3 tipy, jak vždy ukončit schůzky včas

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

Naučte se ze svých schůzek vytěžit více tím, že je zkrátíte o pouhých 5–10 minut.

Pokud je na den více schůzek, jedna dlouhá schůzka může narušit všechny plány. Podnikatel Patrick Ewers nabízí tři strategie, jak se tomu vyhnout.

1. Před jednáním: zkraťte dobu jednání

Nejčastěji schůzky trvají půl hodiny až hodinu. Nejpohodlnější je zadávat takové časové intervaly do kalendáře. Ale kvůli tomu se ukazuje, že jedna schůzka začíná okamžitě za druhou. Výsledkem je spousta nepříjemností.

Nahraďte půlhodinové schůzky 25minutovými a hodinové schůzky 50minutovými. Budete mít čas dělat vše stejně jako předtím. Mezi dvěma po sobě navazujícími schůzkami však zbude jen málo času na přípravu nebo řešení naléhavých záležitostí.

Abychom nikoho z účastníků neurazili, upozorněte na změny předem. Při sjednávání schůzky stačí uvést, že vaše schůzky nyní trvají 25 nebo 50 minut.

2. Během schůzky: připomeňte publiku účel schůzky a společně shrňte

První minuty jednání jsou nesmírně důležité. Použijte je, abyste všem připomněli, kvůli čemu tu jste a jak dlouho bude setkání trvat. Uveďte, že máte asi 50 minut na probrání všech problémů a posledních pět bude věnováno shrnutí. Pak už nikoho nepřekvapí, že jste po 45 minutách začali schůzku uzavírat. S největší pravděpodobností vám budou i ostatní účastníci vděční, protože tak šetříte nejen svůj čas, ale i jejich.

Nastavte si připomenutí nebo, které zazvoní za 45 minut, a položte telefon na stůl, aby si každý zapamatoval čas a nenechal se rozptylovat. Když zazní budík, ukončete schůzku, ať jste kdekoli.

Pokud jste nestihli vyřešit všechny problémy, ve zbývajících pěti minutách si naplánujte novou schůzku na další den. A:

• opakujte, kdo se zavázal;
• stručně uvést hlavní poznatky;
• dohodnout se na dalším postupu;
• Sdílejte něco pozitivního, například to, co se vám na tomto setkání líbilo.

3. Po schůzce: stručně zopakujte minulou schůzku a připravte se na další

Po 50minutové schůzce byste měli mít 10 minut volných. Prvních pět věnujte rozboru hlavních bodů předchozího setkání, abyste na nic nezapomněli. Poznamenejte si také návrh dopisu všem účastníkům, který jim připomene a závazky. Zvýší to hodnotu stráveného času a navíc to poskytne ještě něco cennějšího – pocit dokončení.

Druhých pět minut věnujte přípravě na nadcházející schůzku. Pokud již členy znáte, připomeňte si:

• jaké problémy je třeba projednat;
• jaké předchozí úkoly bylo třeba splnit;
• co víte o účastnících: jejich profesní a osobní zájmy.

Pokud neznáte osobu, se kterou se chcete setkat, vyhledejte si o ní informace: uveďte jméno a pozici, prohlédněte si profily na sociálních sítích. A rozmyslete si, jakou frází začnete konverzaci.