"0 příchozích" - přehledný systém udržování nulové schránky

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

Přečtením tohoto článku se stanete králem e-mailů. Upřímně řečeno.

Pro mnohé je e-mail stále nesporným pracovním nástrojem a každodenním utrpením. Někdo má sedm příchozích dopisů a on je teď rychle roztřídí. Někdo má příchozích 46, ale shrábne je i za den, protože je na to zvyklý. Pro každého člověka je stanovena určitá hranice pro počet příchozích emailů za den, se kterou se může vypořádat bez zdržování zpracování další den, a tedy bez blokování e-mailové schránky. Tento práh můžete nazvat „přirozený“.

Pokud existuje více e-mailů, než může člověk zpracovat, musíte změnit svůj přístup ke správě e-mailů. Tím se prahová hodnota zvýší na hodnotu požadovanou v konkrétním případě. Potřebujete spravovat 100 e-mailů denně? To znamená, že můžete udělat 100, stačí použít správnou metodiku při práci s poštou. Který? Teď vám to povíme.

Jediným ukazatelem toho, že člověk zvládá poštu, je nula příchozí pošty na konci pracovního dne. Klíčovým principem kompetentního zpracování příchozích zpráv je pochopení toho, jaký druh dopisu máte před sebou. Nejprve se musíte naučit, jak jasně klasifikovat písmena a vědět, co dělat s každým typem.

Všechny příchozí e-maily lze rozdělit do sedmi kategorií:

1. Nemusíte odpovídat, nemusíte číst. Pro takové dopisy existují dva způsoby: archivace nebo smazání. Pokud dostáváte další newsletter, který jste nikdy nečetli, udělejte si laskavost - odhlaste se. Jedna akce výměnou za to, že se v budoucnu zbavíte desítek takových e-mailů. Chceme se naučit, jak zvládnout tok dopisů za den? S menším průtokem se snáze manipuluje. Nebojte se o něco důležitého přijít. Opravdu potřebné informace se k vám dostanou jinou cestou a vyskočí před vámi ještě minimálně jednou.
2. S připojenými soubory. Mohou to být upozornění na nutnost za něco zaplatit nebo informace pro současnou či budoucí práci. Pro takové dopisy je užitečné vytvořit samostatné složky, ale bez fanatismu. Příliš mnoho složek? Zjednodušit. Abyste později našli něco, co potřebujete, nepotřebujete tisíc složek, ale možnost používat vyhledávací funkce odesílatele.
3. Odpovězte dle libosti. Odpověď se zdá být volitelná, ale někdy je zdvořilost užitečná. Zde jednajte výhradně podle situace.
4. S rezervou času na seznámení. Zajímavé čtení, ale není nutné. Pokuste se kategorizovat co nejvíce e-mailů v této a předchozí kategorii. To je klíč k efektivnímu vyřizování pošty.
5. Musím dnes odpovědět. Zde je vše jednoduché: vezměte a odpovězte buď nyní, pokud je něco velmi naléhavé, nebo na konci pracovního dne.
6. Musím odpovědět, ale ne dnes. Krása e-mailu je v tom, že to není chat ani telefon. Nikdo neočekává a neměl by očekávat rychlou reakci emailem, pokud to není uvedeno v záhlaví dopisu. Pokud je jako konečný termín pro odpověď uveden určitý den nebo sami víte a rozumíte tomu, jak dlouho potřebujete odpovědět, umístěte takové dopisy do příslušné složky. Například „Odpovědět v pondělí“, „Odpovědět v úterý“a tak dále. Nyní si vytvořte kontrolní seznam, který obsahuje položku „Ráno zpracovat poštu odloženou na dnešek“. Pro tyto účely existují také specializované automatizační nástroje: pro Gmail a.
7. Nesrozumitelný dopis. Jsou písmena, která se těžko kategorizují. Netrapte se úvahami a domluvte se sami se sebou na zařazení takových dopisů do jedné z výše uvedených kategorií.

Na základě této klasifikace potřebujeme složky pro kategorie 2, 3, 4 a 6.

Pravidla pro efektivní zpracování e-mailů

• Na konci pracovního dne si vyhraďte 30 minut na to, abyste svou schránku vynulovali. Je to efektivnější, než se snažit okamžitě odpovědět na každý e-mail. Lidé nedělají více věcí najednou. Méně rozptylování a přepínání, více efektivity.
• Co dělat s urgentními e-maily? Nastavte si interval, ve kterém budete v průběhu dne kontrolovat doručenou poštu. Například jednou za hodinu. Zkontrolujte, zda v doručené poště nemáte naléhavé důležité e-maily, a pokud žádné nejsou, vraťte se do práce. Pamatujte na výhodu pošty: není to prostředek okamžité komunikace. Je možné, že problém uvedený v některém z neurgentních e-mailů bude do konce dne vyřešen bez vaší účasti, nebo do konce dne obdržíte více informací, které vám umožní problém vyřešit rychleji a efektivněji.
• Kdykoli nekontrolujete poštu, mějte poštovní zásilku zavřenou. Vypnout upozornění. Ušetřete si rušivé rozjímání o množství došlých dopisů. Nyní máte jinou práci a čas pro poštu ještě nenastal. Ve chvílích pochybností o správnosti tohoto postupu pamatujte: nejste v jaderné elektrárně, ale i kdybyste tam byli, o přehřátí reaktoru byste stejně nebyli informováni emailem.
• Využijte své nutkání dokončit svůj pracovní den včas, abyste urychlili zpracování pošty. Proto se doporučuje schránku na konci dne rozebrat na nulu. Máte 30 minut a chcete to mít rychle za sebou. V zásadě se z toho vyklube jakási hra, ale také můžete cíleně gamifikovat zpracování emailů.
• Buďte struční a věcní.
• Buďte pozitivní a přátelští. E-maily mohou budovat a ničit vztahy. Místo řešení skutečně důležitých věcí lidé občas sklouznou k pokusům co nejjemněji a nejskrytěji nazvat protivníka pitomcem a od toho se odvíjí celý text. Vyjádřit svůj kladný vztah k adresátovi malou příjemnou frází v těle dopisu není nic divného. Vaše přátelskost se k vám vrátí a vaše korespondence bude mnohem smysluplnější a efektivnější.
• Dopisy musíte hrabat v opačném pořadí. A jen tak. Zdá se, že je logičtější začít staršími dopisy, ale naším cílem je nulová schránka, což znamená, že se do konce pracovního dne dostaneme i k úplně prvnímu doručenému dopisu. Pokud si dopřejete a začnete nechávat poslední dopisy, které jste dnes dostali, na zítra, pak celá technika přestává fungovat. Proč byste se vůbec chtěli naučit dobrý mailing, když nedodržujete základní pravidlo? Pokračujte v práci jako dříve a trpte.
• Otevřete pouze písmena, která potřebujete, zbytek pošlete do archivu nebo ke smazání. Nadužíváme předplatné nepotřebných věcí (předplatné Lifehackeru je naopak velmi potřebné) a ve výsledku dostáváme více informací, než dokážeme přečíst. Jak rozlišit písmena, která chcete? Existuje jedno jednoduché, ale velmi účinné pravidlo: otevírejte pouze ty dopisy, které jsou adresovány konkrétní osobě osobně. Zbytek - v jedné z kategorií popsaných na začátku článku podle situace.
• Vytvářejte šablony. Často jsou odpovědi na e-maily docela standardní, to znamená, že píšete to samé. Všimli jste si, že tuto frázi píšete často? Vytvořte šablonu pro rychlé kopírování a vkládání nebo ji vytvořte v samotné poštovní službě.
• Pokud byla pošta zpracována a stále je čas, musíte ji využít racionálně. Jdeme do kategorie písmen číslo 3, 4 a 6 a tam dáváme věci do pořádku.

Tento návod, který je založen na správném třídění, jak vidíte, je skvělým doplňkem k obecnějším e-mailovým tipům od generálního ředitele LinkedIn Jeffa Weinera. Nenechte si ujít také 10 e-mailových tipů Leo Babauty. Ve skutečnosti existuje mnoho dalších způsobů, jak ze svého e-mailu vytěžit maximum. Vyzkoušejte techniky, které se na vás vztahují, analyzujte výsledky a nezapomeňte v komentářích zanechat vlastní tipy pro zlepšení efektivity práce s e-mailem.