Tajemství produktivity od tvůrce populární služby pro správu úkolů Todoist

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

Todoistický autor Amir Salihefendic vyvinul svůj vlastní systém produktivity, který mu již 9 let pomáhá dosahovat jeho cílů bez stresu. Dnes bude Amir mluvit o svém systému a jeho integraci s Todoist.

Většina lidí se nesnaží zefektivnit svůj pracovní postup, nechává věci jít samy a doufá v to nejlepší. Ale pokud máte systém, můžete manévrovat mezi mnoha úkoly, určovat priority a necítit se zahlceni.

Svůj systém produktivity jsem pojmenoval Systemist. Vymyslel jsem ho – a Todoist z něj vychází – v roce 2007. V té době jsem bydlel na ubytovně v Aarhusu (Dánsko) a studoval informatiku. Měl jsem dvě brigády a mnoho osobních projektů. Cítil jsem se ohromen a dezorganizovaný. To vše se změnilo, když přišla na mysl Systemistická myšlenka.

Čeho mi tento systém pomohl dosáhnout?

1. Založte společnost Doist Ltd. a vyvinout produkt, který lidem umožní dosahovat úžasných výsledků.
2. Úspěšně skloubit povinnosti zakladatele a generálního ředitele. Na všechno mám čas a necítím se přetížený. Firma zaměstnává 50 lidí a málokdo z nich mě viděl vyčerpaného.
3. Identifikujte prioritní aspekty pracovního postupu každý den a vždy si pamatujte důležité e-maily, schůzky a projekty.
4. Užívejte si života mimo práci: čas strávený s manželkou, cestování, sebevzdělávání a sport, zdravotní péče.

Rovnováha mezi pracovním a osobním životem je klíčem k osobní efektivitě.

Systemist funguje nejlépe ve spojení s Todoist. Můžete však použít jakékoli jiné programy a služby pro správu úloh. Mnohem důležitější než konkrétní nástroje jsou základní principy systému.

6 Systemistické principy

1. Aplikujte všude

Systém je systém, používat jej všude a všude. K plánovači musíte mít přístup z jakéhokoli zařízení a odkudkoli.

Tvrdě jsme pracovali na tom, aby byl Todoist dostupný po celém světě. Doporučuji ji (nebo jinou podobnou aplikaci) ihned nainstalovat na všechna zařízení a platformy, které máte: telefon, tablet, notebook, prohlížeče a tak dále.

2. Aplikujte ve všem

Systém funguje, pokud pokrývá všechny aspekty osobního i profesního života. To vám dá svobodu. Ovládnete vše důležité a už nezapomenete na takové věci, jako je schůzka s klientem nebo nákup dárku pro milovanou osobu.

Téměř všechny mé aktivity jsou zefektivněny. Konkrétně jsem systematizoval:

1. Připravované akce (schůzky uvnitř i vně firmy).
2. Komplexní projekty, roztříštěné do mnoha malých etap.
3. Opakující se úkoly pro kontrolu dlouhodobých projektů.
4. E-mail (pokud nemohu okamžitě odpovědět na dopis, přeložím jej s pomocí do úkolu).
5. Hlášení chyb, pokud je jejich oprava vázána na mě.
6. Seznam vydání (sdílený s kolegy).
7. Nákupní seznam (sdílený s mou ženou).
8. Webové stránky, na kterých nemohu okamžitě zasáhnout. Například stránka produktu z Amazon.com (zatím není rozhodnuto, zda koupit nebo ne), stránka filmu v IMDb, na kterou se chci podívat, nebo článek, který si chci přečíst později. K tomu všemu používám.
9. Zdravotní úkoly (týdenní cvičení v posilovně a běhání).

3. Rozdělte velké úkoly na proveditelné malé

Malý úkol je snazší splnit. Velké projekty proto vždy rozdělte na malé dílčí úkoly, které lze dokončit za hodinu (nebo méně). Za prvé vám pomůže pochopit, kolik času vám zabere udělat to či ono. A za druhé, uvidíte pokrok.

Je důležité, aby byl úkol proveditelný. Musíte být schopni implementovat to, co jste si dali na svůj seznam úkolů.

4. Stanovte si priority

Každý den dělám 15 až 25 úkolů. V tuto chvíli jsou nejdůležitější.

V Todoistu je snadné stanovit priority. Takto to dělám já:

1. Nezapomeňte stanovit termín, do kterého musí být případ dokončen. Dávám si důležité úkoly na dnešek nebo zítřek, nedůležité si vypisuji do budoucna.
2. Uvádím úrovně priorit. V Todoistu jsou čtyři. Služba automaticky třídí úkoly podle důležitosti.
3. Abych dále zdůraznil důležitost úkolu, používám značky jako @high_impact. S nimi je pohodlné mít přehled o tom, kolik důležitých úkolů se za den udělá.

5. Každý den vyprázdněte svůj seznam úkolů

Než jsem začal používat pravidlo 0 doručené pošty, byl můj e-mail chaotický. Cítil jsem se hrozně pokaždé, když jsem musel odklízet trosky.

Pro správu úkolů používám podobné pravidlo – „0 úkolů v to-do-listu“.

Pokud jste nestihli udělat vše, co jste si na den naplánovali, neodkládejte zbývající úkoly na další den. Místo toho resetujte svůj seznam úkolů a vytvořte nový plán. To vám umožní udělat inventuru, pochopit, kde se nacházíte, a znovu stanovit priority.

6. Vždy získejte zpětnou vazbu

Většina systémů řízení času se zaměřuje na to, co je třeba udělat, spíše než na to, co již bylo uděláno. Ale jaký to má smysl, když nevidíte svůj pokrok a nechápete, jak jste produktivní?

Proto jsme vytvořili. Umožňuje vám sledovat, vizualizovat a zlepšovat osobní výkon.

Todoist Karma je jako minihra: plníte úkoly, získáváte body a vidíte, jak se barevné tabulky rozrůstají. Je to velmi vzrušující, zvláště pro nováčky v řízení času. Aby to bylo ještě zajímavější, můžete si nastavit nejen denní, ale i týdenní cíle a také sdílet výsledky na sociálních sítích, čímž zvýšíte míru odpovědnosti.

Další tipy

Práce s e-mailem

1. Zkontrolujte svůj e-mail dvakrát denně. Například ráno a odpoledne.
2. Zamiřte na prázdnou schránku.
3. Pokud je to možné, odpovězte na dopis okamžitě. Pokud ne, přeložte to do úkolu, nezapomeňte uvést termín a prioritu.
4. Vypněte oznámení na všech zařízeních. To vám pomůže vyhnout se rozptýlení.

Práce s messengery

Poslové jsou zabijáci produktivity, jsou cukaví a ruší pozornost. Výzkum ukazuje, že průměrný kancelářský pracovník tráví v průměru více než dvě hodiny denně rozptýlením a přestávkami. To znamená, že se pracovní týden prodlouží o více než 10 hodin, protože objem práce neklesá.

1. Spojte korespondenci v messengeru s procházením internetu. Když potřebujete pracovat (napsat zprávu, nakreslit rozvržení atd.), ukončete chatovací aplikace.
2. Zpracování zpráv v dávkách: otevřete messenger, přečtěte si vše, odpovězte všem a znovu jej zavřete.
3. Zakažte oznámení messengeru na vašem mobilním telefonu.

Podle Salihefendika mu tento systém pomáhá být soustředěný, zdravý a zdravý.

Napište do komentářů, co si myslíte o Systemistovi, a také se podělte o svá tajemství produktivity.