Proč nám chybí termíny a jak to zastavit?

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

Pokud vás mrzí skutečnost, že nikdy nestihnete odevzdat práci včas, naléhavě si přečtěte tento článek. Vysvětlujeme, proč zmeškané termíny nejsou vaší chybou, a řekneme vám, jak termíny stále dodržovat.

Miluju termíny! Zejména píšťalka, se kterou se rozbíjejí.

Spisovatel Douglas Adams

Všichni víme, jak důležité je plánování pro efektivní práci. Někdy jsme jím doslova posedlí. Když ale přijde čas začít plnit seznam úkolů, začneme je odkládat, natahovat do poslední chvíle nebo dokonce úplně narušovat termíny. To se ve větší či menší míře stává každému. A má to své opodstatnění, které spočívá ve zvláštnostech našeho myšlení.

Proč nám chybí termíny?

Možná jste slyšeli o historii opery v Sydney, jejíž dokončení bylo plánováno v roce 1963 za 7 milionů A $ a nakonec byla dokončena až o 10 let později, v roce 1973. Původní návrh divadla navíc prošel četnými změnami a budova se zmenšila a v důsledku toho se utratilo 102 milionů dolarů!

Designéři se stali obětí rozšířené chyby: špatně odhadli, jak dlouho bude úkol trvat. Znovu a znovu museli posouvat termíny a měnit pracovní plán, protože nebrali v úvahu problémy, které ovlivnily rychlost projektu.

Naše myšlení je strukturováno tak, že plánujeme tolik času a peněz, kolik je potřeba, pokud vše půjde podle nejlepšího scénáře.

Na cestě se však nevyhnutelně objevují překážky, v jejichž důsledku se objem práce rychle zvyšuje. Zmeškané termíny si pak vysvětlujeme tím, že nastaly nepředvídatelné okolnosti, a ne tím, že jsme ve fázi plánování nemohli vzít v úvahu možnost jejich vzniku.

Proč vlastně potřebujeme termíny?

Přísné termíny se nejen neustále hroutí, ale také přinášejí účastníkům projektu spoustu stresu, takže je možná lepší je odmítnout? Ne. Termín je často jediným důvodem, proč se práce vůbec rozjíždí.

Dříve se slovo dead-line používalo k popisu čáry kolem věznice, za kterou se vězni nemohli ve dne ani v noci přimlouvat, protože by okamžitě dostali kulku.

Nyní jsou termíny spojeny výhradně s prací a jejich selhání neohrožuje exekuci celého oddělení. Ale podstata zůstává stejná: konečným termínem je život nebo smrt pro vaši produktivitu nebo projekt.

Práce vyplňuje čas jí určený.

Parkinsonův zákon

Jakýkoli úkol bude trvat tak dlouho, jak mu přidělíte. Proto se někdy divíme, jak rychle můžeme něco udělat. Ze stejného důvodu jsme často v posledních minutách na hranici možností dokončit to, co bylo přiděleno na několik dní nebo dokonce týdnů.

S přihlédnutím k Parkinsonově zákonu chápeme, že pokud nestanovíme časový rámec pro splnění úkolu, uděláme to navždy!

Jak překonat neustálé termíny

Jak se vypořádat se špatným plánováním a obrátit přítomnost termínů ve svůj prospěch? Bude to velmi těžké, protože budeme muset bojovat se systematickými chybami našeho myšlení. Ale vědět, jak termíny mění naše chování, nám může pomoci být produktivnější.

Jasný start

Když si rozložíte zátěž na měsíc, týden, dokonce i den předem, zabodujte začátek období co nejpřesněji a zbytek času do termínu co nejvíce vyložte.

Nejprve se zaměřte na nejtěžší, nejdůležitější a časově náročné úkoly projektu. Stále je budete dělat déle, než jste čekali. Pokořte se. Díky vašemu aktivnímu začátku vám ale na konci období zbude čas, který strávíte řešením neplánovaných problémů a plněním úkolů.

V předvečer uzávěrky se nebudete muset bezhlavě vrhat do nových složitých úkolů a narážet na nástrahy, o kterých ještě nevíte.

Dodatečný termín

Pro sebe si stanovte termín o pár dní dříve, než je ten skutečný. To radí marketér Matthew Guay ze společnosti Zapier. Ideální, pokud nevíte, kolik času máte od osobní uzávěrky do té skutečné – jeden nebo tři dny. Ale taková situace je špatně prezentována. Samozřejmě si budete stále pamatovat, kolik času vám zbývá, takže to bude vyžadovat sílu vůle, abyste nenarušili vaše termíny.

Vymyslete si pro sebe nějakou odměnu, pokud práci dokončíte v termínu. Spokojenost z včas splněných úkolů však bude dobrou odměnou.

Veřejné prohlášení

"Slavnostně slibuji, že článek dokončím do pěti hodin večer" - neříkejte to v hlavě, ale nahlas celé kanceláři. Nyní vstoupilo do hry vaše sebevědomí. Co pro vás bude bolestnější: donutit se aktivně pracovat nebo promeškat termíny a nahlas přiznat své selhání?

Spisovatelka Evelyn Waughová, která se pustila do svého nového románu Return to Brideshead, veřejně prohlásila: "Začínám novou knihu a napíšu ji za tři měsíce." Termín nedodržel a několikrát opět veřejně žádal o posunutí termínu. Přesto román dokončil poměrně rychle, protože věděl, že čtenáři si jeho slib pamatují a čekají na jeho splnění.

Neustálé připomínání blížícího se termínu

Pokud začínáme pracovat na velkém projektu, pak je časový rámec většinou dost dlouhý. Termín se stává jakýmsi druhem abstrakce – někde venku, jednoho dne. Čím blíže je, tím jasněji si přesně uvědomujeme, kolik času nám zbývá, a můžeme přiměřeněji porovnávat jeho množství a množství zbývající práce.

Nastavte si pravidelná připomenutí, která vás neustále vrátí do reality a upozorní vás, že se blíží den X:

• termín splatnosti uplyne za měsíc;
• týden;
• tři dny;
• den;
• 8 hodin.

Ano, je to stresující, bude to nepříjemné. Ale možná je to jediný způsob, jak se povzbudit?

Jakékoli podnikání vždy trvá déle, než se očekává, dokonce i s Hofstadterovým zákonem.

Hofstadterův zákon

Tento komický rekurzivní zákon od Douglase Hofstadtera, Ph. D., hovoří o nemožnosti plánování termínů. Termíny jsou doslova stvořeny k tomu, aby byly zmařeny. Doufáme však, že vám naše rady pomohou vyhnout se dohánění věcí k bodu zlomu, kdy neustálé nedodržování termínů extrémně poškozuje vaši pracovní pověst a dostává vás do stavu neustálého stresu.