Ganttův diagram je nástroj pro ty, kteří neradi promeškají termíny

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2024-01-15 16:41

Uvidíte, co dělat a proč, a na nic nezapomenete.

Co je Ganttův diagram

Ganttův diagram je nástroj pro plánování a řízení úkolů, který vynalezl americký inženýr Henry Gantt. Vypadá to jako vodorovné pruhy umístěné mezi dvěma osami: seznam úkolů svisle a data vodorovně.

Diagram ukazuje nejen samotné úkoly, ale také jejich posloupnost. To vám umožní na nic nezapomenout a udělat vše včas.

Kdo potřebuje schéma

Pokud jste fanatik do plánování a milujete krásné grafy, Ganttův diagram je pro vás. Pomůže jak se spuštěním internetového obchodu, tak s přípravou na rozsáhlou akci. V každodenním životě je diagram užitečný pro vlastní plánování svatby, renovaci nebo stavbu domu, cestování nebo přípravu na sezení.

Například nezávislý pracovník s Ganttovým diagramem bude mít jistotu, že se může chopit dalšího projektu. A nevěsta se při pohledu na rozvrh nebude bát, že nic nedělá.

V podnikání Ganttův diagram pomáhá všem. Zhotovitel přesně ví, co je potřeba udělat, za co a kdy, jeho šéf kontroluje termíny a klient je v klidu, pokud vidí, v jaké fázi se proces nachází.

Nástroj se bude hodit i při prezentaci projektu. Zákazník nebo šéf uvidí objem a načasování práce a pochopí, proč například návrh webu trvá tři měsíce a ne týden.

Jak začít s Ganttovým diagramem

Nejprve je potřeba vytvořit tabulku se zdrojovými daty. Můžete to udělat kdekoli: dokonce i na kusu papíru, alespoň okamžitě v programu pro sestavení diagramu.

Tabulka potřebuje tři typy dat: název úkolu, datum zahájení a trvání nebo předpokládané datum dokončení úkolu. Zvažte časovou osu, zdroje a rozpočet projektu, abyste zajistili realistické datum dokončení.

Řekněme například, že se vy dva rozhodnete vymalovat svou ložnici. Tabulka bude vypadat takto:

Pokud opravu provádí pracovní tým, pak se načasování každého úkolu bude lišit.

Kde a jak vytvořit Ganttův diagram

Existují programy, ve kterých musíte vytvořit diagram v několika fázích. A existují specializované nástroje, ve kterých stačí kliknout na pár ikon.

Výběr nástroje závisí na rozsahu a hodnotě projektu. Pokud si vytváříte diagram pro sebe, můžete použít bezplatná řešení nebo zkušební verze programů. Pro velké společnosti pracující s drahými projekty jsou vhodnější profesionální programy.

1. Microsoft Excel

• Cena: 5 199 rublů za jeden počítač nebo licencované předplatné od 269 rublů měsíčně.
• Volné období: 1 měsíc.

Jeden z nejoblíbenějších programů pro práci s tabulkami a grafy. Pomocí šablony můžete vytvářet grafy znovu a znovu.

Microsoft Excel →

2. LibreOffice Calc

Cena: je zdarma.

Obdoba MS Excelu od The Document Foundation, obecně prospěšné společnosti.

Chcete-li sestavit Ganttův diagram, vytvořte tabulku se zdrojovými daty. Do tří sloupců zadejte názvy úkolů, jejich data zahájení a trvání ve dnech.

Poté vyberte rozsah s hodnotami (nemusíte vybírat názvy sloupců) a spusťte průvodce grafem pomocí příslušné ikony nebo přes nabídku „Vložit“→ „Graf“.

Vyberte skládaný pruhový graf. Skončíte s diagramem obráceného pořadí.

Chcete-li převrátit vertikální osu, klikněte na ni a vyberte "Formátovat osu …". Poté na kartě "Měřítko" klikněte na "Obrátit".

Chcete-li zobrazit data na vodorovné ose, klikněte na ni a vyberte "Formátovat osu …". Na kartě Čísla vyhledejte požadovaný formát data. Poté v záložce "Scaling" zrušte zaškrtnutí políček "Automaticky" u položek "Maximum", "Minimum" a "Hlavní interval".

Do polí, která se objeví, vyplňte hodnoty:

1. Minimum je datum zahájení prvního úkolu.
2. Maximum je datum ukončení posledního úkolu.
3. Hlavní interval. Pokud jsou úkoly krátkodobé, je potřeba malý interval (1), aby bylo v grafu vidět přesné datum zahájení a ukončení. A pokud jsou úkoly a samotný projekt dlouhodobé, pak je lepší zvolit větší interval, aby se harmonogram neukázal příliš dlouhý.

Kvůli čitelnosti nastavte na kartě Titulek v možnostech osy Y Orientaci textu na 90 stupňů.

Chcete-li zachovat pouze zobrazení údajů o trvání, klikněte pravým tlačítkem na barvu nepotřebných čar a vyberte Formát datové řady. Na kartě "Oblasti" vyberte z rozbalovací nabídky "Žádné". Budete mít velmi základní Ganttův diagram.

LibreOffice Calc →

3. Microsoft Project

• Cena: od 1 875 rublů měsíčně.
• Volné období: 1 měsíc.

Specializovaný produkt společnosti Microsoft pro řízení projektů. Je integrován se známými nástroji společnosti Microsoft, jako je Excel, PowerPoint a dokonce Skype pro firmy. Existují další doplňky.

Vhodné pro střední a velké společnosti, které chtějí nejen vizualizovat data, ale také plně řídit projekty, projektová portfolia a zdroje.

Šablona diagramu je zabudována do programu, takže potřebujete minimální úsilí.

Microsoft Project →

4. Pouze Office

• Cena: od 60 rublů za měsíc.
• Volné období: 1 měsíc.

Software pro řízení projektů. Při registraci jsou dostupné funkce CRM, mail server, práce s dokumenty, firemní chat a blog.

Diagram je sestaven automaticky po zadání všech úkolů do struktury projektu. Závislosti a termíny lze nastavit přímo na grafu přetažením úkolů pomocí myši. Rozhraní je intuitivní, existují tipy.

Pouze Office →

5. Smartsheet

• Cena: od 14 $ měsíčně.
• Volné období: 1 měsíc.

Nástroj je vylepšen pro řízení spolupráce. Můžete použít šablony pro projekty a opakující se úkoly. Nechybí integrace s kancelářskými aplikacemi od Microsoftu, Google a dalších.

Vhodné pro velké společnosti s rozsáhlými projekty a freelancery, kteří jsou připraveni se zapojit do cizích projektů.

Vytváření projektu je jako vytváření seznamu úkolů v tabulkách. Tabulky můžete importovat ze svých dokumentů. Ganttův diagram se vytváří kliknutím na příslušnou ikonu v sekci "Zobrazení".

Rozhraní je rusifikované, ale video instrukce jsou v angličtině.

Smartsheet →

6. GanttPRO

• Cena: od 6,5 dolaru za měsíc.
• Volné období: 14 dní.

Můžete vytvořit více pracovních prostorů a spravovat různé projektové týmy. Úkoly, jejich termíny a závislosti můžete upravovat přímo v diagramu přetahováním prvků myší.

Je zde řízení zdrojů, harmonogram práce umělců, hodinové sazby a náklady na projekt. Můžete poskytnout přístup pomocí odkazu nebo exportovat diagram pro prezentaci zákazníkovi.

Při vytváření projektu program nabídne vyplnění krátkého dotazníku o vaší firmě za účelem nalezení vhodné šablony. Poté můžete šablonu upravit nebo vytvořit vlastní.

GanttPRO →

7. Comindware

• Cena: od 300 rublů za měsíc.
• Volné období: na žádost vedoucího.

Comindware je vhodný pro střední až velké společnosti. Program umožňuje řídit projekty, zdroje, obchodní procesy. Obchodní procesy lze integrovat přímo do projektů. Má vlastní firemní sociální síť. Můžete importovat soubory z tabulek, přenášet projekty a úkoly z MS Project.

Comindware →

8. „Tabulky Google“

Cena: je zdarma.

Průvodce grafem v Tabulkách Google zde nepomůže. Existuje však řešení - podmíněné formátování.

Po zadání počátečních údajů do tabulky napravo od ní umístěte data projektu.

Vyberte oblast buněk mezi původními daty a daty. Tam se vytvoří schéma. Klikněte pravým tlačítkem a vyberte Podmíněné formátování.

Z nabídky Formát buněk vyberte Váš vzorec a zadejte = AND (E $ 1 = $ B2). E1 je první buňka data projektu. C2 - buňka s koncem prvního úkolu. B2 - buňka se začátkem prvního úkolu.

Ganttův diagram je připraven. Můžete měnit data a přidávat nové úkoly. Nezapomeňte upravit oblast podmíněného formátování podle potřeby.