Ovládejte „hydrant“, aneb Jak se neutopit v toku informací a úkolů

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

Mitch Kapor, zakladatel Lotus Corporation, jednou řekl, že získávání informací z internetu je jako pití z požárního hydrantu. Matthew Lowry, odborník na online komunikaci, dotáhl toto téma dále a nepřetržitý tok informací, který jde do počítače a telefonu 24 hodin denně, 7 dní v týdnu a nikdy nekončí, nazval „firehose“. Jak se neutopit v proudu a využít svůj čas racionálně – čtěte v upraveném překladu, který připravil Lifehacker.

S hydrantem není váš seznam úkolů nikdy prázdný. Protože „hydrant“nejsou jen informace, je to továrna na nové úkoly. Některé položky v seznamu úkolů jsou explicitní, například e-maily od vašeho šéfa nebo klientů, které vyžadují pozornost. Mnohé však nejsou jasně vyjádřeny.

Toto je článek, který stojí za přečtení a zamyšlení. Příspěvek ke komentáři. Sdílejte, co se vám líbí, s přáteli a kolegy.

Nezáleží na tom, kolik hodin denně se věnujete malému podnikání. Hlavní věc je, že nevidí konec a okraj. Toto je "hydrant".

A tento pojem je mnohem širší než jen výčet úkolů. A bohužel, den má stále 24 hodin.

Skřivan

Pokud jste jako já, všechna kreativní a náročná práce postupuje dobře brzy ráno. Je mnoho důvodů – psychologických i fyziologických – proč tomu tak je. Ale „hydrant“je hluboce lhostejný k vašim vnitřním rytmům. Protože zatímco spíte, množství informací stále narůstá.

Po snídani otevřete schránku a proud z „hydrantu“rozbije obrazovku, která byla pod tlakem dopisů na poště, účtů v Bitrixu, Twitteru, LinkedIn, Facebooku, Basecampu, JIRA, Trello a podobně. Váš kalendář obsahuje schůzky, požadavky a pokyny od vašeho šéfa, partnerů, klientů, subdodavatelů, kolegů. A co nebylo na seznamu úkolů včera, dnes hoří a vyžaduje okamžité provedení.

Hydrant na vás nebude čekat. Hlasitě vyžaduje váš čas a pozornost.

Najednou je 11 hodin a vy jste už ztratili nejlepší část svého dne.

Jak na tento stav reagovat? Obvykle se nabízejí dvě možnosti: buď změnit chování, nebo použít technologii. Proč ale nevyužít technologii k vytvoření základu pro změnu chování?

Jak efektivně řídíte informace, úkoly a nápady? Musíte pochopit, že tok informací je nepřetržitý a obecně jde o několik toků: informace pocházejí z e-mailů, sociálních sítí a médií, webových stránek, novin, během schůzek, od přátel a dokonce i z vaší hlavy. Není možné obsáhnout vše.

Musíte zpracovávat zprávy, rozhodovat se, co s nimi dělat: reagovat, používat, sdílet, ukládat pro pozdější použití nebo mazat? Kdy to udělat? A jak si najít čas to všechno řešit?

Bohužel nefunguje režim multitaskingu, kdy se snažíte dělat vše najednou. Nekontrolujete svůj rozvrh, je pro vás těžké najít si volný čas, odvést pozornost od pošty a soustředit se na něco déle než 5 minut. Pokud ano, podívejte se na můj způsob organizování času, abyste byli během dne co nejproduktivnější – to může být správná cesta.

Tři techniky a další nástroje

Denní rituál. V tuto chvíli organizujeme a plánujeme, zaměřujeme se na důležité i malé úkoly.

Učení - Zařazení do fronty - Informace o skladech - Distribuce. Tok z „hydrantu“přeneseme na materiál, se kterým se dá pracovat. Tvoříme seznam úkolů, osobní knihovnu užitečných zdrojů, stabilní zdroj informací ze sociálních sítí a médií.

Dotahovat věci do konce. Řídíme seznam úkolů a vlastní čas.

Pracujte podle svých vnitřních rytmů

Pouze vy můžete přijít na svůj vlastní soubor vylepšení produktivity – jediné, co mohu udělat, je sdílet své vlastní.

Na řešení nejdůležitějších úkolů přiděluji nejlepší čas

Ráno, když je můj mozek v nejlepším, si vyhradím 2–3 hodiny na práci na Nejdůležitějším úkolu a nic jiného mě nerozptyluje. Výzkum ukazuje, že pracovníkům, kteří jsou rozptýleni – nebo jsou rozptylováni sami – alespoň jednou za 3 minuty, trvá minimálně 20 minut, než se vrátí k danému úkolu.

Stojí za to začít den těžkým úkolem, i když je v lidské přirozenosti začít něčím jednodušším. Během dne se jistě vyskytnou nepředvídatelné okolnosti, další schůzky - a úkoly prvořadého významu nebudou dokončeny.

Naznačuji pauzy

Ať je to jak chce, většinou po 60-90 minutách koncentrace klesá, takže ranní pracovní dobu rozděluji na dvě části s krátkou přestávkou, během které musím opustit pracoviště.

Vědci tvrdí, že sedavý způsob života vede k srdečním problémům, špatnému držení těla a některým typům rakoviny.

I když budete sedět na jednom místě jen 30 minut, váš metabolismus se zpomalí o 90 %.

Večer

Hladina energie po obědě dramaticky klesá, a proto mnoho lidí dává přednost spánku během této doby. Po obědě zkouším:

• setkání s lidmi: Jsem si jist, že v takové chvíli mohu jen stěží dělat svou práci dobře a komunikace mi dodává další energii;
• řešit malé, jednoduché a organizační úkoly.

Ranní a večerní rituál

Musíte se rozhodnout, co přesně budete v těchto hodinách dělat. To znamená, že musíte otevřít poštu, přeložit některé zprávy do seznamu úkolů a najít si na ně čas mezi jinými projekty.

Problém je v tom, že zprávy, které zaplavují vaši poštu, jsou skuteční upíři, kteří se živí vaším časem. Jejich rozebrání zabere více času a úsilí, než si myslíte. A nejhorší na tom je, že bez ohledu na to, jak nepříjemné to může být, část z vás chce vždy zkontrolovat svou schránku.

Řešením je, že s těmi, kteří vstoupí, by se mělo zacházet jako s nebezpečnými zvířaty, která je většinou potřeba chovat v kleci, ale přece jen čas od času, aby sama neutekla.

Příchozí práci řeším dvakrát denně - při ranních a večerních rituálech. Na takový řád jsem si tak zvykl, že práce s příchozím se pro mysl stala stejným automatickým úkolem jako pro tělo potřeba jíst a pít.

Mezi těmito dvěma obdobími se nestarám o to, zda něco dorazilo poštou a zda jsem na něco důležitého nezapomněl - důvěřuji svému systému. Proto, když jsem zavřel poštovní schránku, jdu do práce s čerstvou hlavou.

A protože ranní rituál je obvykle krátkodobý (většina organizačních záležitostí je ponechána na večerní rituál), věnuji více pozornosti Nejdůležitějšímu úkolu.

Seznam úkolů

Chcete-li si uspořádat den a zastavit tok doručené pošty, která vysává veškerou šťávu z vašeho života, musíte použít techniky a nástroje.

Jednou z těchto účinných technik je „učení – řazení do fronty – zásoba informací – distribuce“, která převádí nahodilý tok do:

• snadno použitelný seznam úkolů,
• osobní knihovnu užitečných materiálů, které jsou uloženy pro pozdější práci s nimi,
• sbírka materiálů ke sdílení s kolegy.

V ideálním případě by to mělo být provedeno během ranních a večerních rituálů. Pojďme se na tento proces podívat blíže.

Studium příchozích

Vaše doručená pošta obsahuje vše od e-mailů a zpráv na Twitteru až po vaše nahrávky.

Za prvé, nezapomeňte, že žádné příchozí hovory nevyžadují okamžitou odpověď. Všichni jsme se naučili odesílat a přijímat rychlé odpovědi na e-maily, ale to je špatně: každý, kdo to očekává, na vás uvaluje další povinnosti.

Za druhé, je absolutně neefektivní otevírat každý e-mail a odpovídat na něj. Budete produktivnější, když budete dělat jednu věc. Stačí si například zobrazit doručenou poštu. Náš mozek není příliš dobrý ve spojování více úkolů dohromady. Když si lidé myslí, že mohou snadno provádět více věcí najednou, ve skutečnosti jen rychle přecházejí z jednoho úkolu na druhý. To ale negativně ovlivňuje vnímání a koncentraci.

Když tedy otevřete schránku, stačí se na ni podívat. Toto je klasický jednoúkolový model „Get it done“:

• pokud si můžete prohlédnout svou doručenou poštu za méně než dvě minuty, udělejte to;
• pokud nemůžete, přidejte jej na seznam úkolů, ke kterým se musíte později vrátit;
• můžete soubor ignorovat.

I když otevřete doručenou poštu ve frontě hned po zobrazení zpráv, stále máte čas na obnovu.

Doručenou poštu si prohlížejte ráno, jen když je to nezbytně nutné.

Když se ráno díváte na zprávy, položte si otázku: jsou naléhavé? Skutečné naléhavé zprávy jsou vaším nepřítelem číslo jedna, protože zabírají drahocenný čas, který byste rádi věnovali tomu nejdůležitějšímu úkolu.

V opačném případě stačí do seznamu úkolů zařadit položku „Kontrola zpráv večer“.

Zařazení do fronty

Umístěte úkoly, které nejsou naléhavé, jejichž dokončení trvá déle než 2 minuty, do jedné ze dvou částí fronty:

1. Věci ke čtení: Lze přidat online zdroje ke čtení a přemýšlení. K těmto materiálům se můžete vrátit později a z jakéhokoli zařízení.
2. Co je potřeba udělat: příchozí zprávy jsou pomocí nápovědy přesměrovány přímo do seznamu úkolů.

Seznam úkolů si samozřejmě můžete vytvořit i ručně, ale aplikace mi přijdou pohodlnější.

Čtení a distribuce materiálů v osobní knihovně

Během večerního rituálu se vrátím na seznam úkolů a zkontroluji materiály ve frontě ke čtení. Vzhledem k tomu, že používám Pocket, mohu si je prohlížet při cestování metrem, při čekání na schůzku nebo v jakékoli jiné volné chvíli. Proto se s tímto seznamem obvykle rychle vypořádám.

Pokud materiál opravdu stojí za to, přidejte jej do - mé online knihovny užitečných materiálů. Může být označen, takže poznámky lze snadno najít další den, měsíc nebo dokonce rok později. A zvláštní díky Diiogo za příležitost.

Tag l8r (tedy později - z angl. "Later") zařadí zdroj do jiné fronty, kterou volám při noční kontrole seznamu úkolů.

Navíc Diigo automaticky uloží kopii jakéhokoli textu, který přidám do pole poznámky. Mohu upravit tuto poznámku, vložit poznámky, nápady, které se mi hodí, když chci s někým sdílet materiál.

Sdílejte toto

Některé značky v Diigo vám umožňují publikovat vaše aktivum kdekoli. Za což díky magii:

• s tagem To se mi líbí, je materiál odeslán na můj Tumblr jako citovaný příspěvek,
• pokud vyberete značku názvu tweetu a odkaz na příspěvek se odešle na Twitter,
• můžete upravit značky pro další účty: LinkedIn, Facebook …

Díky této metodě je celý stream z „hydrantu“odeslán do seznamu úkolů a osobní knihovny a vybrané zdroje lze naopak sdílet. A to vše bez ztráty pozornosti.

Večerní rituál

Protože se chci ráno soustředit na svou kreativní práci, večerní rituál je základním kamenem plánování dne.

Jak začínám večerní rituál

Čas po obědě:

• Ráno jsem již dokončil svůj nejdůležitější úkol;
• v mé doručené poště se hromadily nepřečtené zprávy, které jsem obdržel, když jsem byl zaneprázdněn prací na Nejdůležitějším úkolu;
• fronta v seznamu úkolů obsahuje úkoly, které jsem tam zařadil ráno, a standardní úkoly, které dělám každý den při večerním rituálu.

Aktuální denní úkoly

Jak již bylo zmíněno dříve, večerní rituál zahrnuje úkoly jako:

1. Pohled. Jedná se o kompletní kontrolu všeho: zabývám se vším možným, i těmi materiály, se kterými bude práce trvat déle než 2 minuty.
2. Čtěte, rozšiřujte, sdílejte. Pracuji se všemi skvělými věcmi, které jsem přidal za posledních 24 hodin.
3. Sledujte seznam úkolů. Otevírám svou řadu úkolů a na základě pokroku dosaženého při práci na Nejdůležitějším úkolu:

• Rozhoduji se, co budu dělat dnes večer a co odložím na zítra,
• rozhodnout, který úkol bude nejdůležitějším úkolem zítřejšího rána, a určit, kolik času mu bude potřeba věnovat,
• Čas na odpočinek zařazuji do rozvrhu (nebo jej odkládám na později či někdy).

Existuje několik dalších věcí, které je třeba udělat, jako je odpovídání na včera přijaté e-maily nebo sledování financí a další. Některé z nich se objevují pouze ve zvláštní den. Například zmiňované Diigo kontroluji každou středu a sobotu.

Týdenní kontrola

Každé pondělí je potřeba do seznamu úkolů zařadit položku „Udělejte si seznam cílů na týden“. Každý večer v týdnu proto mám na paměti tyto cíle: bude se mi to hodit, když se potřebuji rozhodnout, co budu dělat dnes a co si nechám na později.

Každý pátek večer se k těmto cílům v duchu vracím a kriticky je hodnotím.

A teprve potom přichází čas odpočinku

Vzhledem k tomu, že je snazší řídit svůj rozvrh večer a obtížnější pracovat na obtížných úkolech, pak se během dne pravděpodobně budu věnovat kontrole a přidávání úkolů a materiálů do fronty. I tak bude vaše schránka minimálně na půl dne zavřená.

Můj den končí úkolem "Studium - Fronting - Stock of Information - Distribuce", takže můžu začít nový den bez nálože nedodělků.