Jak dát věci do pořádku v myšlenkách a činech

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

Když se vám v hlavě rojí tisíce nápadů, chytnete se jednoho nebo druhého. Tím pádem nemáte na nic čas. Rozptýlené informace je třeba strukturovat a transformovat do seznamů úkolů a delegovat rutinní úkoly. Dobrou zprávou je, že k tomu nepotřebujete instalovat spoustu aplikací. Goalton.com vám pomůže vše vyřešit.

Co je to produktivita cíle

Life hacker již o této skvělé službě podrobně psal před rokem a během této doby se mnohé změnilo a k lepšímu. Služba zarostla mnoha užitečnými funkcemi a stala se ještě pohodlnější.

Všechno v Goaltonu je svým způsobem krásné a jednoduché: jen vy a list papíru. Ale ne jednoduché, ale v podobě jedné ze sedmi šablon, což odpovídá typu aktuálně řešeného problému.

Zkrátka umožňuje organizovat vše: projekty, nápady, klienty. Tato cloudová služba pomáhá výrazně zvýšit jak osobní produktivitu jednotlivce, tak produktivitu celého týmu pomocí několika jednoduchých, ale zároveň super účinných nástrojů.

Myšlenkové mapy

Prvním nástrojem jsou myšlenkové mapy. Myšlenkové mapy mohou být skvělým způsobem, jak uvolnit mozek a přenést rozházené a stále skákající myšlenky na papír. Podstatou režimu myšlenkové mapy je, že si stanovíte centrální problém (nebo cíl) a pak chaotickým způsobem píšete vše, co vás napadne a souvisí s daným tématem.

V této fázi se nesnažte dát svým myšlenkám nějakou strukturu – nechte je přeskakovat. Jednoduše zapíšete všechny nápady, problémy nebo úkoly a v případě potřeby je podrobně rozepíšete.

Když své myšlenky položíte na papír, začnou získávat určitou strukturu. Elektronické myšlenkové mapy jsou pohodlné, protože při pohledu na výsledný obvod získáte jasnější představu o celém obrázku. Vždy můžete jednoduše vzít požadovaný prvek pomocí myši a přetáhnout jej na správnější místo a sestavit úkoly podle logických znaků, které potřebujete.

Co je na Goalton.com obzvláště praktické, je možnost používat režim ostření. Pokud se váš obvod stane příliš těžkopádným, můžete vždy přejít na práci s jeho samostatným kusem a dočasně skrýt další větve. Chcete-li se zaměřit, jednoduše klikněte na trojúhelník na začátku problému.

Hierarchický strom úloh

V Goalton můžete jedním kliknutím změnit způsob prezentace dat. Jinými slovy, svůj mentální diagram můžete kdykoli změnit na jasný vnořený seznam úkolů a naopak svůj kontrolní seznam přeměnit na diagram.

Takové řešení lze bezpečně nazvat jedinečným, protože jsme takové řešení neviděli v žádné jiné službě, a to je opravdu velmi pohodlné. Každý z nás má svůj vlastní individuální typ myšlení: pro jednoho vypadá diagram jasněji, pro jiného - tabulková forma.

V klasickém režimu Osnova můžete každému úkolu přiřadit odpovědnou osobu, termín a uvést aktuální stav úkolu. Režim seznamu bude užitečný zejména pro ty, kteří řeší obchodní problémy.

V tomto případě můžete rozložit libovolný prvek, to znamená rozdělit jej na dílčí dílčí úkoly, kolikrát je potřeba. Dělejte to, dokud nebudou vaše úkoly tak jednoduché, že je nebude možné nedokončit. Naštěstí neexistuje žádný limit na počet vnořených úrovní v Goalton. A ano, nezapomeňte použít režim ostření: opravdu vám pomůže soustředit se a najít rychlé řešení.

Pokud některé informace kategoricky nechtějí být zabudovány do systému, můžete je zadat do poznámek aktuálního projektu. Toto zobrazení můžete použít k rychlému zaznamenání spontánních myšlenek. Je vhodné sem kopírovat odkazy na stránky, vkládat kusy textu a dokonce k nim pro přehlednost přikládat obrázky. V budoucnu můžete tyto poznámky vidět také ve složce Poznámky, odkud je lze přetáhnout do jiných sekcí a proměnit myšlenky v konkrétní úkoly.

Deník

Možná by Goalton nebyl tak populární, nebýt jeho slavného režimu hoblování. V režimu deníku uvidíte všechny své úkoly s konkrétním termínem a také budete moci vytvářet nové. Přetažením karet úkolů pomocí myši můžete udělat úplný pořádek ve svém kalendáři a převzít kontrolu nad svými úkoly i úkoly, které zadáváte členům svého týmu.

Diář má pohodlně implementovaný systém filtrování úkolů: vždy můžete označit a zobrazit pouze úkoly z projektu, který potřebujete. Tímto způsobem můžete například skrýt kancelářské úkoly a ponechat pouze osobní úkoly jedním kliknutím nebo naopak. Můžete vidět úkoly, které jste zadali vám nebo vámi. Pokud je k úkolu připojen kontakt z adresáře, pak právě zde budete mít přístup k jeho kartě z vestavěného CRM systému.

Pro fanoušky klasických seznamů úkolů má Goalton.com režim, kde můžete vidět případy po splatnosti, případy pro dnešek, zítra nebo nadcházející týden. Obecně velmi jednoduché a pohodlné.

Kanban deska

Kluci z Goalton.com překvapivě dokázali na základě své platformy implementovat tak komplexní nástroj, jakým je kanban. Ve skutečnosti je kanban analogický desce pro přikládání karet úkolů, které se pohybují zleva doprava a procházejí předem určenými fázemi.

V této službě můžete vytvářet neomezené množství projektů, pro každý si můžete nastavit vlastní fáze: jednu pro agenturu, další pro vyjednávání smluv a třetí pro Scrum. Počet etap v Goalton je neomezený.

Obzvláště výhodné je, že pro každou z fází můžete určit svůj vlastní limit počtu úkolů, které jsou v této fázi (Omezení rozpracovanosti). Můžete například definovat, že ve fázi návrhu mohou být pouze tři úkoly. V takovém případě vám systém signalizuje, že se tohoto zaměstnance snažíte přetížit, čímž mu zadáte čtvrtý úkol.

Můžete také nastavit maximální dobu, po kterou bude úkol ve fázi. Například pro fázi „testování“nebo „schvalování“můžete nastavit období dvou dnů a systém zvýrazní červeně karty těch úkolů, které jsou po termínu a vyžadují vaši pozornost.

Nabídky a mini CRM

Vzhledem k tomu, že Goalton je primárně určen k řešení obchodních problémů, neobešla služba ani ty, kteří pracují ve startupech nebo malých firmách, jedním slovem všechny, kteří sledují své transakce.

Není žádným tajemstvím, že když se obchodník snaží prodat svůj produkt, musí sledovat, v jaké fázi se konkrétní transakce nachází, zejména v případě dlouhých cyklů. Na Goalton.com můžete vytvářet obchody a umísťovat je na nástěnku Kanban stejným způsobem jako u jednoduchých úkolů.

Jediný rozdíl je v tom, že vzhledem k tomu, že transakce mají částku a datum očekávané uzávěrky, uživatel bude moci dostávat zprávy za konkrétní časové období a na samotném Kanban boardu bude přidán automatický výpočet částek.

Ukazuje se, že v transakčním režimu se kanban promění v plnohodnotný a vizuální prodejní kanál. To je mimořádně výhodné, protože vám to umožňuje okamžitě zjistit, kde se všechny potenciální zisky nashromáždily rychlým pohledem na tabuli. Můžete tak organizovat kontrolu nad prodejními kanály nebo analyzovat výkon konkrétních manažerů.

Systém umožňuje uzavírat obchody klasickou metodou „win-lose“a také automaticky eviduje veškeré informace o práci s klientem ve vestavěném CRM systému.

souhrn

Goalton shromáždil všechny nejúčinnější nástroje pro správu úloh a spojil je do pohodlného ekosystému. Implementaci určitých aspektů jsme samozřejmě viděli i v jiných službách, ale zatím se nikomu nepodařilo je spojit dohromady a umožnit tak snadnou transformaci dat z jednoho pohledu do druhého.

Pokud potřebujete plnohodnotný multifunkční nástroj, který zvládne tok vašich myšlenek a úkolů, pak bude vaším nejlepším pomocníkem Goalton.com. Registrace do služby je zdarma a za 1 $ měsíčně získáte přístup k téměř všem funkcím.