Jak naplánovat schůzky, aby byly efektivní

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

Neztrácejte čas.

Schůzky se vám nemusí líbit, ale pořád je musíte pořádat. To je nezbytnou součástí pracovního postupu v každé společnosti. Jedním ze způsobů, jak učinit schůzky užitečnější a rychlejší, je pečlivě je naplánovat. Kniha Olgy Demjanové, doktorky ekonomie, „Rychlá a efektivní jednání. Od přípravy až po dosažení požadovaného výsledku."

Se svolením vydavatelství "Alpina PRO" Lifehacker zveřejňuje úryvek z druhé kapitoly.

Samotné schůzky nejsou problém. Jsou dokonce nezbytné a jsou manažerským atributem moci. Musíte se zbavit dlouhých zbytečných a neefektivních shromáždění.

Nejběžnější typy schůzek:

• týdně;
• strategický;
• dělníci;
• podávání zpráv;
• plánování schůzek;
• brainstorming;
• obchodní rozhovory a setkání;
• brífinky.

Všechny tyto typy lze seskupit do čtyř hlavních skupin:

1. podle trvání: rychlé (až 30 minut) a zdlouhavé (více než jedna hodina);
2. podle počtu účastníků: do 10 osob a více;
3. podle účelu: pracovní, politický a informační;
4. podle času: plánované a neplánované.

Požadované atributy pro plánování schůzek

Co plánovat:

• cíle;
• denní program;
• seznam pozvaných;
• plán;
• informační materiály;
• odpovědný za vedení protokolu;
• časový limit pro projevy.

V první řadě musí vedoucí zvážit cíle schůzky. Toto je výchozí bod pro agendu a seznam účastníků, čas a předpisy.

Hlavní cíle setkání:

1. Nové informace - pro informační schůzku:

• důležité novinky a změny v politice;
• diskuse o plánech a strategiích;
• krátkodobé předpovědi;
• prezentace nových produktů a přístupů;
• projednávání rozpočtu;
• personální otázky.

2. Monitorování událostí a přijímání operativních rozhodnutí – pro pravidelná setkání:

• hlavní rizika a potíže;
• parametry pro hodnocení pokroku;
• posouzení klíčových procesů a nezbytných změn;
• diskuse o tom, co se děje: co se daří, co je třeba zlepšit;
• klíčové poznatky a výsledky akcí;
• koordinace úsilí;
• komunikace.

3. Motivace - kreativní setkání, rozvoj nových přístupů a teambuilding:

• motivace k jednání;
• kolektivní rozhodování;
• ctít individuální i kolektivní úspěch.

Účel tedy ovlivňuje typ schůzky a model jejího pořádání. Například briefingy se liší počtem účastníků a délkou času. Pravidelné jsou plánovaného charakteru, jsou časově rychlejší a s omezeným počtem účastníků. Kreativní setkání vyžadují speciální přípravu: uspořádání nábytku (obvykle oddělené stoly), čaj, káva a neformální prostředí; nevyžadují dodržování dress code.

Eisenhowerova matice pro hodnocení otázek setkání

Je třeba mít na paměti, že schůzka je platformou, kde se přijímají důležitá rozhodnutí a překonávají problémy. Eisenhower Matrix je pole, kde se shromažďují všechny problémy a otázky. Jsou seřazeny podle důležitosti a naléhavosti.

	Naléhavě	Nespěchej
Důležité	A	B
Nezáleží	C	D

Čtverec A: důležité a naléhavé záležitosti

Čtverec důležitých a naléhavých záležitostí by měl být prázdný nebo malý. To bude znamenat, že dodržujete termín splatnosti. Pokud je takových případů mnoho, je to známka dezorganizace. Příklady případů, které lze odmocnit:

• případy přímo související s vašimi funkčními povinnostmi a ovlivňující váš výkon;
• případy, jejichž selhání může způsobit problémy;
• záležitosti související se zdravím a psychickým klimatem v týmu;
• záležitosti ovlivňující bezpečnost týmu;
• případy, jejichž výsledky je třeba koordinovat nebo prezentovat vašemu vedení.

Čtverec B: důležité, ale ne naléhavé záležitosti

Když úkoly nebo záležitosti nemají žádnou naléhavost a neexistuje žádná specifika, kdy musí být dokončeny, určí načasování sám vykonavatel. Tento čtverec zahrnuje všechny věci, které se týkají vaší funkčnosti v podniku, věci, které děláte pravidelně, a jejich implementace je zpravidla vázána na obecný harmonogram v podniku (například příprava finálních hlášení). K takovým případům lze také přiřadit výzkumné úkoly, které vyžadují určitý čas, ale výše mzdových nákladů je až do okamžiku dokončení nejasná. Úkoly prvního a druhého čtverce by měly být neustále sledovány, a proto je vhodné je zařadit do programu jednání.

Čtverec C: naléhavá, ale nedůležitá záležitost

To jsou rozptýlení. Často prostě překážejí soustředění na důležité úkoly a snižují efektivitu. Vždy si pamatujte své cíle a naučte se rozlišovat mezi důležitým a vedlejším.

Stojí za to vstoupit na toto náměstí:

• schůzky nebo jednání uložené někým ze strany;
• diskuse o problémech, které mohou podřízení řešit;
• diskuse o neobchodních otázkách;
• diskuse o abstraktních tématech.

Čtverec D: věci, které nejsou naléhavé a nedůležité

Případy v této kategorii vás nepovyšují v projektech, ale odvádějí vaši pozornost od práce na nich.

• nepřinášejí vůbec žádný užitek;
• je užitečné se jimi vůbec nezabývat;
• Požírači času.

Pro každý cíl klade vedoucí následující otázky:

• Kdo má informace a znalosti týkající se dané problematiky?
• Čí zájmy se tato problematika dotýká?
• Na kom závisí rozhodnutí?
• Kdo potřebuje znát informace, o kterých se má diskutovat?
• Kdo provede přijatá rozhodnutí?

Metodiku 99/50/1 můžete využít při plánování projektových schůzek.

Vedoucí organizuje setkání ve třech důležitých bodech projektu:

• na začátku - ponořit všechny účastníky do tempa projektu a pro budování týmu skupiny;
• v mezistupni - projednat výsledky provedené práce a případně další úpravy;
• v cíli, kdy zbývá realizovat 1 % z celkového objemu - pro předběžné sečtení.

Toto načasování vám pomůže lépe využít čas na schůzkách.

Denní program

Agenda je plán úkolů, které mají být na poradě řešeny. Je nutné jasně definovat čas každého projevu, vyčlenit samostatný čas na diskusi a zpětnou vazbu od všech účastníků.

Při plánování načasování vaší schůzky je důležité vzít v úvahu následující:

• důležitost bodu na pořadu jednání;
• časový limit pro každé představení;
• v případě potřeby přestávky;
• 20 % času na další důležité informace.

Program jednání je zaslán všem účastníkům jednání.

Agenda s fixací času a specifiky projevů

1. Výsledky prací na uzavírání smluv. Zpráva I. Ivanova (15 minut).
2. Problémy při přepravě zásob. Zpráva I. Petrova (15 minut).
3. Výsledky a plány projektových prací. Zpráva T. Sidorova (20 minut).

Začátek v 11:00.

Konec ve 12:15.

Musíte se trénovat, abyste měli rychlé a efektivní schůzky!

Vaše časové pokyny:

Důležité a naléhavé	12 minut
Důležité a neurgentní	24-36 minut Naléhavé a důležité: 12 minut - funguje zde Paretův princip: 20 % času vytváří 80 % výsledku, při průměrném setkání jedné hodiny (60 minut) je nejproduktivnější čas 12 minut (20 % ze 60 minut). Důležité a nenaléhavé: obvykle plánované. Efektivní doba pro taková setkání je 24–36 minut. Funguje zde metoda 60/40, podle které by při sestavování plánu na den mělo zůstat 40 % volného času, 60 % by mělo být přiděleno na plánovanou práci, včetně 20 % na „nepředvídatelné“a 20 % pro ty, které vzniknou spontánně nebo se stanou doprovodnými. Při průměrné době jednání jedna hodina (60 minut) je čas na plánované důležité, ale neurgentní záležitosti 24–36 minut (40–60 % z 60 minut).
Nedůležité a naléhavé	Delegování a kontrola pomocí telefonu a jiných komunikačních prostředků, maximálně tři minuty na kontrolu.
Nedůležité a nenaléhavé	Delegování a kontrola vedením, ne více než jednu minutu na delegování.

Seznam pozvaných

Optimální počet účastníků rychlých schůzek je 5-7 osob. 8 až 12 lidí je přijatelných, pokud má vedoucí schůzky schopnosti facilitátora.

Pro generování nápadů, stanovování cílů a létání není ideální složení více než 15 lidí.

V Googlu platí nevyslovené pravidlo – maximální počet účastníků není vyšší než 10.

Amazon má pravidlo dvou pizz: na schůzce by mělo být tolik lidí, kolik dokážete nakrmit dvě pizzy.

Existuje pravidlo 8-18-1800:

• ne více než 8 lidí - řešení pracovních problémů;
• ne více než 18 - brainstorming, kolektivní řešení problémů;
• až 1800 lidí - informace a možnost komunikace.

Studie společnosti Bain and Company říká, že v rozhodovacích skupinách má přidání více než sedmi každého účastníka za následek asi o 10 % nižší efektivitu.

Přímo odpovědné osoby jsou povinny se jednání účastnit.

Apple u každé položky schůzky uvádí jméno zodpovědné osoby. Každý zaměstnanec má tedy jasnou oblast odpovědnosti v rámci přiděleného úkolu.

Pokud často pořádáte setkání, tato kniha se vám určitě bude hodit: Olga Demyanova nabízí ke studiu 16 metod a čtyři nástroje, které pomohou zvýšit efektivitu všech účastníků takových setkání.