K čemu je firemní knihovna a jak ji vytvořit

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

Pokyny pro ty, kteří chtějí uspořádat knihy rozházené po kanceláři, vštípit zaměstnancům kulturu čtení a učinit učení a rozvoj přirozeným procesem.

Proč společnost potřebuje knihovnu

Firemní knihovna zpřístupňuje čtení všem

Zaměstnanec si nemusí kupovat knihu a procházet agónií volby. Knihovna již shromáždila, co je užitečné a užitečné v práci.

Firemní knihovna – první krok k systému školení

V naší společnosti má každý zaměstnanec individuální plán rozvoje. Říká, jakých cílů by měl dosáhnout za měsíc a čtvrt. Knihy jsou spolu s interním školením a mentoringem jedním z nástrojů, jak jich dosáhnout.

Firemní knihovna urychluje získávání znalostí

Pokud je společnost zaměřena na růst a rozvoj, musíte jednoduše rychle shromáždit, zvládnout a přenést znalosti. Pravidelné čtení knih vytváří atmosféru, ve které je neustálé učení a sebevzdělávání přirozeným procesem.

Kde začít

1. Sestavte první polici

S největší pravděpodobností to dopadne spontánně. Řekněte o tom svým zaměstnancům, sledujte jejich reakce. Navrhněte nějaké nové produkty, které určitě zaujmou ty nejaktivnější pracovníky.

Všechno to pro nás začalo, když jsme začali sbírat materiály ze školení pořádaných ve firmě v kanceláři HR oddělení. Postupem času přibývalo lidí, kteří si přišli pro materiály a žádali o další literaturu. Uvědomili jsme si, že je čas vybudovat vlastní knihovnu.

2. Jmenovat osobu odpovědnou za projekt – kurátora knihovny

Jmenovali jsme pracovníka personálního oddělení. Není to samozřejmě jeho hlavní činnost, ale pokud knihy spravuje jeden specialista, tak se z něj postupem času stává skutečný odborník a může vyzvednout knihu jakémukoli zaměstnanci za jakýmkoli účelem.

3. Určete hlavní nadpisy knihovny

Zpravidla odpovídají předmětu podnikání společnosti. Sbírejte zpětnou vazbu, zjistěte, jaké knihy chybí, poslouchejte názory zaměstnanců. Naše knihovna měla zpočátku pouze knihy o internetovém marketingu. Postupem času přibývalo publikací o managementu, procesním řízení, seberozvoji a designu.

4. Přidělte rozpočet na nákup knih

Je důležité vzít v úvahu, že některé knihy stojí 300 rublů a některé například o programování nebo anglickém jazyce o správě - až 1, 5-2 tisíc, bez dodání.

Seznam novinek k nákupu tvoří sami zaměstnanci: sdělují kurátorovi, jak jim a jejich kolegům ta či ona kniha pomůže v práci. A pak kurátor upřednostňuje nákup v rámci rozpočtu.

5. Uspořádejte úložný prostor pro knihy

Všechny knihy rozdáváme, není nutná samostatná místnost pro čítárnu. Kompaktní police jsou proto v HR kanceláři umístěny podél stěny a při práci nepřekáží. Výhodou takové organizace je, že kurátor, specialista na školení a rozvoj personálu, si ve svém volném čase s knihovnou dělá své spolu s kolegy z HR.

Jak automatizovat proces

1. Vstupte do účetnictví knih, i když je knihovna malá

Kurátor by měl sledovat období, kdy je kniha u zaměstnance a poslat upomínku: "Nezapomeňte knihu odevzdat." V malé společnosti lze e-mailové konference s žádostí o zanechání zpětné vazby posílat také ručně, hlavní věcí je provádět tuto práci systematicky. Naše knihovna zpočátku existovala pouze offline. Bylo potřeba přijít, vybrat si knihu a pracovnice knihovny (kurátorka) udělala značku v Excelu.

2. Buďte připraveni na růst knihoven a složitost systému

V roce 2011 knihovna získala technologický plášť - obdobu elektronického katalogu s účetním systémem. Na firemním portálu jsme vytvořili novou sekci - systém, se kterým jsme zautomatizovali proces objednávání a sledování knih, navázali jej na databázi všech publikací. Jakmile do knihovny dorazí nová instance, je jí přidělen identifikátor a zapsána do registru a databáze. Poté se kniha objeví na hlavní stránce firemního portálu v sekci nové produkty. Chodí tam i e-knihy, které kupujeme, pokud jsou papírové knihy příliš drahé nebo vzácné.

3. Uspořádejte si frontu na knihy

Pokud je na portálu elektronický katalog, zaměstnanci si mohou prohlédnout seznam knih, přečíst si recenze a objednat si požadovaný výtisk. Když zaměstnanec klikne na tlačítko „Chci si přečíst“, obdrží upozornění, zda je kniha dostupná nebo bude muset počkat.

Zdarma - kurátor obdrží dopis, že knihu má poslat zaměstnanci jedné z kanceláří. Ne – zaměstnanec vstoupí do elektronické fronty a čeká, až bude kniha k dispozici.

Frontu na sešity můžete uspořádat v Excelu nebo Google Sheets, ale bude to složitější. V malé firmě se mohou zaměstnanci sami dohodnout, komu knihu po přečtení převedou. Jde hlavně o to, aby byl o změně čtenáře informován kurátor. Na nejoblíbenější knihy lze zadat čekací listinu, kam před odevzdáním knihy sami zaměstnanci zadají jména a přeškrtnou je.

4. Objednejte si další kopie oblíbených knih

Pokud je na knihu (nejen v prvních měsících od objednání) neustále dlouhá fronta, obdrží náš kurátor upozornění. V případě velkého počtu kladných recenzí, pokud je kniha skutečně užitečná, jsou objednány další výtisky.

Jak zajistit, aby knihovna fungovala efektivně

Samotná knihovna nestačí. Všichni zaměstnanci by o tom měli vědět, vidět neustálé aktualizace, rozumět tomu, co kolegové čtou, a vyměňovat si zkušenosti.

1. Uspořádejte systém zpětné vazby

Jakmile zaměstnanec knihu vrátí, dostane děkovný dopis a žádost o zpětnou vazbu. Zpětná vazba od lidí s podobným informačním polem umožňuje ostatním pochopit, jak užitečná je pro ně tato kniha. Můžete klást otázky autorovi recenze, upřesňovat podrobnosti nebo diskutovat o již přečtené publikaci.

2. Diskutujte o knihách, které čtete

Pokud neexistuje firemní elektronická platforma, zaveďte pravidlo, abyste se pravidelně scházeli a diskutovali o knihách, které jste četli. Konkrétní edice mohou být uvedeny v plánu rozvoje zaměstnanců nebo doporučeny pro konkrétní oddělení.

3. Sdílejte novinky z knihovny

V našem měsíčním přehledu zpráv máme speciální sekci pro informace. Vycházejí novinky, sbírky nejoblíbenější literatury nebo recenze nejlepších knih podle jednoho ze zaměstnanců. Někdy osobní výběr zaměstnanců skončí na firemním blogu.

4. Navrhněte si regály do knihovny

Takže bych si rád prohlédl knihy a popovídal si s kurátorem. Nejrelevantnější nadpisy umístěte do úrovně očí – zejména pro ty, kteří vstoupili do HR kanceláře kvůli vlastnímu podnikání, aby člověk pravděpodobně neprošel kolem populárních publikací. Umístěte na police světlé maličkosti: upoutejte pozornost, nechte zaměstnance zůstat déle, listujte a vyberte knihu.

5. Zvažte rizika

Knihy jsou často zpožděny, i když mají na přečtení alespoň měsíc. Připomenutí by měla být zasílána jak specialistům, tak top managementu. Pokud standardní upozornění nefungují, pak kurátor knihovny po několika měsících píše zprávy osobně. Někdy se knihy trhají, méně často je zaměstnanci ztrácejí. To znamená, že oblíbená kniha bude muset být objednána mimo pořadí.

Pokud se nic nemine, bude knihovna, její efekt a dosažené výsledky jako sněhová koule: na jedné straně firma investuje do vzdělávání, vytváří prostředí pro rozvoj zaměstnanců, na druhé straně zaměstnanci investují čas a energii v seberozvoji usilovat o něco nového a jít příkladem.ostatní kolegové.