Proč byste neměli posílat negativní e-maily

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

Kolikrát jsi litoval, že jsi něco napsal bez přemýšlení? Emoce nám často brání racionálně uvažovat a děláme hlouposti: kazíme vztahy s kolegy, přáteli, rodinou a přáteli.

David Spinks je úžasný člověk. Projekt Feast, jehož je spoluzakladatelem, se zavázal pomáhat zaneprázdněným lidem vštěpovat a rozvíjet návyk a schopnost vařit pro sebe a své blízké zdravé domácí jídlo. Dnes však nehovoříme o kurzech kuchařského začátečníka.

E-mail je stále nejoblíbenější formou komunikace a my vám dnes přinášíme Davidovy úvahy o tom, proč je jakýkoli negativní e-mail, který posíláte, nesmyslnou hloupostí.

Naučil jsem se spoustu věcí, které přispívají k dobré komunikaci v podnikání. Vím také o věcech, které vyvolávají hněv, způsobují drama a vedou k neúspěchu.

Pro všechny takové situace platí jediná filozofie, která se mi osobně plně osvědčila - ve více zaměstnáních, během několika let, při komunikaci s úplně jinými lidmi.

Negativní emoce v e-mailech jsou věci, které pro vás vždy dopadnou špatně. Nikdy se nesnažte do svého textu vložit negativitu. Pro takové situace existuje hlasová komunikace a komunikace tváří v tvář. Tuto chybu jsem udělal mnohokrát (a stále dělám) a viděl jsem, že ostatní lidé dělají totéž.

Pokaždé, když jsem poslal negativní e-mail, litoval jsem toho, co jsem udělal. Každý negativní e-mail, který jsem dostal, byl pro mě stresující.

Důvodem není to, že by tyto dopisy byly emocionální. Přijde mi, že je úplně normální sdílet emoce, negativní i pozitivní, když úzce spolupracujete s druhými lidmi. E-mail ale v tomto případě není vhodný.

V tomto případě musíte jasně rozlišovat mezi konstruktivní kritikou a osobní negativitou. Pokud posíláte negativní zpětnou vazbu, děláte to bez emocí, jen s voláním, abyste se zlepšili, zlepšili, pak je vše v pořádku. Jakmile ale do takového textu začnou pronikat emoce, odstraňte je z dopisu.

Tento článek vychází pouze z mé osobní zkušenosti a možná se tyto myšlenky budou někomu zdát mylné, ale pokud se na problém podíváte jako já, pak tyto myšlenky rozhodně stojí za zveřejnění.

Proč jsou tedy e-maily s negativní emocionální konotací špatný nápad.

1. Tón, řeč těla, oční kontakt

Byla tato slova napsána se sarkasmem, hněvem nebo smutkem? Nemám ponětí. Ale já jsem ten, kdo je nucen předpokládat to nejhorší. Takový text mi připadá plný vzteku, vzteku a znechucení.

Nezáleží na tom, jak uceleně váš text vypadá, kolik emotikon je a jaké jsou – vnímání vašich emocí příjemcem je mimo vaši kontrolu. Absolutně netušíte, jak se vyloží emoce, které do textu vložíte, a snadno můžete být nepochopeni.

2. Válka bez vítězů

Korespondenční škatulkování je vždy kruté:) Můžete se chytit jakéhokoli slova soupeře. Vytrhněte fráze a výrazy z kontextu, dlouze o nich přemýšlejte a před odesláním si svou odpověď 17krát znovu přečtěte.

Tohle není konverzace, to je bitva. Pokoušíte se jen hádat a dokazovat svůj případ, místo abyste šli vstříc vzájemnému porozumění a šli dál.

Nemohu mluvit za ostatní, ale když jsem dostal e-maily plné emocí, pozastavil jsem se nad nimi a nad svou odpovědí na takové e-maily a snažil jsem se pokrýt každé slovo, které odesílatel napsal.

Výsledek: všichni se ukázali jako poražení, problém se nevyřešil, vztah byl v troskách.

3. Připraven, pozornost, čekání

Zvláštností e-mailů je, že doba mezi odpověďmi může být velmi dlouhá. Na rozdíl od konverzace, kdy vy osobně, stojíte jeden před druhým, diskutujete o problému, může zpráva v e-mailu jednoduše ležet ve vaší e-mailové schránce a tiše tam hnít.

Když dostanu emotivní e-mail, čekám. Stává se, že se čekání o několik dní zdrží, než budu moci s někým osobně mluvit. Celou tu dobu mi v hlavě sedí text, který jsem dostal, pravidelně o něm přemýšlím, snažím se porozumět myšlenkám a pohnutkám toho, kdo to napsal, a co mám s jeho záporem vůbec dělat. To je opravdu depresivní.

Tato pasivní forma komunikace je skvělá pro koordinaci a sdílení informací, ale ne pro emoce – držte je pro osobní rozhovor.

4. vyděšený

Nejemotivnější dopisy jsou psány s emocemi. V tomto stavu jsme schopni říct a udělat to, čeho budeme hluboce litovat.

Uklidněte se a dejte si čas na přemýšlení, než ukvapeně zareagujete v důsledku ohromujících emocí.

Jak nahradit emocionální e-maily

Takže doslova překypujete touhou reagovat emocí na emoce a musíte pravděpodobné textové drama něčím nahradit. Co dělat?

1. Nabídněte se k rozhovoru

Když chci poslat emotivní e-mail, napíšu ho a uložím do konceptů. ale neposílám. Místo toho píšu dopis ve stylu: "Mám nápad, můžeme si zavolat?" Poté se domluvím na datu a čase rozhovoru.

Když mi někdo pošle e-mail plný emocí, odepíšu jen: "Promluvme si o tom na Skype."

Tyto jednoduché kroky mě udržují při smyslech. Úspěšně udržuji dobré vztahy s ostatními lidmi.

2. Vše včas

Máme dobrou praxi v organizování speciálních sezení k vyjádření emocí. Každý týden jsme si vyhradili čas, abychom si spolu popovídali. Vyměňujeme si myšlenky, pocity, strachy, obavy, nespokojenost. Vyrazíme do přírody, do parku, daleko od počítačů, dáme si čaj a jen tak si povídáme. Tím se zbavujeme samotných důvodů, proč mohou být tyto negativní e-maily zasílány.

Při takových emotivních schůzkách navíc získáte dobrý pohled na sebe zvenčí, vidíte perspektivu firmy. Většina rozhodujících rozhodnutí o svátku byla učiněna během těchto rozhovorů.

3. Pište, ale neposílejte

Můj přítel to dělá vždy, když se zlobí. Napíše dopis, ale neodešle. V procesu přenášení negativních emocí do textu je to pro něj jednodušší. Cestou začne o situaci přemýšlet a vždy mu dojde vědomé pochopení, proč je potřeba tento dopis smazat.

Udělal jsem přesně to samé. Občas jsem lidem psal dopisy do svého osobního deníku a cítil jsem se mnohem lépe.

Pokud však nemáte jinou možnost, než poslat email, tak odešlete. Pořád je to lepší, než si nechávat pocity pro sebe. Ale pokud existuje byť jen vzdálená příležitost si o problému promluvit osobně, počkejte na správný okamžik a problém konstruktivně vyřešte.