7 pravidel obchodní komunikace v messengerech

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

Jak se chovat na chatech, abych neztratil tvář před zákazníkem a nekádroval kolegy.

1. Nepoužívejte messenger jako jediný komunikační kanál

Chat je pro efektivitu. Je vhodné rychle objasnit ty pracovní body, které nemohou čekat. Neměli byste však překládat veškerou pracovní korespondenci do messengeru: klíčové zprávy se v něm ztrácejí (a někdy jsou smazány) a lidé, kteří nejsou zodpovědní za rozhodování, jsou často zapojeni do diskuse o problému. To jen komplikuje komunikaci.

2. Nedělejte v korespondenci závažná rozhodnutí

Navzdory rozšířenému používání instant messengerů v malých i mezinárodních společnostech obchodní etiketa zatím tento kanál neklasifikuje jako oficiální. Takže v případě sporné situace bude pravda pro toho, kdo dohodu zajistil emailem.

Použijte svůj pracovní e-mail k zaznamenání dohod dosažených v WhatsApp nebo Telegramu a koordinaci dalších akcí.

Dalším argumentem ve prospěch tohoto doporučení je, že dokumenty jsou v poště ukládány spolehlivěji, v případě potřeby rychle najdete potřebné informace. Zatímco můžete být vyloučeni z chatu a samotný messenger může být zítra zablokován.

3. Pište stručně a k věci

Uživatelé Messengeru nemají rádi dlouhé zprávy, které je třeba donekonečna rolovat.

Formulujte své myšlenky jasně a jednoznačně a dodržujte pravidlo „jedna myšlenka, jedno sdělení“. Buďte lakonické, nevyjadřujte se obrazně a vyhýbejte se parazitickým slovům. Tím se korespondence ucpe. Místo toho, abyste něco dlouho popisovali, pošlete příklad – odkaz nebo obrázek. Takže váš partner okamžitě pochopí, o čem řeč je.

4. Dodržujte styl svých příspěvků

Pracovní korespondence v messengeru neznamená takovou neformální komunikaci, kterou si můžete dovolit se svou nejlepší kamarádkou nebo mámou. Po vytvoření chatu nebo dialogu byste neměli posílat hromadu emotikonů a používat slova, která nemusí být vašim partnerům známa (například ASAP nebo „předat“).

Chcete-li usnadnit přechod z osobní komunikace na pracovní, distribuujte korespondenci přes messengery. Telegram lze tedy použít pro pracovní komunikaci a WhatsApp - pro osobní.

5. Buďte opatrní s emotikony

Emotikony v obchodní korespondenci jsou již dlouho předmětem vášnivých debat. Ale pokud mluvíme o obecných pravidlech, vše je zde docela jednoduché.

Pokud jste právě potkali člověka a neviděli jste ho osobně, neposílejte mu emotikony: nemusí to ocenit a vaše další komunikace nebude fungovat nejlépe.

Když si píšete s kolegou nebo zákazníkem, kterého znáte dlouho a rozumíte tomu, jak reagují na zprávy, emotikony budou vhodné. Zde je však stále lepší vystačit se standardní sadou a nálepky s Jegorem Letovem a karikatury slavných politiků je lepší nechat pro přátele.

6. Nebojte se často používat otazník

Hlavním úkolem korespondence v messengeru je rychle získat odpovědi na aktuální otázky. Mnozí přitom dost často podrobně popisují podstatu problematiky, ale nevysvětlují, co chtějí od kolegů nebo zákazníka získat.

Ptejte se, používejte otazníky. To přitáhne pozornost druhé osoby na zprávu a povzbudí ji, aby vám odpověděla co nejdříve.

7. Zkontrolujte T9

Autocorrect se vyhýbá hrubým pravopisným chybám, ale někdy to funguje proti vám. Pokud místo slova „produktolog“pošlete „proktolog“, příjemci okamžitě nepochopí význam. A kdo není moc vtipný, vůbec se urazí.

Kdykoli je to možné, používejte desktopové verze messengerů. Před odesláním zprávy můžete rychle zkontrolovat chyby a v případě potřeby je opravit.