7 tipů pro Gmail od bývalého zaměstnance společnosti Google

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

Pokud vám stovky příchozích e-mailů a neustálé vyrušování kvůli kontrole pošty neumožňují soustředit se na vaši hlavní činnost, pak je tento článek určen právě vám. Rudolphe Dutel, bývalý zaměstnanec Googlu, vysvětlil, jak správně pracovat s Gmailem bez bolesti hlavy.

V roce 2011 přijal Rudolf Dutel práci ve společnosti Google. „Můj první den v kanceláři Google byl jako příjezd Harryho Pottera do Bradavic: máte velké obavy, jako školák na prvním rande, a není jasné, co dělat,“vzpomíná Rudolph. "Byl jsem proto rád za každou práci, která mi byla svěřena, a za příležitost naučit se v tomto procesu něco nového."

Následující dva roky byl předurčen k tomu, aby se úzce zapojil do školení zaměstnanců společnosti pro práci s poštovní službou Gmail a také s jejím firemním prodejem.

Dütel již není členem Google, nyní je zaměstnancem Bufferu a zakladatelem projektu Remotive, elektronického týdeníku pro vzdálené pracovníky. Některé triky, které naučil své bývalé kolegy, však stále používá.

Jak trénovat svůj e-mail: 7 zabijáckých tipů pro práci s Gmailem

Někdy je otevření doručené pošty v pondělí ráno jako zjevení. Zdá se, že je fyzicky nemožné třídit nekonečný proud dopisů.

E-mail se dnes nepoužívá kromě odlehlých vesnic, kde není elektřina ani mobilní věže. Podle výzkumu McKinsey Global Institute strávíme v průměru třetinu našeho pracovního dne odpovídáním na e-maily.

Průměrný kvalifikovaný pracovník stráví až 28 % svého užitečného času analýzou e-mailů. To je asi 13 hodin týdně.

S tak smutnými statistikami samozřejmě nechci souhlasit. Navíc každý chce trávit čas něčím užitečnějším. Za tímto účelem Dutel strávil spoustu času testováním možností Gmailu, utilit a služeb a vyzdvihl sedm nejužitečnějších, podle jeho názoru, pro každodenní použití. Možná, že pracovní korespondence není tak dlouhá záležitost.

1. Použijte tlačítko "Zrušit odeslání"

Všimli jste si někdy několika otravných překlepů v dopise po kliknutí na „Odeslat“? Jsem si jistý, že ano.

Od nynějška se již nemusíte ničeho bát: máte funkci zrušení zasílání, jejíž použití je přísným předpokladem pro ty, kteří se rozhodli vážně pojmout správu drahocenného pracovního času.

Funkci můžete aktivovat tak, že přejdete do nabídky a zaškrtnete příslušnou funkci: „Nastavení“→ „Obecné“→ „Zrušit odesílání“. Volitelně lze dobu zrušení nastavit na 10, 20 nebo 30 sekund.

Zkuste to sami, mně osobně se to líbilo!

2. Aplikujte šablony pro úsporu času

Píšeme obrovské množství písmen stejného typu, podobných sobě jako dvě kapky vody. Někdy bereme jako základ pro nové dopisy ty, které jsme již napsali jiným lidem. Například pro prodejce je to pohodlné a může to výrazně ušetřit čas.

Proč si tedy nepřipravit několik šablon pro tento druh zpráv namísto přepisování stále stejné věci? Nahradit pár slov a frází je totiž mnohem jednodušší než psát znovu. Hlavní věc je nezapomenout si to znovu přečíst později.

Připravte a uložte si některé odpovědi ze šablony, které můžete v případě potřeby použít později.

Chcete-li povolit funkci "Šablony odpovědí", přejděte na kartu "Laboratoř" v nabídce nastavení.

Díky této neuvěřitelně užitečné funkci se Rudolphovi a jeho bratrovi podařilo ručně odeslat své kontaktní údaje prvním 1500 předplatitelům Remotive ve standardním poštovním dopise.

3. Použijte funkci offline přístupu

Dalším trikem, který jsme se naučili od společnosti Dutel, je, jak pokračovat v práci s Gmailem bez přístupu k internetu.

Možná se někteří z vás rádi na chvíli odpojí od ostatních, aby se mohli naplno věnovat kreativním úkolům. Ve většině případů se ale prostě neobejdete bez složky „Doručená pošta“, kam jste například vypustili technický úkol. Jak být?

Pro veškeré cestování vlakem, případy s placeným nebo omezeným přístupem k Wi-Fi síti a další nepředvídané okolnosti můžete využít funkci „Offline“. Umožňuje vám číst, odpovídat, vyhledávat a archivovat e-maily bez přístupu k internetu.

To je opravdu velmi pohodlné, protože tento režim umožňuje pracovat nejen s poštou, ale také s Diskem Google a Dokumenty Google.

4. Nemáte čas? Pauza

Občas příchozí zprávy padají do krabice jedna za druhou, otravují a odvádějí pozornost od práce, na kterou se soustředíme. Jedno, dva, čtyři, deset nových písmen… Co když je tam něco důležitého?

Nejlepším řešením tohoto problému byla podle Dutela funkce Inbox Pause. Význam této funkce je velmi jednoduchý: pozastavíte tok příchozí korespondence, pokud jste zaneprázdněni něčím důležitým, a když se zbavíte břemene starostí a kalendáře plného událostí, vrátíte se k nim, jako byste je dostali. ve stejnou sekundu přejděte na stránku s kartou pošty.

5. Odhlaste se z nepotřebných seznamů adresátů

Jen tak se stává, že je těžké se úplně zbavit nejrůznějších zásilek, které se dostávají do vaší pracovní e-mailové schránky. Jak se zbavíte těch, které pro vás nejsou vůbec zajímavé?

Podívejte se na Unroll.me, nástroj, který vám pomůže organizovat vaše e-maily nejlepším možným způsobem během několika minut. Jakmile se zaregistrujete ke službě, otevřete seznam adresátů, k jehož odběru se přihlašujete. Pak se odhlašte z nepotřebných.

6. Zapněte dvoufázové ověření

Zdá se, že Gmail o nás ví téměř vše: s kým komunikujeme, jaké obrázky hledáme při vyhledávání, co ukládáme do „Dokumentů“. Dá se říci, že se jedná o jakési středisko řízení letu a hlavní velitelské velitelství – vedou sem všechny spoje, jako cesty do Říma. To znamená, že na prvním místě je třeba dbát na bezpečnost.

Dvoufázové ověření je pro tento úkol nejlepším řešením. „Dva-“, protože k ochraně vašich údajů budete potřebovat nejen heslo ke schránce, ale také unikátní kód, který obdržíte při každém pokusu o přístup do vaší schránky z mobilní aplikace nebo SMS-zprávy.

Rudolph také doporučuje věnovat pozornost službě 1Password.

Mnoho dalších oblíbených služeb, jako je Dropbox, Facebook a Twitter, také používá k přístupu dvoufázové ověření.

Mimochodem, pro bezpečnost vašich dat je důležité zajistit, aby váš účet Gmail nebyl používán na několika zařízeních najednou, například na dvou počítačích současně.

7. Použijte více informativních oznámení

Mnoho messengerů používá pro zprávy několik stavů najednou: "Odesláno", "Doručeno", "Přečteno". Na některých místech, jako je Facebook, se k reprezentaci těchto oznámení používají ikony.

Pro službu Gmail existuje podobné řešení – Sidekick. To je dobrá aplikace pro ty, kteří hledají práci, nebo pro ty, jejichž aktivity souvisejí s prodejem: je velmi pohodlné získat stavy vašich odeslaných e-mailů.

Nyní víte trochu více o bezpečnosti a úspoře času při práci s Gmailem. Doufáme, že rady zkušeného specialisty vám pomohou být produktivnější.