Jak být produktivnější: tipy od tvůrce služby Asana

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

Nádherná služba Quora nás i nadále těší skvělými odpověďmi na naléhavé otázky. Tentokrát vám chceme říct, co řekl Justin Rosenstein, vynikající programátor a internetový podnikatel, který se snažil vytvořit tak slavné projekty jako Gmail, Facebook a Asana, v reakci na pozvání, aby se podělil o svá tajemství produktivity.

Během svého působení jako programátor a projektový manažer Justin na vlastní kůži poznal, jak důležitá je správná organizace, a věnoval této problematice hodně úsilí. Díky tomu si uvědomil, že efektivita jakékoli činnosti závisí na mnoha parametrech a vyžaduje optimalizaci ve třech směrech najednou: uspořádání vašeho prostředí, vaší mysli a skutečného pracovního procesu.

Optimalizace prostředí

Vyhněte se jakémukoli rozptýlení

Začněme hned: multitasking poškozuje vaši produktivitu!

Ano, vaše pocity vás mohou klamat a při práci na více úkolech současně se můžete cítit jako génius produktivity. Ale ve skutečnosti tomu tak není a dokazují to četné vědecké studie. Opakované neustálé přepínání mezi úkoly vás opravdu zpomaluje!

Proto je první a nejdůležitější věcí soustředění.

• Zapněte na svém mobilním telefonu režim Nerušit.
• Zavřete všechna okna a karty prohlížeče, které nesouvisejí s aktuální úlohou.
• Pokud potřebujete poslat dopis, nepokračujte v zobrazení nepřečtené korespondence.
• Vypněte na počítači upozornění na nové e-maily.
• Odhlaste se ze všech chatů.

Hledejte stav toku

Pokud jste neustále rozptýleni a celý váš den se skládá ze změti schůzek, hovorů a rozhovorů s kolegy, pak je velmi těžké najít onen zvláštní stav zvaný flow. Právě v tomto stavu se dosahuje nejlepšího výkonu a přichází řešení i těch nejsložitějších problémů.

• Vyhraďte si zvláštní časy pro schůzky a konference. Dejte všem svým kolegům vědět, že je nejlepší vás kontaktovat pouze v tuto chvíli.
• Pokud je to možné, požádejte vedení společnosti, aby si vyhradilo jeden den v týdnu, kdy nebudou žádné porady.
• Sledujte svůj výkon v různou denní dobu. Pokuste se rozdělit úkoly v souladu s provedenými pozorováními.

Mistrovské pracovní nástroje

Pokud je vaše hlavní práce spojena s počítačem, pak pokaždé, když sáhnete po myši, ztratíte pár sekund a opustíte stav toku. Naučte se a používejte nejzásadnější klávesové zkratky, které vám nejen ušetří čas, ale také sníží rušivé vlivy.

• Horké klávesy jsou přítomny nejen v jakémkoli programu, ale také ve většině webových aplikací. Mnohé z nich jsou identické, takže jakmile se naučíte jednu klávesovou zkratku, můžete ji používat stále.
• Použijte program k rychlé organizaci oken na ploše.

Optimalizace mysli

Vše, co potřebujete vědět o správné motivaci a angažovanosti, najdete v knihách amerického novináře a spisovatele. Z nich se dozvíte, že byste opravdu neměli řídit čas ani úkoly, ale svou energii.

Dělejte si pravidelné přestávky

Zdravý rozum nám říká, že čím více času trávíme v práci, tím více toho stihneme. To ale vůbec není pravda. Lidé nejsou roboti, potřebujeme čas na zotavení a odpočinek. Výzkum ukazuje, že krátká přestávka každých 90 minut může výrazně zvýšit vaši celkovou produktivitu.

Přemýšlet

O výhodách meditace zde již bylo napsáno vše.

Pečujte o své tělo

• Pít vodu. Na začátku každého dne si dám na stůl pět vysokých sklenic vody. Piju je všechny po zbytek dne. Jejich vzhled mi nedovoluje zapomenout na potřebu více pít.
• Správně jíst. Vydatné jídlo s přemírou sacharidů může být skutečnou pohromou pro vaši produktivitu.
• Začít sportovat. Cvičení kardio alespoň dvakrát týdně vám dodá další dávku energie.
• Zkrátka dbejte na to, abyste svůj volný čas nevyužívali ke škodě, ale spíše k obnově a navýšení energetických zásob.

Najděte příčiny prokrastinace a opravte je

Obvykle prokrastinujeme ne proto, že bychom byli patologicky líní, to ne. Obvykle je důvodem to, že úkol, který před námi stojí, nám způsobuje nějaký druh latentního (nebo zjevného) nepohodlí. Tomu se můžete vyhnout následujícími způsoby:

• Zkuste si upřímně přiznat, co je důvodem vašeho prokrastinace a prokrastinace. Napište si na papír, co konkrétně se vám na vaší práci nebo aktuálním úkolu nelíbí.
• Rozdělte úkol do několika jednoduchých kroků a provádějte je jeden po druhém.
• Pokud se momentálně k něčemu nedokážete přinutit, tak přejděte k jinému, jednoduššímu a příjemnějšímu a neutíkejte hned bezcílně listovat facebookovým feedem. V tomto případě se vaše práce nějak pohne a nezůstane stát.

Optimalizace procesů

Mějte jasný pracovní plán. Přehledně si v něm rozdělte všechny své úkoly podle jejich důležitosti a naléhavosti. Přesné stanovení priorit případů je klíčem k produktivitě.

• Nezačínejte pracovat, dokud pro vás nebudou všechny následující kroky křišťálově jasné a srozumitelné.
• Začněte tím podstatným. Určete si, jaký je váš cíl. Proč toho chcete dosáhnout? Jaké kroky jsou nutné k jeho dosažení? Kdo je zodpovědný za jednotlivé kroky? V jakém pořadí by měly být akce provedeny?

Sestavte tým. Někteří lidé raději pracují sami, ale velké věci se tak nedělají.

• Najděte si spoluhráče, se kterým se vám bude nejsnáze pracovat. Někdy existují úkoly, se kterými můžete bojovat několik dní sami, ale také je splníte za pár hodin s pomocí partnera. "Párové programování" je běžná technika ve vývoji softwaru, ale lze ji použít na všechno ostatní.
• Pokud stále dáváte přednost práci sami, pak si občas udělejte krátké schůzky sami se sebou. Přímo v textovém editoru nebo časopise si můžete klást otázky, na čem právě pracujete, s jakými potížemi jste se setkali a jaké úkoly musíte vyřešit. Formulování a zapisování odpovědí na tyto a další otázky velmi pomáhá dívat se na proces zvenčí.
• Stanovte a veřejně oznamte termíny. Pokud jste s jistotou přede všemi řekl, že tuto práci dokončíte do pátku, pak budete muset jít z cesty, abyste nebyli známí jako plané řeči.
• Sledujte průběh každého úkolu. Jako tvůrce služby samozřejmě doporučuji pro organizaci individuální i týmové práce.
• Na konci každého dne si nechte čas na inventuru. Snažte se být upřímní ohledně svých současných úspěchů a neúspěchů. Udělejte závěry z chyb, které uděláte.

Samotné tipy a triky uvedené výše znamenají příliš málo na to, abyste se přes noc stali nejproduktivnějším člověkem na světě. Ale dohromady vytvářejí výkonný systém, který vám pomůže pracovat mnohonásobně efektivněji.