Jak zautomatizovat práci s poštou a netrpět stovkami příchozích zpráv

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

Tyto nástroje vám pomohou přizpůsobit si e-mailového klienta co nejpohodlněji.

Je tam příliš mnoho písmen

Statisticky průměrný kancelářský pracovník stráví v průběhu své kariéry asi 47 000 e-mailových hodin. Může se to zdát jen jako otravná ztráta času, ale ve skutečnosti je to mnohem víc.

Lidé jsou velmi vystresovaní, když čelí zdánlivě zdrcujícím úkolům. Jako je například přeplněná poštovní schránka.

Přetížení e-mailem často vyvolává pocit, že máte po ruce nějaký úkol, ale není dost času ani zdrojů, abyste vůbec mohli začít. Pouhý pohled na množství nově příchozích může způsobit vysoký krevní tlak, srdeční frekvenci a hladinu kortizolu (stresového hormonu).

co s tím dělat

Pokud používáte e-mail v aplikaci Outlook, Yahoo, Thunderbird nebo jiné službě, existuje mnoho zdrojů pro automatizaci toku e-mailů. InboxZero, Mailstrom a Unified Inbox fungují s většinou e-mailových klientů.

InboxZero

Jedná se o bezplatný program pro Android, iOS, macOS a Windows. Mobilní klienti jsou k dispozici pouze v řadě evropských zemí, ale PC verzi si může stáhnout každý. InboxZero vám pomůže spravovat důležité e-maily a zbavit se těch, na kterých moc nezáleží. Jednou z nejúžasnějších funkcí této platformy je „režim odpočinku“, který vám umožňuje automaticky poslat vašim kontaktům e-mail s uvedením času, kdy jste nedostupní a kdy vás mohou kontaktovat příště.

Mailstrom

Tato služba vám umožňuje analyzovat obsah vaší poštovní schránky a třídit zprávy podle libovolného kritéria. Podobně můžete okamžitě reagovat na skupinu písmen spojených společným předmětem, odesílatelem, časem nebo jiným parametrem. Uživatelé milují tuto platformu pro schopnost pracovat současně s desítkami nebo dokonce stovkami e-mailů.

Mailbird

Mnoho lidí používá každý den více než jeden e-mailový účet. Může to být pracovní a osobní e-mail nebo dokonce dva nebo tři pracovní účty. Nejlepším nástrojem pro správu více schránek najednou je služba Mailbird pro Windows. Umožňuje vám zobrazit všechny přijaté e-maily na jednom místě.

Rozšíření a filtry pro Gmail

Můžete použít speciální rozšíření a filtry, které mohou zlepšit řízení toku příchozích e-mailů. Některé z nejlepších jsou SaneBox, Unroll. Me a BatchedInbox.

SaneBox

SaneBox je navržen tak, aby seřadil vaše e-maily podle důležitosti. Rozšíření ponechá požadované zprávy ve vaší hlavní doručené poště a všechny sekundární doručené pošty seřadí do samostatné složky. Po těchto krocích obdržíte e-mail s vysvětlením, co přesně bylo přesměrováno.

Unroll. Me

Navzdory skandálu s únikem uživatelských dat je Unroll. Me stále poměrně oblíbeným systémem pro správu poštovních schránek. Jeho hlavní rys spočívá v konsolidaci všech vašich odběrů do denního přehledu. Toto seskupení šetří čas a zároveň nic neztrácí ze zřetele. V případě potřeby se můžete jedním kliknutím odhlásit z odběru zbytečných zpráv.

Pozastavení doručené pošty

Toto rozšíření vám umožňuje rozhodnout, kdy zprávy přijímat a kdy ne. Když je povolena pauza, můžete nastavit komunikaci se záznamníkem tak, aby všechny vaše kontakty věděly o aktivaci plánu příjmu pošty. V případě potřeby můžete nakonfigurovat zobrazení písmen podle plánu.

Filtry

Nezapomeňte na spamové filtry Google, které umožňují automatizovat přidělování zkratek, archivaci dopisů, jejich mazání, přeposílání a další akce. pomocí rozbalovací nabídky ve vyhledávacím poli Gmailu. Po kliknutí na šipku směřující dolů budete muset zadat kritéria, zkontrolovat jejich správnost vyhledáváním a poté kliknout na odkaz pro vytvoření filtru, který se zobrazuje vpravo dole ve stejné rozbalovací nabídce.

Každé z těchto řešení funguje nezávisle na jiných nástrojích, což vám umožňuje inteligentně hrabat, analyzovat a třídit svazky příchozích dopisů. Maximální efektivity lze dosáhnout pouze kombinací několika těchto služeb.