchozích e-mailů. K dopisům, které mi ucpávají schránku, jsem nemilosrdný a toto pravidlo platí i pro lidi, kteří mě příliš obtěžují.

Zavřete poštu na konci zpracování dopisů

Rozložené zprávy - zavřete poštu a neotevírejte několik hodin, dokud nebude opět dostatečný počet dopisů.

Získání dobrých e-mailových návyků je dobrá věc. Okamžitě si všimnete, o kolik klidnější jste se při provádění důležitějších úkolů zbavíte dotěrné kontroly e-mailů každých 10 minut. Vaše hlava bude volná pro nové myšlenky, jakmile bude vaše schránka bez zbytečných e-mailů. Hodně štěstí!