Jak udělat to, co jste považovali za nemožné

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

Tajemství produktivity Scotta Hanselmana, jednoho z nejslavnějších programátorů Microsoftu.

Scott Hanselman není jen jedním ze světově nejuznávanějších webových odborníků společnosti Microsoft. Je to skvělý řečník. Na svém blogu, podcastu a videích mluví o gadgetech, IT a osobní efektivitě. Zde je to, co si Scott Hanselman myslí o produktivitě.

Nebojte se dělat chyby

"Někdy je užitečné udělat chybu." Nebojte se lámat lesy, “je dokonce zvláštní slyšet tuto radu od tak super efektivního člověka, jako je Hanselman. Na vrcholu své kariéry se zdá, že má čas na všechno: blogování a Twitter, nahrávání podcastů, pravidelné vystupování na konferencích. V posledních letech je spoluautorem více než půl tuctu knih. Nehledě na to, že má manželku a dvě děti.

jak to dělá? Odpověď zajímá nejen vás. Mnozí jsou zmateni: „Scotte, proč taková hektická činnost? Spíte vůbec?" Hanselman odpovídá: „Protože musím tančit! Kdykoli mě napadne, že bych měl přestat, vzpomenu si na tento meme a tohoto inspirovaného chlapce."

„Čím méně toho uděláte, tím více můžete udělat. Toto je typický zákon o škálování, “říká Hanselman. Škálování mění vaše limity změnou vašeho přístupu k produktivitě.

Hanselman odhalil svá tajemství produktivity ve 42minutovém rozhovoru. Všechny jeho rady, od pravidla jednoho písmene až po nalezení vlastního Roberta Scobleho, jsou proveditelné.

Podle něj jednoduše přizpůsobil techniky produktivity Davida Allena (Getting Things Done), Stephena Coveyho (""), JD Meiera (Getting Results the Agile Way), Francesca Cirilla (technika Pomodoro) a Katie Sierry.

Následuje shrnutí Hanselmanova projevu GOTO 2012 a shrnutí jeho prezentace na Webstock 2014.

Hledejte výstražné značky

Nebylo vždy těžké se soustředit. Internet nebyl vždy plný stovek stránek čerstvého, ještě nečteného obsahu. Tok informací, který vás rozptyloval, nebyl vždy nepřetržitý. Hanselman vzpomíná, že když se teprve učil programovat, všechny potřebné znalosti byly obsaženy ve dvou knihách.

Scott Hanselman

Na internetu se tvoří obrovské množství informací, z nichž polovinu tvoří odpadky. Rozptýlení zaberou třetinu dne. Jsme zdrceni, ale říkáme si, že všechno zvládneme, jen potřebujeme pracovat pozdě.

Stop! Toto je výstražná značka. Pokud se přistihnete, že si myslíte, že musíte zůstat dlouho vzhůru, abyste stihli svůj rozvrh, máte problém. Velký problém a řešení není tak jednoduché jako "Doufám, že uklidím všechny úkoly v mém seznamu úkolů."

"Naděje není plán," říká Hanselman. "Naděje čeká, když jdeš s proudem."

Pochopte rozdíl mezi produktivitou a efektivitou

Co tedy dělat, když uvidíte ceduli varující před nebezpečím? Hanselman má řešení. Ale než to Scott odhalí, definuje a porovná produktivitu a efektivitu.

• Produktivita je o dosažení cíle. Je důležité se rozhodnout, co dělat. Produktivita je o výběru správných cílů a záměrů a jejich dosažení.
• Efektivita spočívá v plnění úkolů co nejergonomičtějším a procesně orientovaným způsobem.

Scott Hanselman

Produktivita znamená dělat správnou věc. Efektivita je dělat věci správně. Jinými slovy, produktivita znamená volbu směru a efektivita znamená rychlý běh tímto směrem.

Když pochopíte, že jde o dvě různé věci, pochopíte, jak mocné nástroje to jsou.

Definujte, co znamená práce

Hanselman se také zaměřuje na popisovanou trojici pojmu „práce“.

1. Předem určená práce je taková, která je předem naplánovaná.
2. Práce, která přichází, je ta, která vás odvádí od plánu.
3. Definovaná práce je, když si sednete a přemýšlíte o tom, co musíte udělat.

Třetímu bodu je podle Hanselmana potřeba věnovat více času. Jak často si ve svém rozvrhu vyhradíte hodinu na to, abyste si dobře rozmysleli, co dál? Místo toho při pohledu na seznam úkolů zpanikaříme, přetváříme seznam úkolů v naději, že zalepíme díry. Ale ve skutečnosti z toho seznam jen roste.

Udělejte si čas na přemýšlení o vaší další práci. Profesionálům to v průměru nezabere více než hodinu denně.

Dělat, házet, delegovat, odkládat

Hanselman zdůrazňuje další Allenovu techniku ze své slavné Getting Things Done: Do, Drop, Delegate, or Procrastinate.

Toto je skvělé e-mailové řešení. Proveďte úkol z e-mailu, pokud to trvá minutu a byl naplánován. Jinak to shoďte, delegujte nebo odložte – udělejte to později nebo to delegujte na někoho jiného.

„Neboj se lámat lesy“zní nepřirozeně. Ve skutečnosti vám tento přístup umožňuje lépe se soustředit na práci než situace, kdy tíha odpovědnosti permanentně vyvíjí tlak na psychiku.

Říct ne je těžké. Pocit viny spojený se slovem „ano“je ale mnohem horší než nepohodlí při vzdání se. Všude, včetně internetu, můžete své datové toky ovládat a třídit.

Pro filtrování informací a plánování věcí, Hanselman doporučuje matici řízení času.

	Naléhavé	Neurgentní
Důležité	já Kritické situace. Naléhavé problémy. Projekty a úkoly s termínem.	II Navazování spojení. Hledejte nové příležitosti. Plánování. Obnova sil.
Nedůležité	III Nadbytečné rozhovory a telefonáty. Nějaká korespondence. Nějaká setkání. Rutinní záležitosti.	IV Drobnosti, které plýtvají časem. Korespondence. Telefonní hovory. Nečinná zábava.

Když je něco současně naléhavé a důležité, například manželka rodí nebo dojde k záchvatu apendicitidy, měli byste jednat bleskově. Pokud záležitost není naléhavá a nedůležitá, je lepší ji vůbec nedělat. A bohužel často ztrácíme čas věcmi, které jsou naléhavé, ale nedůležité. Naléhavé jednání je pro mnohé z nás zlozvykem.

Pochopte e-mail

Scott Hanselman dostává každý den stovky e-mailů a sdílí svůj přístup k Inboxu.

Použijte pravidlo jednoho písmene

Změna nastavení pro příchozí dopisy radikálně mění přístup k práci s e-mailem. Vytvořte složku pro dopisy, ve kterých jste v kopii, a samostatnou složku pro zprávy, kde jste jediným příjemcem. Písmena, která spadají do první složky, jsou a priori nedůležitá.

Ale co když vám šéf pošle kopii úkolu a pak se zeptá: "Proč jsi nesplnil můj úkol?" Odpověď je jednoduchá: "Byl jsem v kopii, myslel jsem, že mě jen informuješ." Šéf by to už nikdy neudělal.

Jako komunitní architekt ve společnosti Microsoft používá Hanselman další složku ve své poštovní schránce, externí. „Jsou to lidé, kteří nepracují pro společnost, ale jsou pro mě důležití. Odpovídám na všechny jejich e-maily, “vysvětlil Scott.

Nekontrolujte poštu ráno ani večer

Je to jednoduché: ráno jste odpověděli na dopis, obdrželi okamžitou odpověď, odpověděli znovu… V důsledku toho může korespondence, na které jste plánovali strávit méně než hodinu, trvat půl dne.

Scott Hanselman

Kontrola pošty ráno je jako cestování v čase. 9:00 - vstávejte, zkontrolujte poštu. Probudili jsme se – už je večeře, je čas jít na svačinu. A teď už je 14:30, je čas pracovat… Jak se to stalo? Právě jste ráno otevřeli e-mailového klienta.

Navíc, odpovídáte-li na e-maily ráno (nebo večer), na tento čas si lidi zvyknete. Tím, že jednou na e-mail odpovíte ve 2 hodiny ráno, jste si vybudovali reputaci, že píšete e-maily ve 2 hodiny ráno, a dali jste najevo svůj zvyk naléhavosti.

Zkontrolujte si poštu v poledne podle své denní rutiny a nechte se překvapit, kolik toho za den stihnete.

Najděte svého Roberta Scobleho

Neměli byste si každou chvíli kontrolovat poštu ze strachu, že něco zmeškáte. „Obvykle mám prázdnou schránku, ale když jsem na dovolené, může tam být 500 e-mailů,“vysvětluje Hanselman.

Často na konferencích můžete vidět řečníky, kteří sotva dokončili svůj projev a raději běželi ke svému notebooku, aby se podívali do svého e-mailového účtu. Člověk má dojem, že jejich úkolem je mazat písmena včas.

K vymýcení tohoto zvyku Hanselman doporučuje používat takzvané důvěryhodné agregátory. Jde o kolegy, kteří si jsou vždy vědomi aktuálního stavu. V Microsoftu to byl Robert Scoble.

Scott Hanselman

Byl jsem přihlášen k odběru tisíců blogů. Ale proč? Kdo je nejlepší čtenář blogů na světě? Robert Scoble! Za sebe jsem se rozhodl: Nejsem Scoble, číst tolik blogů je nepřirozené. A víte, co jsem udělal? Začal jsem číst jeho blog. Z tisíců blogů, které jsem sledoval, mi zůstalo pět, které mi slouží jako agregátor zpráv. Je to stejné jako sledovat všechny zpravodajské relace během dne nebo jen večer sledovat závěrečný program.

Najděte si ve firmě svého „důvěryhodného agregátora“. Chcete-li to provést, jednoduše se zeptejte sami sebe, kdo je člověk, který si vždy uvědomuje, co se děje, a ochotně to s vámi bude sdílet?

Zůstaňte v proudu

Cokoli důležitého se děje ve světě a ve vašem životě, určitě o tom budete vědět. Pokud se stane příští 11. září, budete informováni.

Proto zkuste jako v kokonu. Nenechte svou pozornost toulat se tím, že budete v Gmailu neustále tisknout Alt + Tab.

Uložit úhozy

Po vzoru novináře a evangelisty Microsoftu Johna Adelly Hanselman vyzývá k „šetření tahů na klávesnici“. Následující příklad vysvětlí, co to znamená.

Scott Hanselman

Pokud mi Brian pošle dopis se skutečně zajímavou otázkou o ASP. NET a já odpovím dlouze a inspirovaně (pět odstavců s příklady kódu atd.), pak mu neposkytnu pouze podrobnou písemnou odpověď, která vyřešila jeho problém, dávám mu 10 tisíc jejich úhozů. Ale život je krátký, počet takových kliků je omezený - nikdy je nevrátím, jen jsem je dal Brianovi. Přitom ani nevím, jestli si moji zprávu přečte. Jak tedy být? Jak neutrácet, ale znásobit stisk kláves? Píšu příspěvek na blog a posílám Brianovi odkaz. Pak se moje kliknutí budou množit i poté, co zemřu – kdykoli si někdo prohlédne mou stránku na blogu.

Napište krátká písmena: tři až čtyři věty. Cokoli delšího by mělo být na blogu, Wikipedii, FAQ, znalostní bázi nebo jakémkoli jiném dokumentu. E-mail není místo pro ukládání znalostí, vaše úhozy tam umírají.

Pochopte schránku ve vašem životě

Třídění znamená oddělení, prosévání nebo vyřazení něčeho.

Nepřetržitý proud informací jde nejen do vašeho e-mailu, ale také do podmíněné schránky ve vašem životě. Upozornění na zprávy na sociálních sítích, na vydání nového dílu vašeho oblíbeného seriálu a podobně – všem těmto malým událostem věnujeme čas. To znamená, že je také potřeba třídit.

Hanselman nabízí poněkud děsivé přirovnání: na parkovišti došlo k mimořádné události, mnoho lidí bylo zraněno. Musíme jednat! Vaším úkolem je nalepit každému na prst štítek: mrtvý nebo živý a jak by se s nimi mělo zacházet. S Inbox jsme v našich životech vždy humánní: obvazujeme pacienta s rakovinou, zatímco někdo jiný přijde o ruku. Děláme věci, které plýtvají časem, ale nemají žádnou hodnotu.

Třídit proudy informačního šumu (Twitter, Facebook, e-mail, SMS, instant messenger atd.) v závislosti na hodnotě. Pokud lze něco bezpečně zlikvidovat, udělejte to.

Zbavte se zbytečného psychického stresu

Představte si, že se přihlásíte k odběru Netflixu a budete rádi, že budete moci sledovat druhou řadu House of Cards, kdykoli budete chtít. Třeba dnes večer, po uložení dětí do postele.

Pravdou je, že když jste se zaregistrovali, vzdali jste se proaktivního chování. Už se nerozhodujete, co a kdy budete dělat. Push a různé odběry vás vystavují vnějším okolnostem a nutí vás plnit úkoly zvenčí. Je tu nová epizoda? Musíte se dívat - nezmizí stejné předplatné!

To vše vytváří tlak na psychiku. Nesete si s sebou zbytečnou duševní zátěž, která ucpává vaši mysl a narušuje produktivitu.

Nechte pátek přemýšlet

Když přemýšlíte o věcech, které přijdou, vždy si položte otázku: Jaké tři věci mohu udělat dnes, které tento týden a které letos? Jde o takzvané pravidlo tří. Hanselman to získal od svého kolegy programového manažera Microsoftu Jaye Dee Meiera.

Napište tři úkoly na dnešek, na týden a na rok.

V pondělí, na začátku nového týdne, budete mít jasno o nadcházejících dnech. V pátek byste se měli zastavit, ohlédnout se za minulým pracovním týdnem a zamyslet se. Zeptejte se sami sebe: „Byl to úspěšný týden? Mohl jsem něco udělat jinak? Co mohu změnit? Je důležité ukončit každý den bez pocitu viny za promarněný čas.

Vyzkoušejte techniku Pomodoro

Tuto techniku řízení času navrhl Francesco Cirillo na konci 80. let. Smyslem je soustředit se na úkol 25 minut a poté si dát krátkou pauzu.

Hanselman doporučuje tuto techniku. Zároveň radí vysledovat do 25 minut všechny rušivé vlivy, které se vám vyskytly. Zaznamenejte si do sešitu, když si vzpomenete na někoho zvenčí (vnitřní rozptýlení) nebo když vás někdo, například kolega, rozptýlil (vnější faktory).

Nejprve budete mít asi šest rozptýlení, pak jedno a pak zmizí. Díky tomu budete svou produktivitu měřit počtem „rajčat“provedených za den.

Uvědomte si, že být zaneprázdněný je formou lenosti

Timothy Ferriss

Být zaneprázdněný je formou lenosti, líného myšlení a promiskuitního jednání.

Zaneprázdněný, produktivní. Někteří blázniví zaneprázdnění lidé budou překvapeni, ale být kreativní a něco vytvářet je opakem pouhého poflakování.

Hanselman uvádí následující příklad: člověk aktivně „tweetuje“– zdá se být velmi zaneprázdněný, a pak na měsíc zmizí, když se objeví skutečně významný projekt. Když jste zaneprázdněni, na Twitter a další nesmysly prostě není čas.

Berte to jako samozřejmost: multitasking je mýtus

Podle Hanselmana je optimální počet úkolů najednou jeden. Pokud si myslíte, že zvládnete mnoho úkolů současně, mýlíte se.

- je to jen přepínání mezi úkoly, vyžadující změnu kontextů. Pojďme si to vysvětlit na příkladu. Stalo se vám někdy toto: na něčem pracujete a najednou zazvoní telefon? Jsi naštvaný. To je tvůj otec, ale ty se pořád zlobíš, protože ti volá do práce ve tři hodiny odpoledne, kdy se plně soustředíš. Zvednete telefon a řeknete něco jako „Promiňte, ale vypadá to, že tu pracuji…“Pak jste dalších 10-15 minut smutní. Pak se musíte vrátit do práce: "Tak co jsem si tam myslel?"

Přepínání kontextu nefunguje. Existuje však přijatelný multitasking. Věci, které můžete dělat současně:

1. Choďte a žvýkejte žvýkačku.
2. Trénujte a poslouchejte podcasty.
3. Jezděte a poslouchejte hlasovou schránku.
4. Jezděte do práce a čtěte (ve veřejné dopravě).
5. Jezděte do práce a přemýšlejte.
6. Dobře využijte prostoje.

Zbavte se duševního hluku

Christopher Hawkins

Pokud mi něco nepomáhá vydělávat peníze, nezlepšuje nějakým způsobem můj život, je to duševní hluk, který je třeba odstranit.

Hanselman doporučuje změnit první část tohoto citátu Christophera Hawkinse."Pokud mi to nepomůže rozšířit moje podnikání (splatit hypotéku, trávit čas s rodinou - nahraďte to, co je vaším hlavním cílem), je to duševní hluk."

Pro Scotta je touto prioritou rodina: "Všechno, co dělám, každé rozhodnutí, které učiním, je proto, abych se rychle vrátil domů k dětem."

Domácí práce

Hanselmanův projev končí následujícím domácím úkolem:

1. Seřaďte své toky informací.
2. Plánujte pracovní sprinty.
3. Odstraňte rozptýlení.
4. Zvažte: pracujete se svou životní schránkou, jste efektivní nebo produktivní?
5. Zvažte svůj osobní seznam nástrojů.

Všimněte si, že Hanselman neřekl ani slovo o Evernote nebo jiných systémech. "Můžete strávit více času čtením knih o produktivitě a budováním systému, i když možná vše, co potřebujete, je seznam úkolů." Možná jen potřebujete pochopit rozdíl mezi tím, když jste „zaneprázdněni“a když děláte požadovanou práci.