Jak posílat zaměstnance na služební cesty bez papírování: osobní zkušenost

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

Řekneme vám o hlavních problémech služebních cest a vysvětlíme, jak je můžete vyřešit.

Problém č. 1. Pomalý systém schvalování

Každá cesta je snůška korespondence, ve které vystupuji jako prostředník. Odesílání zpráv zabere spoustu času, kromě toho existuje možnost zmást a udělat chyby, zvláště když letí několik lidí.

Jednou jsem špatně pochopil zaměstnance a dohodl letenku na špatný let. Bylo to nevratné, takže společnost musela utratit peníze za druhý lístek se správným datem a ztratit asi 10 tisíc rublů.

Jak problém vyřešit

Krátký: automatizovat proces.

Služby pro online rezervaci výletů se s tímto úkolem vypořádají - testoval jsem to. Lze jej použít k plánování služebních cest, nákupu letenek a jízdenek na vlak a rezervaci hotelů. Za připojení a používání služby nemusíte platit.

Službu může využívat nejen ředitel a vedoucí kanceláře, ale také všichni zaměstnanci společnosti. Počet uživatelů není nijak omezen, a tak jsem na profil Lifehackera na OneTwoTrip for Business rovnou nahrál data všech kluků, kteří jezdí na služební cesty. Můžete jej přidat ručně nebo ze souborů XLS a CSV. K tomu je v sekci "Zaměstnanci" tlačítko "Importovat".

Při přidávání uživatele můžete okamžitě zadat údaje ruských a zahraničních pasů, abyste je pokaždé znovu nevyplňovali.

Pro každého zaměstnance můžete nastavit cestovní limit a omezit přístupová práva. Nastavte si například limit na jednu objednávku a vyberte hotel do tří hvězdiček. Když zaměstnanec odejde, jeho profil je zablokován. Nebude moci vstoupit na svůj osobní účet, ale celá historie a podávání zpráv o něm zůstane.

To mi značně zjednodušilo práci: zaměstnanec se může přihlásit ke svému osobnímu účtu pomocí svého hesla, vybrat si požadovaný let a hotel a zarezervovat si je bez placení. Pro odsouhlasení vstupenek nemusíte do Telegramu posílat snímky obrazovky: ředitel jako administrátor vidí v sekci „Objednávky“rezervace a objednávky všech zaměstnanců.

Problém č. 2. Vysoké náklady

Snažíme se plánovat výlety dopředu, abychom nakoupili letenky levněji. Pravda, ne vždy to vyjde.

Jak problém vyřešit

Krátký: ušetříte za letenky a hotely jejich nákupem prostřednictvím online cestovní služby.

OneTwoTrip for Business zaručuje, že letenky stojí stejně nebo levněji než pro jednotlivce.

Úspor je dosahováno vysokým obratem a přímým uzavíráním smluv s leteckými společnostmi a hotely.

Stránka nabízí asi 2 miliony možností ubytování pro různé rozpočty: hotely, apartmány, hostely. Více než 1000 nejoblíbenějších má vlastní vztahy s OneTwoTrip for Business. Pokud objekt, který klient potřebuje, v systému není, může s ním služba na vyžádání uzavřít smlouvu.

Pokud jsou plány potvrzeny a cesta schválena, letenky lze zakoupit dvěma kliknutími. Pokud ne, stačí zrušit rezervaci. Všechny věrnostní karty leteckých společností jsou platné, takže můžete i nadále sbírat míle. Služba zajišťuje akce s bankami: může například vrátit cashback s bonusy za nákupy s firemní kartou.

Problém č. 3. Dlouhé vystavování jízdenek a účtování

Po odsouhlasení letenek a hotelu s manažerem kontaktuji leteckou společnost a hotel, abych obdržel fakturu k platbě. Každá organizace má svá vlastní platební pravidla pro právnické osoby: někde je třeba napsat na e-mail, někde je třeba vyplnit soubor Excel s údaji o společnosti, někde formulář na webu. Stávalo se, že jsem musel opakovaně volat na horkou linku kvůli dokumentům. Trvá to hodně času a vydání lístku někdy trvá i několik dní. Některé společnosti právnickým osobám faktury vůbec nevystavují. V takových případech musíte nákup vzdát a hledat jiný let nebo hotel.

Jak problém vyřešit

Krátký:uhradit letenky a hotel jednou fakturou na webu služby pro pořádání služebních cest.

Na OneTwoTrip for Business si já a další zaměstnanci, kteří mají odpovídající přístup, můžeme rezervovat a platit letenky a hotely stejně snadno jako jednotlivci. Celý proces trvá 2-3 minuty: zadáte svůj osobní účet, vyplníte datum a destinaci a vyberete požadovaný let. Nemusíte zadávat údaje z pasu a číslo bonusové karty, načtou se automaticky, když vyberete zaměstnance ze seznamu.

Navíc si můžete vytvořit komplexní itinerář nebo zorganizovat cestu flexibilněji. Například lette jeden den s různými leteckými společnostmi: ráno z Uljanovska do Moskvy s Aeroflotem a večer zpět na Pobedu. To je povoleno, protože online služba dokáže „slepit“letenky od různých leteckých společností v jedné objednávce. Pokud si cestu organizujete sami, v tomto případě by to zabralo více času: korespondence se dvěma leteckými společnostmi, dvě faktury k platbě, dvojnásobek závěrečných dokumentů.

Vstupenky a hotel můžete zaplatit dvěma způsoby: zálohou a firemní bankovní kartou. Používám zálohu - je potřeba ji předem doplnit na libovolnou částku fakturací ze sekce "Účet". Nákup probíhá okamžitě, a to nejen v otevírací době banky.

V případě jakéhokoli problému se můžete obrátit na tým servisní podpory. Pracuje nepřetržitě a poskytne asistenci, i když vyšší moc nastane večer nebo o víkendu.

Problém č. 4. Uzavírání dokumentů

Nákupem letenek a rezervací hotelu pracovní cesta nekončí. Mnohem více úsilí je třeba vynaložit na přípravu závěrečných dokumentů. Je třeba si je vyžádat odděleně od letecké společnosti a hotelu, které je zasílají výhradně v papírové podobě. Často zásilky nedorazí poštou a ztratí se. To je odhaleno během vykazovaného období, takže musíte naléhavě hledat kontakt na někoho, kdo může duplikovat závěrečné dokumenty.

Jak problém vyřešit

Krátký:pověřit vytvořením závěrečných dokumentů OneTwoTrip for Business.

Ve OneTwoTrip for Business s fakturami a reporty je vše mnohem jednodušší. Každý měsíc dostáváme akt za všechny služby a fakturu za hotely s DPH, každé čtvrtletí - akt odsouhlasení. Všechny faktury a sestavy jsou uloženy v sekci "Dokumenty". Můžete nakonfigurovat, kdo ze zaměstnanců k nim má přístup – sekretářka, účetní, vedoucí. Dokumenty nemají žádné omezení doby uložení na vašem osobním účtu a jsou kdykoli k dispozici.

Jaký je konečný výsledek

Organizování služebních cest prostřednictvím šetří peníze a čas. Služba vám umožňuje:

• odmítnout dlouhou korespondenci s leteckými společnostmi a hotely;
• koordinovat výlety přímo s hlavou;
• zarezervujte si nejziskovější možnosti letu a ubytování;
• vydávání lístků a hotelu za 2-3 minuty na jednom místě;
• platit za vstupenky bez čekání na fakturu;
• zjednodušit přípravu a ukládání uzávěrkových dokumentů.