5 hlavních chyb v time managementu, které nám brání stihnout vše

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

Děláme si seznam úkolů a snažíme se držet harmonogramu stůj co stůj. Ale ať se snažíme sebevíc, stále se objeví nové a naléhavé úkoly. Seznam se prodlužuje a my se nemůžeme zbavit pocitu, že se nám čas doslova vymyká z rukou. Pojďme tedy přijít na to, jaké chyby děláme nejčastěji a jak správně hospodařit s časem.

1. Neupřednostňujeme

Seznam úkolů je samozřejmě účinný způsob, jak si uspořádat myšlenky na to, co je třeba udělat. Pokud ale neupřednostňujete, pak vám to nejdůležitější může jednoduše z oka vypadnout. Musíte pochopit směr, účel své činnosti a neskákat z jednoho úkolu do druhého. Nevhodné stanovení priorit může hodně napovědět o aktuálním pracovním prostředí.

Mnoho lidí pracujících v týmu se cítí nepříjemně, když je jejich šéfové nebo kolegové o něco požádají: odkládají své aktuální úkoly, nestanoví si priority a pak nedrží svůj rozvrh. Pokud si proto plánujete den, týden nebo měsíc, zeptejte se sami sebe, co je pro vás v tomto období nejdůležitějším úkolem.

Často se stává, že práce na důležitém úkolu zabere všechny myšlenky a postupně přechází do prokrastinace. Protože to obvykle vyžaduje vážné duševní úsilí a úplné soustředění. Je mnohem lákavější dělat celý den malé pětiminutové úkoly, než jeden velký úkol, který není snadný, ačkoliv přináší ve výsledku mnoho návratů.

2. Přeceňujeme své síly

Přeceňování svých schopností je v time managementu známý hřích. Když si myslíte, že úkol zabere maximálně pár minut, ale zabere minimálně půl hodiny. Abyste se této situaci vyhnuli, před zahájením práce si někam zapište, kolik času tomu hodláte strávit.

Pokud úkol trvá 25–30 minut, nezapomeňte jej umístit do plánu.

Další tip: dvakrát si rozmyslete, jak dlouho může úkol ve skutečnosti trvat.

Pokud jste si jisti, že práce trvá 30 minut, vyhraďte si z bezpečnostních důvodů hodinu v rozvrhu. Jinak se můžete stát jedním z těch nešťastných workoholiků, kteří pracují celou noc.

Na začátku dne věnujte 10 minut kontrole svého rozvrhu. Fakt: 10 minut ranního plánování vám ušetří hodinu během pracovního dne. Nenahrávejte však celý svůj rozvrh, nezapomeňte si nechat nějaký volný čas na nové a/nebo neočekávané úkoly.

3. Roztržitý

Rozptýlená pozornost je hlavní příčinou prokrastinace. A hlavně nás od práce odvádějí sociální sítě a pošta. Abyste tomu zabránili, doporučujeme vypnout upozornění na doručenou poštu, když se pokusíte zaměřit na nuance úkolu, nebo určit interval upozornění, například každé tři hodiny. To vám pomůže nenechat se rozptylovat písmeny každé dvě minuty.

Dalším skvělým způsobem, jak toho dosáhnout, je vyhradit si ve svém rozvrhu zvláštní čas, který strávíte prací s doručenou poštou. Neustálá kontrola pošty znamená věnovat jí malou pozornost: rychle naskenujete dopis a stejně rychle odešlete odpověď, často nepřesnou a s překlepy. Omlouvat se a znovu vysvětlovat, co máte na mysli, je ztráta času, které se dalo předejít.

Nepořádek může být také velmi rušivý. Rozházené šanony s papíry na stole, chaos v kancelářských potřebách, poznámky, které se v tom nepořádku nedají najít… Udělejte si pravidlo, že si na konci týdne pokaždé uklidíte stůl a nešetrné papíry bezohledně vyhazujete vás a pravděpodobně nebudete potřebovat.

4. Myslíme si, že počítat strávený čas je zbytečné

Existují dva způsoby, jak uvolnit čas: ignorovat nové úkoly nebo racionalizovat jeho využití. Ale dokud nezačnete sledovat, kolik času věnujete konkrétní činnosti, nebudete vědět, která metoda je pro vás ta pravá.

Zkuste si týden nebo dva sledovat čas, který strávíte pracovními úkoly. To vám pomůže vidět a analyzovat, jak trávíte svůj čas, a v budoucnu se vyvarovat vlastních chyb.

Neustále vás vyrušují telefonáty nebo klepání na dveře? Trávíte příliš mnoho času na internetu nebo příliš často kontrolujete poštu? Podívejte se, jak dlouho vám trvá dělat tyto neproduktivní úkoly, a vytvořte strategii, jak je ignorovat nebo snížit jejich počet.

5. Věříme v multitasking

Odborníci na time management jedním hlasem říkají: nic takového jako multitasking neexistuje. To, co se běžně nazývá „multitasking“, je ve skutečnosti házení z jednoho úkolu do druhého a není na tom nic dobrého.

Pro nejlepší výsledek je potřeba se soustředit na jeden úkol, nastavit si časovač a pracovat v určený čas pouze na něm.

Opakujte si jako mantru: „Právě teď dokončím tento úkol“– a nebudete skákat z jednoho úkolu do druhého.