Jak lépe využít GTD systém

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

Spisovatel a bloger Leo Babauta vysvětluje, jak pokračovat v plánování a zbavit se všeho, co vám brání být produktivní.

Proč je tento systém potřeba

Getting Things Done (GTD) je známý systém pro provádění věcí od Davida Allena. Při jeho použití jsou zaznamenány absolutně všechny příchozí informace a rozděleny do seznamů. Cílem je dotáhnout věci do konce tím, že budete věnovat více času tomu, na čem skutečně záleží.

Se systémem GTD můžete dosáhnout velmi velkého úspěchu. Zde je jen několik z nich:

• Zvládáte spoustu úkolů.
• Stanete se sebevědomějším.
• Méně prokrastinujete a jste méně rozptýlení.
• Více vám důvěřují: ostatní vědí, že vždy vše dotáhnete do konce.
• Jste častěji zváni do práce, protože solidní přístup k podnikání je žádaný.
• Změníte se k lepšímu – uvědomíte si, co je pro vás opravdu důležité, stanete se zvědavými, začnete se učit, budovat pevné vztahy s lidmi a zbavovat se starých vzorců vnímání, které vám brání.
• Vyděláš víc.
• Jste schopni vytvořit úspěšný startup nebo vybudovat skvělou společnost.
• Své nápady můžete sdílet – v knize, blogu nebo přednášce.

Ale abyste získali všechny tyto výhody, musíte pochopit, jak systém efektivně používat, a zjistit, co tomu brání. Leo Babauta, spisovatel a autor oblíbeného blogu Zen Habits, vysvětluje, co pro to musíte udělat.

Jak efektivněji využívat GTD systém

Zjistěte, co vám brání být produktivní

Zvyk prokrastinovat. Váháte, zda k úkolu přistoupit kvůli jeho složitosti: buď máte pocit, že si s ním nebudete vědět rady, nebo jste mu vůbec neporozuměli. To je prokrastinace.

Zvyk odvádět pozornost. Podařilo se vám začít, ale hned přejdete na jiný úkol. Všechny stejné pochybnosti a nejistoty vás nutí to odložit ve prospěch jednoduššího cvičení nebo jen začít zabíjet čas. Toto neustálé přepínání vede ke ztrátě koncentrace. Zároveň to vypadá, že budete nekonečně zaneprázdněni.

Perfekcionismus. Dlouho se nemůžete pustit do práce, protože teď na to není vhodná doba. Nebo jeho dokončení odkládáte, protože to nebylo dokonalé.

Chcete si například založit blog, ale nechcete, protože dokud pro něj nenajdete perfektní platformu a téma, nemáte dostatek volného času a stále nemáte seznam skvělých nápadů. Nebo jste napsali článek a nepublikujete ho, protože materiál je ještě potřeba dopracovat – ve skutečnosti si na to prostě netroufáte.

Životní prostředí. Lidé vám maří plány, nic nedělají včas, vše komplikují, kazí, stěžují si a otravují. A spoléhat se na ostatní lidi je někdy těžké dosáhnout svých cílů. Častěji než ne, je to jen výmluva pro sebe.

Rozptylování. Jsou to lidé, jakékoli události, problémy. Zasahují do vaší práce. Něco, co můžete ovládat, něco ne.

Únava. Jste unavení, hladoví, vyčerpaní, zmatení nebo znudění. Problémy, jako jsou tyto, brání soustředění a provádění věcí.

V tomto případě se stačí nabít: zdřímnout si, projít se, meditovat.

Nebo se pusťte do úkolů, které nevyžadují mnoho energie: třídit poštu, dělat administrativní rutinu. Pokud únava byla pozorována po dlouhou dobu, přehodnoťte svůj jídelníček a spánek.

Strach, pochybnosti, pocity bezmoci a pochyby o sobě. Jsou jádrem většiny výše zmíněných překážek.

Zjistěte, co vám chybí, abyste mohli pracovat efektivněji

Vybrané body budou řešením výše uvedených problémů.

Schopnost stanovit priority. Můžete dosáhnout úspěchu, pokud budete věnovat většinu svého času důležitým úkolům. Když jste zaneprázdněni nepodstatnými činnostmi nebo neustále přepínáte mezi činnostmi, jste méně efektivní. Je třeba si vybrat jeden důležitý problém a soustředit se pouze na něj.

Postupně se naučíte identifikovat, které úkoly a projekty mají pro vás velkou hodnotu. Je důležitější odpovídat na zprávy než psát článek? Co je prospěšnější pro vaši kariéru, štěstí, zdraví?

Schopnost správně začít podnikat. Právě sklon k prokrastinaci je jedním z nejčastějších a bolestivých problémů, které stojí v cestě k dosažení cíle. Proto je nejdůležitější při plnění úkolů začít.

Soustřeďte se na první, nejmenší krok. Co nejmenší. Vytvořte prostředí, které usnadní začátek. Když si například Leo sám chtěl vypěstovat návyk na běhání, soustředil se pouze na to, aby si nazul tenisky a dostal se z domu.

Práce ve sprintu. Tento přístup vám pomůže vyrovnat se s multitaskingem a rozptýlením. Tato technika se také nazývá Pomodoro. Je založen na rozdělení práce do krátkých 15-25minutových intervalů (sprinty), během kterých je potřeba se soustředit pouze na jeden úkol, aniž by vás něco rozptylovalo.

Následuje krátká přestávka, po které se pustíte do nového sprintu. Pokud jste tuto metodu nikdy nepoužili, můžete si zařídit pár takových pracovních segmentů denně a po týdnu začít jejich počet postupně zvyšovat.

Správa seznamu úkolů. Pomáhá soustředit se a zvládnout vše naplánované. Ale snažte se to nekomplikovat. Najděte si jednoduchý plánovací program, zapište si vše, co musíte v blízké budoucnosti udělat, a každý den si vyberte, na které úkoly se dnes zaměříte.

Naplánujte si na den tři důležité a tři menší úkoly – tento počet se může měnit v závislosti na délce vašeho pracovního dne, složitosti úkolů a rychlosti jejich plnění.

Schopnost přijmout chyby. Perfekcionismus stojí v cestě dělat věci. Nebojte se proto ani tak o dokonalost svého díla, jako o jeho dokončení. Držte se pravidla „mizerného prvního návrhu“spisovatelky Ann Lamotte.

Je přesvědčena, že jediný způsob, jak začít dobře psát (a vůbec to začít dělat), je načrtnout slabý a zbytečný předloh. Po chvíli se k výsledku vrátíte a vyleštíte ho.

Práce v režimu nejistoty. Strach a potíže vás budou často pronásledovat. Proto je velmi užitečné naučit se ve stavu této nejistoty pracovat: udržet se pod kontrolou, neschovávat se před úkoly a vnitřními prožitky a nestěžovat si.

Chcete-li to udělat, pokaždé, když si všimnete něčeho takového za sebou, odložte vše stranou a snažte se cítit svůj stav. Příjmout to. Věnujte pozornost svým fyzickým pocitům. Ujistěte se, že nejistota a nepohodlí jsou v pořádku. Naučte se vážit si okamžiků takové, jaké jsou.

Schopnost vidět celkový obraz. Jedna věc je plně se soustředit na jeden úkol a úplně jiná je umět se na situaci dívat jako na celek. Obecná analýza situace by měla být provedena ráno a večer a také několikrát během dne - v případě, že potřebujete upravit akční plán.

Každý z nás je občas vyrušen, vyrušen a čelíme nepředvídatelným potížím. Abyste zůstali produktivní, musíte se naučit v případě potřeby změnit zaměření.

Schopnost být zodpovědný. Především to znamená neobviňovat ostatní ze všech obtíží, kterým čelíte na cestě k dosažení svého cíle. Převezměte plnou odpovědnost za svou část práce.

Buďte lídrem – projevte iniciativu, sledujte úspěch celého týmu, i když jste v něm prostý podřízený.

Otevřená komunikace. Takovou, aby každý jasně chápal své povinnosti a hranice a také důsledky jejich nedodržení. To pomůže vytvořit strukturu, ve které mohou všichni zúčastnění pracovat snadněji a efektivněji. Snažte se s lidmi zacházet upřímně a pozitivně, navzdory všem jejich chybám.

Schopnost plánovat. Dostatek úkolů v diáři k dosažení cíle nijak nepřispívá. Místo toho je nejlepší vytvořit si minimální seznam odpovědí na jednoduché otázky. Jak začít den, abyste dokončili důležité úkoly? Jak běhat sprinty, aby vás nikdo nerozptyloval? Za co musíte nést odpovědnost? Kdy se vyplatí vyzvednout si poštu? Na kolik si mám naplánovat schůzky? Jak zhodnotíte svůj den?

Odpovědi vám pomohou naplánovat si den. Neusilujte o to, aby to bylo dokonalé. Analýzou toho, co se děje, časem najdete nejlepší možnost.

Kde začít se zlepšováním

Vytvořte si jednoduchý plán. Není vůbec nutné snažit se zvládnout všechny chybějící dovednosti najednou. Pro začátek je nejlepší zaměřit se na první čtyři, které budete cvičit na denní bázi:

• Stanovení priorit a definování úkolů pro daný den.
• Práce ve sprintu.
• Meditace – když cítíte strach, nejistotu nebo nejistotu.
• Analýza na konci dne a revize plánu.

Všimněte si, co a jak budete dělat. Ukažte výsledný plán někomu, koho znáte, a dejte mu zprávu každý den po dobu jednoho týdne. Slibte si, že se každý týden podělíte o své úspěchy, výzvy a to, jak se připravíte na začátek nového sedmidenního období.

Každý večer si věnujte 10 minut a zopakujte si, jak probíhal váš den a zda jste splnili všechny body svého plánu. Zapište si, co se stalo, co zabránilo, jak můžete zrychlit pohyb vpřed.

Postupem času pro vás budou sprinty, meditace a další dovednosti jednodušší. Poté se začněte učit nové a efektivní přístupy, jak budete svůj systém postupně zlepšovat. Hlavní věc je nezapomenout cvičit.