David Allen: Jak si dát život do pořádku

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

David mluví o toku informací kolem nás a o tom, jak se vypořádat s přetížením informací, pokud skutečně existují.

Vsadím se, Davide, že většina lidí, kteří čtou tento článek, se teď 24 hodin denně cítí zabředlá do podnikání – e-maily, SMS, telefonní hovory. Má dnes stres jiné podoby?

Lidé se nyní cítí ohromeni, protože nezažívají skutečný stres, který zažívali naši předkové v poměrně dlouhém období historie. Hlavním cílem bylo přežít. A co je zajímavé, právě taková krizová situace přiměla člověka chovat se klidněji: rychle sbírat a zpracovávat informace, rychle se rozhodovat a naslouchat své intuici. Soustředili se na jediné – přežít za každou cenu!

Ale když jste připraveni o tuto krizi, svět kolem vás začne zahlcovat maličkostmi, jste uprostřed záplavy: daně se zvýšily, zima mučila, tiskárna žvýká papír … A všechny tyhle svinstva z našich elektronických zařízení 24 hodin denně, 7 dní v týdnu!

Abychom se s tímto tokem vyrovnali, musíme znovu získat schopnost rychle se rozhodovat a alokovat omezené zdroje. Obecně se od starověku nic nezměnilo. Jediný rozdíl je v tom, kolik dalších rozhodnutí musí lidé nyní udělat.

Pokud se nemůžete na něco soustředit, musíte se naučit rozlišovat, co je pro vás nyní ve vašem světě důležité. Jak upřednostníme všechny odpadky, které nás obklopují? K tomu potřebujete myšlenkové mapy. Měla by existovat mapa, která vám řekne, co byste měli dělat v příštích třech letech a co v následujících třech minutách. A to jsou různé karty. V zásadě může skvěle fungovat i váš kalendář. Hlavní je, že odpovídá na otázku: na co si mám teď dávat pozor?

Jaké nástroje vy osobně používáte, abyste byli produktivnější?

Používám Lotus Notes, protože jej používáme jako podnikovou aplikaci. Můj přítel Eric Mack vyvinul rozšíření, které mi zde umožňuje pohodlně používat kalendář, poštu a seznam úkolů. To vše je synchronizováno s mým BlackBerry, protože tuto funkci pro iPhone ještě nemáme nakonfigurovanou, ale snažíme se toto nedorozumění co nejdříve napravit.

Používám TheBrain a MindManager. Liší se funkčností a slouží k řešení v podstatě jiných problémů.

Co jiného? Mám také malý notebook. Nápady se někdy objeví na nejneočekávanějších místech a je třeba je naléhavě zapsat. Papír proto zůstává v mém životě jako nejjednodušší způsob, jak rychle něco opravit.

Ale stále hledám nové nástroje, které mi pomohou řídit můj čas a mozkové zdroje. Například můj iPad se začal postupně proměňovat z hračky v docela funkční gadget. Pořád je to ale hodně neohrabané, líbí se mi jen jedna aplikace od Adobe, ve které se dají kreslit ty nejjednodušší tvary. Dá se s tím hrát, ale běžnou tabuli zatím nahradit nemůže. Takže v tomto ohledu mám do špičkových technologií daleko. Také používám Microsoft Office. Pracuji na Macu, ale mám Parallels.

A co skutečné, neelektronické nástroje?

Oh, mám skutečný košík, kam dávám všechny své poznámky. Tohle je můj zachránce, tohle je koš s názvem "Na tohle všechno teď nechci myslet." Hlavní je nezapomenout se vrátit do tohoto koše, dokud tam není všechno plesnivé. A ačkoliv 80 % poznámek jen vyhodím, velmi dobře mi to uvolní hlavu: hodil jsem to do košíku a zapomněl, pak jsem se vrátil a rozhodl se, jestli je to nutné nebo ne.

Bylo by jistě hezké toto vše provést elektronicky. Je tu ale problém, který lze charakterizovat takto: sejde z očí – sejde z mysli! Fyzický skutečný koš se vám neustále vynořuje před očima a na elektronické harampádí je snadné zapomenout. Znám spoustu lidí, kteří znají špičkové technologie, a přesto se vracejí k papíru, protože je to mnohem zjevnější. Musíte mít pevnou vůli a sebekázeň, abyste se vrátili k tomu, co se někde povaluje v počítači.

Hodně se teď mluví o tom, že podléháme informačnímu přetížení. co na to říct?

Co je to informační přetížení? Kdyby to tak opravdu bylo, mohl byste vejít do knihovny a padnout mrtvý. Nebo jděte na internet a explodujte, rozsypejte se na malé kousky.

Ve skutečnosti je místo, které je nejvíce nasycené informacemi, zároveň nejrelaxační – je to příroda. Obklopuje nás tolik různých obrázků, zvuků a vůní. Mimochodem, slyšeli jste o smyslové deprivaci? Můžete se prostě zbláznit, pokud tohle všechno dlouho necítíte.

Tady je pointa jiná. V přírodě je mnoho věcí, které nesou informace, ale jen málo z nich je pro nás skutečně smysluplných, například: zvířata, bobule nebo kopřivy. Problém e-mailu není v tom, že obsahuje mnoho informací, ale v tom, že na základě těchto informací musíme podniknout nějakou akci nebo se rozhodnout. A když dostanete dopis, bez ohledu na to, od koho: od bratrance nebo od šéfa, před jeho otevřením se připravujete na to, že po vás budou vyžadovány akce. Už procházíte možnostmi, co může tento dopis obsahovat: „to může být důležité, velmi důležité, přiměje mě to změnit své plány…“Nyní tyto myšlenky vynásobte počtem dopisů, které denně dostanete.

Navíc roztěkané myšlenky a neschopnost se soustředit jsou stresovým faktorem a silnou brzdou výkonu. V práci myslíte na domácí práce a doma na práci. Jste všude a nejste nikde. A po celý den vás provází nudný pocit úzkosti.

Opět se nic moc nezměnilo, kromě frekvence, s jakou se to děje. Za 72 hodin můžeme vy i já obdržet tolik informací, které změní naše zaměření a priority, které naši rodiče nedostali za měsíc. V roce 1912 někdo mluvil o telefonu stejně jako o e-mailu: „Ach, to zničí kvalitu života“, „konverzace se stanou povrchními a bezvýznamnými“, „všichni tím budou jen rozptýleni“! Zní to povědomě, co?

A v roce 1983 byl muž s malým deníkem v kapse považován za geeka produktivity.

Náš časopis publikoval mnoho článků o možném vlivu technologií na lidské znalosti a schopnost myslet. Například: "Dělá z nás Google hlupáky?" Jak se podle vás mění lidská moudrost a schopnost myšlení k lepšímu nebo k horšímu?

No, asi jsi měl v dětství encyklopedie. A dokonce je čtete v naději, že se dozvíte více o světě. Co se změnilo, kromě toho, že se přístup ke znalostem mnohokrát zjednodušil? Žijeme ve skvělé době, myslím, že je úžasné, že můžeme takhle snadno komunikovat, a přitom být v různých částech světa.

Jen si vzpomeňte na úspěch, kterého by člověk mohl dosáhnout s procesorem v hlavě! Samozřejmě za předpokladu, že bude jediný. Pokud ale zůstanete posledním člověkem na Zemi, nebudete už vůbec potřebovat plánovače ani GTD.

Odpovězte prosím na hlavní otázku, co je nejdůležitější věc, kterou si člověk musí zapamatovat, aby mohl mít pocit naprosté kontroly nad svým životem?

Vše by mělo být nahráno z vašeho mozku na externí média. Nevím, co by mohlo být jednodušší! Zaznamenejte si, co je důležité (i potenciálně), ujasněte si, co pro vás tyto věci znamenají, a uložte si výsledky, abyste se vždy mohli vrátit o krok zpět a podívat se na věci ze širšího hlediska.

V zásadě to všechno vede k jedné věci: přestaňte používat mozek jako místo pro shromažďování a organizování všech informací, na kterých vám záleží. Pokud se to všechno budete snažit udržet v hlavě, brzy tam najdete tekutý písek, ve kterém se všechno okamžitě potopí. Sním o slavné budoucnosti, kdy budeme moci zcela osvobodit své hlavy od odpadu a věnovat svou mysl výhradně moudrým myšlenkám.