Jak efektivně aplikovat GTD systém v životě

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

Plán krok za krokem, podle kterého můžete tuto techniku produktivity snadno implementovat do svého života, stanovit si priority a vždy si najít čas na důležité věci.

Tento materiál je pokračováním článku „“. Za prvé, stojí za to se s ním seznámit, protože mnoho použitých pojmů je zde podrobně vysvětleno.

Tento článek je podrobný návod, jak GTD aplikovat v reálném životě. Při psaní jsem se držel následujících zásad:

• Všestrannost. Nápady zde popsané jsou univerzální a každý si s jejich pomocí sám postaví GTD systém, který bude fungovat přesně se službami, na které je zvyklý.
• Jednoduchost. Systém by měl být intuitivně snadno ovladatelný. Na zadávání a zpracování informací a také na plánování dalších kroků by mělo být vynaloženo minimum času a energie. Jedině tak bude systém fungovat dlouhodobě a i po dlouhých pauzách: například když odjedete na měsíc na dovolenou, pak po návratu budete moci obnovit svůj přístup k řízení podniku.
• Spolehlivost. Nejdůležitější je mít jistotu ve svém systému, totiž že na nic plánovaného nezapomenete, protože se vám ve správný čas zobrazí připomenutí.
• Soustředění na to, co je důležité. Systém by vám měl pomoci soustředit se jak na to, co právě děláte, tak na věci, které jsou z dlouhodobého hlediska důležité.
• Potěšení. Systém správy případů a úloh by vám měl přinášet potěšení. Když například po náročném dni v práci ležíte na gauči s telefonem v ruce, křížíte si splněné úkoly ze seznamu a máte z toho opravdovou radost. Zvlášť, když je to stále vizualizováno růstem vašeho grafu produktivity.

5 hlavních stupňů systému GTD

Fáze 1. Shromažďování informací

Je nutné shromáždit naprosto všechny případy, i ty nejmenší, pak bude naše vědomí čisté a budeme jednat co nejproduktivněji.

Standardní seznamy úkolů proto nefungují, protože většina lidí si často zaznamenává jen to nejdůležitější a stovky úkolů, které nejsou tak důležité, se vůbec neberou v úvahu. Ale právě takové malé úkoly, které se pravidelně připomínají, využívají významnou část mozkových zdrojů a vytvářejí další zážitky, které vedou k únavě a stresu.

Jednou z důležitých zásad systému GTD je úplně vyložit všechny úkoly z hlavy a dát je do spolehlivého systému, který vám pomůže zapamatovat si důležité věci ve správný čas.

Musíte také vzít v úvahu, že by měl existovat minimální počet košíků pro sběr příchozích informací. Ideálně jeden. Pak to bude nejjednodušší na manipulaci.

Fáze 2. Zpracování informací

V této fázi zpracováváme informace, které jsou v naší doručené poště.

Existují tři možnosti, jak můžeme v této fázi postupovat:

• Označte úkol jako „Akce“a uveďte další krok k jeho dokončení a termín. Pokud ještě přesně nevíte, kdy máte úkol dokončit, můžete zadání termínu přeskočit.
• Přesuňte informace do "Adresáře", pokud s nimi nepotřebujete nic dělat, ale v budoucnu se to může hodit.
• Vymažte informace a určete, že jde o „Koš“: to znamená, že s nimi nemusíte nic dělat a v budoucnu nebudou užitečné.

Fáze 3. Organizace činností

Všechny akce procházejí dalším trychtýřem.

Filtr 1 - "Oříznutí"

Zeptejte se sami sebe na otázku: Měl bych tuto akci skutečně udělat? Máte-li pochybnosti, smažte jej.

Filtr 2 - "Pověření"

Položte si otázku: pokud je to potřeba udělat, pak to opravdu musím udělat já osobně? Pokud ne, delegujeme a uvedeme odpovědnou osobu, konečný výsledek, mezistupně kontroly (uzlové body) a termín.

Pokud chcete akci provést vy, přejděte na další filtr.

Filtr 3 – „Akce“

Položte si otázku: bude tato akce trvat déle než 2–5 minut? Pokud ne, udělejte to hned a uvolněte hlavu. Pokud ano, zaregistrujte se.

Akce v systému mohou být následujících typů.

"Následující akce" - jednoduché úkoly, které se skládají z jedné akce (zavolat, napsat, jít atd.). Například akce „Výměna zimních pneumatik na kolech“se bude skládat z následujících jednoduchých akcí: zavolat a přihlásit se do autoservisu, naplánovat si čas v kalendáři a dojet do autoservisu ve správný čas.

Takové akce je vhodné shromažďovat do seznamů podle místa a okolností (kontextové seznamy). Může to být seznam In Store, kde vypíšete vše, co potřebujete koupit, když jste v obchodě, nebo seznam In the Chair, kam přidáte věci a úkoly, které můžete dělat večer po práci na svém oblíbeném křesle.. Nebo seznam „šéfových otázek“, kam si sepíšete všechny otázky, které na svého šéfa máte, abyste je pak mohli vyřešit všechny na jeden zátah.

Všechny takové akce obvykle zaznamenávám buď do „Kalendáře Google“(schůzky a události), nebo do Todoistu, cloudové služby, kde je pohodlné organizovat úkoly.

"projekty" - úkoly, jejichž dokončení vyžaduje více než jeden krok. Chcete-li projekt rozjet, musíte popsat první kroky k jeho realizaci a zanechat jeho připomínku ve spolehlivém systému. Výsledkem je, že se projekt promění v řetězec jednoduchých akcí, z nichž každou lze provést během následujících pěti minut a získat výsledek.

Projekty zveřejňuji na kartách Trello. Karta je ideálním kontejnerem pro projekty, kam můžete umístit:

• popis a účel projektu;
• odkazy na další dokumenty o projektu;
• jména odpovědných osob;
• Uzávěrka;
• kontrolní seznamy s následujícími kroky;
• připomínky k projektu;
• potřebné soubory a tak dále.

Zpožděné akce … Pokud nemůžeme naplánovat další akce bez dalších událostí nebo informací (například čekáme, až nám kamarád pošle telefonní číslo na autoservis, kde je možné výhodně vyměnit pneumatiky), zařadíme takové akce do „Odložené seznam. Volitelně můžete nastavit připomenutí, abyste něco zkontrolovali.

Takové seznamy úkolů mohou být také strukturovány jako kontextové seznamy. Vytvořte si například seznam úkolů, které jste přidělili svému asistentovi.

Seznam "Jednou" obsahuje úkoly, které nyní nevyžadují aktivní činnost, ale které bychom rádi splnili v budoucnu.

To může být:

• knihy, videoškolení a kurzy, které si chcete koupit;
• užitečné dovednosti, které chcete ovládat;
• místa, která chcete navštívit;
• věci, které si chcete koupit.

Musíte se pravidelně dívat na tento seznam, dělat si poznámky a přeměnit je v cíle, ke kterým budete pracovat.

Fáze 4. Pravidelná kontrola

Aby systém fungoval, je nutné pravidelně kontrolovat hlavní úkoly a projekty, smazat ty, které již nejsou relevantní, a ty nové seřadit podle priority a poslat je do práce.

Chcete-li pravidelně provádět tuto kontrolu, postupujte podle těchto tipů:

• Nechte si ve svém rozvrhu 30-60 minut na kontrolu (zpočátku bude stačit jednou týdně).
• Udělejte si kontrolní seznam nebo plán pro takovou kontrolu, kde je uvedeno pořadí, co následuje po čem. Tento plán by neměl být příliš složitý a kontrola by vám neměla zabrat příliš dlouho, nebo to prostě nebudete dělat pravidelně.

Níže je příklad mého kontrolního seznamu týdenního přehledu. Udělal jsem to ve formátu cheat sheet s posloupností akcí, které zobrazují služby / dokumenty, do kterých se dívám. Můžete jej uspořádat pomocí běžného seznamu nebo nakreslit diagram od ruky, který je pro vás vhodný.

Vytiskněte čtyři z těchto kontrolních seznamů za měsíc. Při týdenní kontrole vezměte jeden z nich do ruky a proškrtejte hotové položky ze seznamu. Toto jednoduché cvičení vás bude motivovat, abyste v těchto recenzích pokračovali.

Fáze 5. Akce

Když je sestaven plán na týden, pak zbývá jednat. Vyvarujte se jedné z největších začátečnických chyb GTD, kdy trávíte příliš mnoho času organizováním úkolů namísto jejich skutečného plnění.

Zde je několik tipů, jak své akce zefektivnit.

1. Vytvořte si plán dne na základě plánu na týden. Rozdělte svůj den na bloky, vytvořte 2-3 bloky pro důležité úkoly a několik bloků pro jiné úkoly. Délka bloků je v průměru 60–120 minut. Mezi bloky vložte volný čas pro nepředvídané úkoly.
2. Pracujte na systému Pomodoro, k tomu si můžete v telefonu nastavit časovač. Jeho podstata je jednoduchá: každých 25-30 minut práce si udělejte přestávku na pět minut a po třetím pracovním bloku delší přestávku (15-30 minut). Celkem jsou to tři bloky po 30 minutách s přestávkami po pěti minutách, po kterých následuje dlouhá přestávka 15-30 minut. Můžete udělat 2-4 takové cykly za den, v závislosti na tom, jak často jste rozptýleni.
3. Během bloků s důležitými věcmi se snažte nenechat rozptylovat jinými lidmi a cizími zvuky (k tomu můžete zapnout speciální hudbu pro koncentraci ve sluchátkách).
4. Určete, kdy je vaše energetická hladina nejvyšší (například od 7 do 9 ráno), a během této doby dělejte nejdůležitější věci, které vás přiblíží k vašim osobním cílům.
5. Neplánujte si na den příliš mnoho důležitých věcí: 1-3 stačí. Je důležité, abyste na konci dne, po zhlédnutí přeškrtnutých úkolů ve vašem plánu, byli spokojeni a udělali si stejně realistický plán na zítřek.