15 tipů Kalendáře Google, které můžete plně využít

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

Použijte klávesové zkratky, přidejte místa schůzek a skryjte soukromé události.

1. Vytvořte samostatné kalendáře pro různé potřeby

Ve výchozím nastavení vám Google poskytuje pouze jeden kalendář, ve kterém jsou uloženy všechny vaše události. Pokud jej budete aktivně využívat, pracovní úkoly a schůzky, domácí práce i osobní akce se promíchají a promění v opravdové smetiště.

Proto je lepší vytvořit několik kalendářů pro různé typy událostí. Chcete-li to provést, klikněte na ikonu ozubeného kola nahoře a přejděte do nastavení. Zde vyberte možnost „Přidat kalendář“→ „Vytvořit kalendář“. Uveďte název a případně popis. Tímto způsobem si můžete nechat práci v jednom kalendáři, plán cvičení v jiném, narozeniny ve třetím a tak dále.

2. Přihlaste se k odběru kalendářů kolegů

Někdy potřebujeme mít přehled o tom, co naši přátelé nebo kolegové dělají. Pokud používají Kalendář Google, můžete si jejich kalendáře přidat k sobě a sledovat, jaké události se tam zobrazují.

Na postranním panelu vlevo najděte řádek s nápisem „Najít lidi“. Zde zadejte jméno nebo e-mailovou adresu svého přítele. Ve vyskakovacím okně, které se objeví, klikněte na „Požádat o přístup“a dotyčná osoba obdrží zprávu s žádostí, aby jí umožnila prohlížet si svůj kalendář. Když vám potvrdí přístup, události, které vytvořil, se zobrazí ve vaší sekci „Další kalendáře“.

3. Vyberte si čas schůzky, který vyhovuje všem

Potřebujete uspořádat schůzku s kolegy nebo posezení s přáteli, ale nemůžete najít čas, kdy budou všichni volní? Místo rozesílání pozvánek použijte funkci „Najít čas“.

Vytvořte novou událost a klikněte na tlačítko "Další možnosti". Na stránce, která se otevře, vyberte kartu „Najít čas“. Do pole Přidat hosty vpravo zadejte jména lidí, které chcete pozvat – Google vám umožňuje přidat až 20 lidí. Jejich události se objeví před vámi. Pokud má někdo něco v plánu, bude označen jako „Zaneprázdněn“. Zbývá jen najít čas na setkání, kdy jsou všichni volní.

4. Skryjte soukromé události

Řekněme, že potřebujete mít důvěrnou schůzku. A nechcete, aby celá kancelář viděla, kam jedete. Chcete-li to provést, musíte schůzku označit jako „Osobní“. Informace o něm pak uvidí pouze ti, kterým jste povolili váš kalendář upravovat (a nejen prohlížet).

Vytvořte událost a přejděte na „Další možnosti“. Klikněte na tlačítko „Výchozí nastavení ochrany osobních údajů“a vyberte možnost „Soukromé“. To je vše, cizinci nyní neuvidí, kde, s kým a v kterou dobu se scházíte. Pokud je váš kalendář otevřený pro ostatní, během soukromé události se v něm jednoduše zobrazí značka „Zaneprázdněn“, žádné podrobnosti.

5. Přidejte videokonference

Místo toho, abyste své přihlášení do Skype nebo Google Hangouts rozesílali všem svým kolegům, můžete odkaz na videokonferenci vložit přímo do události svého kalendáře. Chcete-li to provést, při vytváření události v části „Další parametry“klikněte na tlačítko „Přidat videokonferenci“. Až přijde čas schůzky, pozvaní budou požádáni, aby zavolali ve službě Google Hangouts.

6. Připojte přílohy

Často na schůzkách nebo konferencích potřebujete přístup k nějakému dokumentu, pro jehož studium se všichni shromáždili. Kalendář Google umožňuje připojit soubory a dokumenty přímo k události. Všichni pozvaní účastníci k nim tak budou mít snadný a rychlý přístup.

Vyberte požadovanou událost a kliknutím na tlačítko s ikonou tužky ji upravte. V položce „Popis“klikněte na ikonu kancelářské sponky a nahrajte všechny potřebné soubory. Lze je převzít z počítače nebo přidat z cloudu Disku Google.

7. Zapněte světové hodiny

Funkce World Clock v Kalendáři Google je velmi užitečná, pokud pracujete se vzdálenými pracovníky po celém světě. S jeho pomocí můžete snadno zjistit, jaký mají čas, přímo z rozhraní.

Otevřete „Nastavení“kliknutím na příslušnou položku v nabídce s ozubeným kolem nahoře. Najděte "Světové hodiny" na straně. Zapněte možnost Zobrazit světový čas a poté přidejte města, kde žijí vaši kolegové. A jejich místní čas se zobrazí na postranním panelu.

8. Informujte pozvané e-mailem

Někdy je potřeba informovat pozvané na schůzku, aby něco udělali – například si s sebou vzali notebooky nebo si předem přečetli nějaké materiály. V zásadě o tom můžete psát do komentářů k události, ale spolehlivější je upoutat pozornost lidí e-mailem.

Chcete-li to provést, otevřete nadcházející událost a klikněte na ikonu obálky. A budete vyzváni k napsání zprávy, která bude zaslána všem pozvaným účastníkům.

9. Přidejte konkrétní body setkání

Výhodou akcí plánovaných v „Google kalendáři“je, že k nim můžete připojit odkazy na „Google Maps“. Nemusíte tak účastníkům schůzky volat nebo psát a dlouze a zdlouhavě jim vysvětlovat, jak se tam a tam dostat.

Přejděte na možnosti schůzky a najděte pole „Kde“. Zadejte tam adresu a Google ji najde. Nyní, když pozvaný otevře událost, může kliknout na adresu a zobrazit místo setkání na mapě.

10. Přidejte zajímavé kalendáře

Google umožňuje přihlásit se k odběru tzv. zajímavých kalendářů. Můžete v nich vidět například harmonogram dovolených ve vašem okolí, události ze světa sportu nebo fáze měsíce.

V levém podokně vyhledejte sekci „Další kalendáře“a klikněte na znaménko „+“. V nabídce, která se otevře, vyberte možnost Zajímavé kalendáře. Zaškrtněte políčka, ke kterým se chcete přihlásit, a zobrazí se ve vašem plánu.

11. Sdílejte své kalendáře

V případě potřeby to můžete udělat tak, aby ostatní uživatelé mohli prohlížet (nebo dokonce upravovat) vaše kalendáře. To je užitečné, pokud řídíte tým kolegů a chcete, aby byli informováni o všech nadcházejících událostech. Nebo jste student a máte vytvořený rozvrh přednášek pro spolužáky.

Najeďte myší na požadovaný kalendář v levém podokně a klikněte na elipsu. Vyberte Nastavení a sdílení. V nabídce, která se otevře, v sekci „Přístupová oprávnění“můžete kalendář zveřejnit (pro všechny uživatele internetu), přidat jednotlivé známé (k tomu potřebujete jejich e-mailovou adresu) nebo zkopírovat odkaz na kalendář, který by měl poté odešlete jakýmkoli pohodlným způsobem.

12. Použijte klávesové zkratky

Používání klávesnice může být rychlejší a efektivnější než pohyb kurzoru myši. Kalendář Google má velké množství klávesových zkratek, jejichž kompletní seznam naleznete. Zde jsou některé z nejužitečnějších:

• C - vytvořit novou událost.
• Backspace nebo Vymazat - smazat událost.
• / - přejděte do vyhledávacího pole.
• Čísla od 1 do 6 - přepnout zobrazení kalendáře: den, týden, měsíc, rok, agenda.
• t - jít na dnešek.
• k nebo p - posuňte kalendář na předchozí časové období. To znamená, že pokud máte kalendář v zobrazení měsíce, posune se na předchozí měsíc. Pokud v denním režimu - v předchozí den a tak dále.
• j nebo - posuňte kalendář na další časové období.

13. Přetáhněte události

Pokud jste vytvořili událost, ale zmeškali jste den nebo denní dobu, není nutné vstupovat do nastavení události a zadávat čísla ručně. Uchopte událost a přetáhněte ji na požadovaný den nebo čas – takto to bude rychlejší.

14. Použijte Google Tasks

Google Tasks je jednoduchý správce úkolů integrovaný přímo do Kalendáře Google. Chcete-li je otevřít, klikněte na modrou ikonu v panelu vpravo a zobrazí se vám seznam vašich úkolů. Není zde tolik funkcí jako některé Wunderlisty, ale Úkoly Google máte vždy na očích.

Nové případy můžete přidávat, upravovat, přidělovat jim termín a frekvenci opakování buď přes panel ve webovém rozhraní nebo přes Google.

15. Vraťte zpět nepotřebné akce

Na závěr malý trik. Řekněme, že jste vytvořili událost, pilně ji opatřili popisem, připojili k ní spoustu souborů, zkoordinovali ji se všemi svými kolegy a poté ji nechtěně smazali.

Uklidnit! Nemusíte to znovu vytvářet. Stačí stisknout kombinaci kláves Ctrl + Za smazaná událost bude obnovena. Tímto způsobem můžete vrátit zpět jakoukoli neúmyslnou aktivitu kalendáře. To je trochu nejasné, protože rozhraní nemá tlačítko „Undo“, ale je to velmi užitečné.