Metoda Ivy Lee: Jak sestavit seznam úkolů, abyste dosáhli maximální produktivity

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

V minulém století měla Ivy Lee pověst odborníka na produktivitu. Jím vyvinutý způsob plánování úkolů se v praxi dobře ukázal a přinesl autorovi paušál.

V roce 1918 se Charles Michael Schwab stal jedním z nejbohatších mužů na světě. Vedl Bethlehem Steel, tehdy největší loďařskou a druhou největší ocelářskou společnost ve Spojených státech. Slavný vynálezce Thomas Edison ho jednou nazval „mistr obchodník“. Schwab se vždy snažil být před svými konkurenty.

Jednoho dne v tom roce se obchodník obrátil na konzultantku Ivy Ledbetter Lee, aby zlepšila efektivitu svého týmu a našla nejlepší způsob podnikání. Lee byl sám úspěšným podnikatelem a průkopníkem public relations.

Schwab přivedl do své kanceláře konzultanta a zeptal se, co by pomohlo zlepšit pracovní výsledky. V reakci na to Lee požádal o povolení hovořit s každým ze Schwabových manažerů po dobu 15 minut. A když došlo na placení, host si peníze hned odmítl vzít: "Za tři měsíce mi můžete poslat šek na jakoukoli částku, kterou si zasloužíte."

Přístup Ivy Lee k řízení případů

Během 15minutových rozhovorů s manažery se konzultant podělil o nejjednodušší způsob, jak maximalizovat produktivitu:

1. Na konci každého pracovního dne si zapište šest nejdůležitějších věcí, které je třeba udělat na další den. Toto množství nepřekračujte.
2. Uspořádejte si poznámky podle důležitosti.
3. Na začátku každého pracovního dne se soustřeďte na první položku na seznamu. Dokončete, co jste začali, a teprve potom přejděte k další položce.
4. Udělejte totéž se zbývajícím seznamem úkolů. Na konci dne přesuňte své nedokončené úkoly do nového seznamu šesti úkolů na další den.
5. Tento proces opakujte denně.

Strategie se zdála velmi jednoduchá, ale Schwab a jeho tým se rozhodli to zkusit. O tři měsíce později byl obchodník výsledkem tak ohromen, že zavolal Ivy Lee zpět do kanceláře a napsal mu šek na 25 000 dolarů. Moderní ekvivalent této částky je 400 000 $.

Proč tak jednoduchá metoda funguje

Maximálně zjednodušuje správu případů

Kritici označují takové strategie za příliš povrchní a neberou v úvahu všechny jemnosti života. Co když se stane něco neplánovaného? Není lepší využít výhod high-tech nástrojů? Ale právě složitost rozhodnutí často komplikuje pracovní postup. Překvapení jsou samozřejmě nevyhnutelná. Pokud je to možné, prostě je ignorujte, a pokud ne, řešte je a vraťte se na svůj seznam priorit co nejdříve. K řešení složitých problémů používejte jednoduchá pravidla.

Nutí vás dělat správná rozhodnutí

V čísle 6 není téměř žádné kouzlo. Můžete se také soustředit na pět úkolů každý den. Každý si musí určit hranici svých možností a zohlednit ji. Když je člověk zavalen mnoha nápady, nejlepší, co může udělat, je vybrat si to hlavní a všechno ostatní odložit. Sebeovládání může být prospěšné. Pokud se nesoustředíte na jednu věc, budete rozptylováni vším najednou.

Pomáhá začít

Největší překážkou vašeho cíle je začátek. Může pro vás být obtížné odtrhnout se od pohovky. Pokud ale začnete běhat, bude mnohem jednodušší trénink dokončit. Leeova metoda vás nutí ztotožnit se s úkoly večer před jejich dokončením, což pomáhá připravit se na začátek pracovního dne předem. Výsledek práce závisí na schopnosti začít.

Učí vás být konzistentní

Moderní společnost miluje multitasking. Na rozdíl od populárního mýtu, být více zaneprázdněný neznamená být lepší. A naopak, méně priorit zvyšuje produktivitu. Pokud budete sledovat odborníky v jakékoli oblasti: sportovce, umělce, vědce, pedagogy nebo manažery, uvidíte jejich společný rys – zaměření na to důležité. To se dá snadno vysvětlit. Nemůžete uspět v jedné věci, pokud vás neustále rozptyluje 10 jiných věcí. Mistrovství vyžaduje důslednost a koncentraci na to podstatné.

Abyste byli produktivní, musíte dělat pouze věci, které jsou opravdu důležité, a ve správném pořadí.