Průvodce GTD pro začátečníky

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 03:50

Technika GTD time managementu vám pomůže organizovat a sledovat úkoly, dostat všechny informace z hlavy a začít jednat.

Co je GTD

Náš mozek snadno přichází s novými nápady, ale zapamatovat si je všechny je pro něj mnohem obtížnější. Například si pamatuje, že musíte příští týden koupit mamince narozeninový dárek. Místo toho, aby vám to připomínal, když projdete kolem jejího oblíbeného obchodu, váš mozek vám prostě dá pocit, že jste si měli něco koupit.

GTD (Getting Things Done) je technika, která pomáhá proměnit vágní představy, impulsy, postřehy a noční úvahy v činy. Když se naučíte spoléhat na tento systém, váš mozek neudrží všechny informace. Tím se sníží stres a budete mít sílu na produktivnější činnosti.

Jak tato technika funguje

GTD je založeno na systému seznamů, pomocí kterého si uspořádáte, co vás napadne. Abyste to mohli implementovat do svého života, musíte zaznamenat a zpracovat příchozí informace. Kromě toho budete muset vytvořit takové seznamy: „Příchozí“, „Další akce“, „Pořadník“, „Projekty“a „Někdy“. Cokoli, co vyžaduje vaši pozornost, přejde nejprve do „Doručené pošty“a poté do jednoho z dalších seznamů.

1. Kolekce

Shromážděte všechny informace, které vyžadují vaši pozornost, od dopisů, na které potřebujete odpovědět, až po důmyslné nápady, které vás napadnou při sprchování. Sběrným místem může být papírový sešit, příloha, nebo email, na který si budete dopisy posílat sami sobě.

Když jste poprvé začali používat techniku GTD, snažte se osvobodit hlavu od všech nashromážděných informací. Zapište si vše, co potřebujete nebo chcete udělat, co vás v posledních dnech či týdnech zaměstnávalo, překáželo ve vašem soustředění nebo na co si vzpomněli v nevhodnou chvíli.

2. Zpracování

Zvažte nashromážděné informace. To je hlavní pravidlo celého systému. Dělejte to pravidelně, abyste toho nenasbírali příliš mnoho. Chcete-li zpracovat informace, položte si řadu otázek.

• Je to řešitelné? Ptáte se sami sebe, zda lze něco udělat pro odstranění této položky ze seznamu. Pokud ne, odstraňte ji nebo ji přesuňte do seznamu Someday. Užitečné informace, se kterými nemusíte nic dělat, jako je recept nebo zajímavý článek, si uložte na samostatné místo. Věci, které chcete dělat v daleké budoucnosti (naučit se japonsky, napsat knihu), přesuňte je do seznamu „Někdy“, aby se neřadily mezi „Další akce“.
• Je možné dokončit případ v jednom kroku? V GTD se vše, co vyžaduje více než jeden krok, nazývá projekt. Pokud máte ve složce Doručená pošta více souvisejících úkolů, vytvořte pro ně samostatný projekt. Přidejte jeho název do seznamu projektů a vyberte jednu akci, kterou chcete přidat do „Další“.
• Bude to trvat déle než dvě minuty? Pokud ne, udělejte to hned. Je to rychlejší, než když ho přidáte do dalšího seznamu úkolů nebo jej delegujete na někoho jiného. Pokud dokončení úkolu zabere více času, zvažte, zda to můžete udělat pouze vy, nebo to můžete na někoho delegovat.
• Mohu to někomu delegovat? Pokud ano, delegujte. Když potřebujete sledovat průběh, přesuňte položku do "Seznamu čekatelů". Pokud nemůžete úkol delegovat, přidejte jej do kalendáře nebo do seznamu „Další“.
• Existuje konkrétní termín? Pokud ano, přidejte si to do kalendáře. Nepište si vše, co chcete za den stihnout. Zadejte pouze to, co se musí udělat: návštěva zubaře, schůzka, let. Pokud není stanovena žádná konkrétní lhůta, přesuňte případ na Další kroky.

3. Organizace

Seřaďte vše na správné místo: v jednom z pěti seznamů, ve složce s užitečnými informacemi do budoucna, v kalendáři nebo v koši.

Přidejte do "Seznamu čekatelů" všechny případy, které se z nějakého důvodu zastavily. Například když nemůžete pokračovat, dokud neobdržíte odpověď na svůj e-mail, nebo když čekáte na doručení. Nezapomeňte u každé položky uvést datum.

Další kroky by měly obsahovat úkoly, které je třeba dokončit co nejrychleji. Formulujte je jako proveditelné fyzické akce, takže bude snazší se pustit do podnikání. Například je lepší napsat „zavolejte Leně a domluvte se, že si s dítětem ve čtvrtek večer sedne“, než „zařídit, aby si s dítětem někdo přisedl“, i když v podstatě jde o totéž.

V ideálním případě byste měli ke každé položce v "Další" přidat kontextovou značku. Řekne vám, kde byste měli být, s kým, co si musíte vzít s sebou. Můžete mít například štítky „nakupování“, „v práci“, „s dětmi“, „telefon“, „počítač“. Můžete také uvést, kolik času na tento případ máte nebo jakou prioritu má. V případě potřeby pak můžete rychle seřadit všechny případy podle značek.

4. Přehled

Nezapomeňte si jednou týdně zkontrolovat všechny seznamy. Čím déle necháte věci v Doručené poště, tím obtížnější bude později se s nimi vypořádat.

• Pro každý projekt musí být definována jedna další akce.
• Každá položka na "Další" by měla být něco, co chcete udělat v nadcházejícím týdnu. Přesuňte všechny nepotřebné věci do seznamu „Někdy“nebo je úplně odstraňte.
• Čas od času zkuste něco přesunout ze seznamu „Někdy“do „Další kroky“.

5. Provedení

Přijmout opatření! Pokud jste svůj systém uspořádali správně, bude to nejjednodušší krok. Pravidelným opakováním prvních čtyř kroků si budete zcela jisti, že všechny věci na seznamu jsou nezbytné k tomu, abyste dosáhli pokroku a přiblížili se svým cílům.