7 chyb se seznamem úkolů, které brání vaší produktivitě

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

Podle odborníků je třeba se těmto činnostem vyhnout, abyste ze seznamu úkolů vytěžili maximum.

1. Udělejte si seznam ráno

Zdá se přirozené sepsat si plány na den jako první věc ráno. Již je však pozdě. Tak říká Eileen Roth, autorka Organization for Dummies. „Pokud si ráno uděláte seznam úkolů a v 8:00 máte schůzku na druhé straně města, pak na to pravděpodobně nebudete mít čas,“říká.

Na konci dne si udělejte seznam. To vám umožní opustit své pracovní záležitosti a odpočívat v klidu. „Jdete domů z práce a už nepřemýšlíte o seznamu úkolů, protože jste si ho již sestavili a víte, co budete muset zítra splnit. Vaše mysl si může konečně odpočinout, “říká Eileen.

2. Příliš mnoho úkolů na to, aby byly uvedeny

Pokud může dokončení vašeho seznamu úkolů trvat týdny nebo měsíce, připravujete se na neúspěch předem. Díky tomu se budete cítit přemoženi.

Podle Kyry Bobinet, autorky knihy Living Well Organized: 10 Lessons in Cognitive Psychology and Design Thinking for a Conscious, Healthy, and Meaningful Life, jsou tři úkoly ideálním počtem pro seznam. "Náš mozek vnímá informace, které jsou seskupeny do tří částí," říká. "Takže začněte sepsáním tří nejdůležitějších věcí, které je třeba udělat."

Většina lidí si ani neuvědomuje, jak málo skutečně produktivních hodin je v jednom dni.

„Naše duševní síla je mnohem omezenější zdroj než čas. Máme jen 3–6 hodin každý den, kdy můžeme tvrdě pracovat, “říká Christina Willner, tvůrce seznamu úkolů Amazing Marvin, aplikací pro produktivitu.

Navíc si mnozí neuvědomují, jak dlouho může dokončení určitých úkolů trvat. To je důvod, proč jsou příliš dlouhé seznamy úkolů neúčinné. Vilner radí zapsat si u každého úkolu odhadovaný čas na jeho splnění. Sledujte tento čas, abyste mohli v budoucnu provádět přesnější výpočty.

3. Zahrňte sny nebo velmi velké cíle do svého seznamu úkolů

Ambiciózní cíle, jako je psaní knihy nebo výstup na Mount Everest, by neměly být na vašem seznamu úkolů. Místo toho je vložte do samostatného seznamu přání.

Seznam úkolů by měl obsahovat jasné plány.

Pokud potřebujete dokončit velký projekt, musíte jej rozdělit na několik malých a splnitelných úkolů a teprve potom je zapsat do seznamu. To radí Paula Rizzo, autorka knihy List Thinking: Jak používat seznamy, abyste byli produktivnější, úspěšnější a méně úzkostliví.

Při pohledu na rozsáhlý seznam všech vašich cílů se budete cítit ohromeni. Navíc budete nespokojeni s tím, že nemůžete dokončit všechny sepsané plány. Některé z nich skutečně vyžadují poměrně hodně času a úsilí.

4. Hodnotit každý úkol stejně

Trenérka produktivity Nancy Gainesová tvrdí, že seznam úkolů by měl být prioritním seznamem. „Přivádějte pouze ty věci, které posunou vaši kariéru nebo podnikání vpřed,“říká Gaines. - Pokud to není priorita, nemělo by to být na seznamu. Jen vás to rozptýlí."

Při sestavování seznamu doporučuje dodržovat systém „3-3-3“: Vyškrtněte ze seznamu tři nejméně důležité úkoly, delegujte tři úkoly, které nestojí za váš čas, a dokončete tři hlavní úkoly.

5. Stanovte si vágní cíle

Pokud jsou úkoly na seznamu nejasně formulovány, pak v budoucnu budete muset přemýšlet o tom, jak je provést, a dokonce si pamatovat, co znamenají. Vypracování seznamu by proto měla být věnována náležitá pozornost.

„Věnujte trochu více času plánování a udělejte si seznam úkolů co nejkonkrétnější,“radí Maura Thomasová, autorka knihy Tajemství osobní produktivity. Například místo psaní „výkazu o výdajích“napište „zadejte data do tabulky“.

Vyhněte se vágním slovům jako „plánovat“, „realizovat“nebo „vyvíjet“. „Pokud máte málo času, když se podíváte na slovo „vyvinout“v seznamu, pravděpodobně budete chtít tento bod přeskočit,“říká Mora. "Uložte si tato slova pro svůj velký seznam projektů."

6. Použijte stejný seznam, dokud nebudou dokončeny všechny úkoly

„Problém je v tom, že každý den přináší něco nového. Proto to, co jste dělali dnes, nebude nutně nutné udělat zítra. A vaše plány na zítřek se mohou změnit ještě předtím, než tento skončí, “říká Eileen Roth. Každý den si tedy musíte vytvořit nový seznam úkolů.

7. Nesvazujte seznam s kalendářem

Pokud seznam a kalendář na sebe nejsou svázány a obsahují různé úkoly, pak je jen stěží zvládnete všechny splnit. „V tomto případě nebudete mít čas na dokončení úkolů ze seznamu. Pokud nebudete muset obětovat spánek, víkendy, dovolenou nebo čas, který byste chtěli strávit se svou rodinou, “upozorňuje Katie Mazzocco, autorka knihy Revoluční produktivita: Jak maximalizovat čas, dopad a příjem při provozování malé firmy.

Zkuste si v kalendáři vždy vyhradit čas na dokončení úkolů ze seznamu.