Jak udělat schůzky produktivnější

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

Podnikatel a investor Ray Dalio se podělil o tajemství úspěšných setkání.

1. Určete, kdo schůzku vede a pro koho se koná

Každé setkání musí dosáhnout něčího cíle. Toto je osoba, která by měla vést rozhovor. Identifikuje cíle setkání a způsob jejich řešení. Jinak se všichni vyjádří náhodně a nedojde k žádné produktivní diskusi.

2. Rozhodněte se, jaký typ komunikace bude převládat

Forma schůzky závisí na účelu schůzky. Například diskuse a instruktážní přednáška jsou vedeny různými způsoby. Diskuse trvají dlouho. Čím více účastníků, tím více se vlečou. Účastníky schůzky si tedy vybírejte pečlivě.

Nezvěte jen ty, kteří souhlasí s vaším názorem. Vyhněte se jak skupinovému myšlení, kdy účastníci nevyjadřují své vlastní názory, tak samostatnému rozhodování.

3. Buďte vytrvalí a otevření

Budete muset zvládat konflikty, dostat se ze slepé uličky a rozumně hospodařit se svým časem. Potíže obvykle nastávají, když mluví nezkušený zaměstnanec. Zvažte, co je pro vás důležitější: ušetříte čas, aniž byste diskutovali o jeho názoru, nebo pochopte, jak přemýšlí. Druhá možnost pomůže určit, jak se člověk vyrovná s určitými povinnostmi. Pokud máte čas, proberte s ním, kde dělá chybu. Ale vždy přiznejte svou vlastní chybu.

4. Neskákejte z jednoho tématu do druhého

Na schůzce se tedy nevyřeší ani jeden problém. Abyste tomu zabránili, označte konverzaci na tabuli.

5. Dodržujte logiku rozhovoru

Při sporech bouří emoce a ztěžují objektivní vnímání reality. Zůstaňte v klidu a racionálně. Lidé například někdy řeknou: „Myslím, že je to pravda,“a pak se chovají, jako by to byla ověřená skutečnost. I když jejich partneři vidí situaci úplně jinak. Aby v rozhovoru zvítězila logika a ne emoce, zeptejte se takového člověka: "Je to opravdu pravda?"

6. Rozdělit odpovědnosti každého účastníka

Když rozhoduje skupina, často se zapomíná na přidělení odpovědnosti. A pak není jasné, kdo má co dělat a kdo za to nese odpovědnost. Ujistěte se, že jasně definujete odpovědnosti každého člena skupinového rozhodnutí.

7. Zadejte pravidlo dvou minut

Dejte všem dvě minuty, aby klidně vyjádřili své myšlenky. A teprve potom diskutovat o jeho návrhu. Všichni účastníci tak vyjádří svůj názor bez obav z vyrušení nebo nepochopení.

8. Zastavte ty, kteří mluví příliš rychle

Rychlá řeč je hůře srozumitelná. Někteří toho využívají. Lidé nechtějí vypadat hloupě a už se neptají, i když něčemu nerozumí. Nenaleťte na tuto návnadu. Je vaší povinností objasnit případné nejasnosti a vyřešit spory. Takže se nebojte říct: „Promiň, nepochopil jsem to. Mohl bys mluvit pomaleji? A pak položte nevyřízené otázky.

9. Shrňte rozhovor

Pokud si všichni vyměnili nápady, udělejte závěry. Pokud se na schůzce dohodnete, zopakujte to nahlas. Pokud ne, řekněte to také. Pokud jste určili úkoly do budoucna, rozdělte je mezi účastníky a upřesněte termíny.

Zapisujte si závěry, pracovní teorie a problémy, aby k nim měl každý přístup. To usnadní sledování pokroku.